Politique de voyage des IRSC

Numéro de la politique	2011-07
Date de publication	juillet 2011
Suppression	mars 2007
Remplacement	Chef des services financiers
Autorité compétente	Contrôles Internes

Table des matières

Introduction
Généralités
Objet et portée
Autorités
Champ d'application
Définitions
Principes
Partie I - Administration
Partie II - assurance
- 10. Régime d'assurance et indemnisation
- 11. Assurance-automobile
Partie III - modules sur les voyages
Partie IV - Urgences, maladies, blessures et Décès
- 16. Décès en cours de déplacement
- 17. Urgences, maladies et blessures au cours d'un voyage en cours de déplacement
Partie V - Autorisations spéciales de voyager
Surveillance et rapports
Demandes de renseignements

Introduction

Le Parlement et la population canadienne s'attendent à ce que le gouvernement fédéral soit administré efficacement, que les fonds publics soient gérés prudemment et que les ressources publiques soient utilisées de façon efficace, efficiente et économique. Ce faisant, ils s'attendent également à ce que le gouvernement agisse en tout temps dans le respect des plus hautes normes d'intégrité, de prudence financière, de reddition de comptes, de transparence ainsi que de valeurs et d'éthique. Ces principes fondamentaux de gestion s'appliquent à toutes les dépenses gouvernementales, y compris en matière de voyages.

Généralités

Convention collective

La présente politique est considérée comme faisant partie intégrante de la plus récente Convention collective entre les Instituts de recherche en santé du Canada et l'Alliance de la fonction publique du Canada pour la catégorie du soutien administratif, et les fonctionnaires doivent pouvoir la consulter facilement.

Procédure de règlement des griefs

Dans les cas d'allégations selon lesquelles le contenu de la présente politique a été mal interprété ou mal appliqué, la procédure de règlement des griefs applicable à tous les fonctionnaires syndiqués en vertu de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique sera celle décrite à l'article 18 de la Convention collective entre les Instituts de recherche en santé du Canada et l'Alliance de la fonction publique du Canada pour la catégorie du soutien administratif. Pour les fonctionnaires non syndiqués, c'est la procédure de règlement des griefs des IRSC, décrite dans la Politique sur les recours et la résolution des conflits des IRSC, qui s'applique.

Objet et portée

La présente politique s'assure que tous les préparatifs de voyage sont conformes aux dispositions de la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor. Cette politique a pour objet de garantir un traitement juste aux fonctionnaires appelés à effectuer des voyages en service commandé conformément aux principes susmentionnés. Les dispositions de la présente politique sont impératives et prévoient le remboursement de dépenses raisonnables qui ont dû être engagées pendant un voyage en service commandé. Ces dispositions font en sorte que les fonctionnaires n'ont pas à engager des frais supplémentaires. Elles ne doivent pas constituer une source de revenu ni de rémunération quelconque, lesquels ouvriraient la voie au gain personnel.

Autorités

Loi pertinente

Loi sur la gestion des finances publiques

Autres documents pertinents

Champ d'application

La Partie I, la Partie II, la Partie III et la Partie IV s'appliquent aux employés des IRSC, au personnel exonéré et à d'autres personnes voyageant en service commandé, y compris à des fins de formation.

La Partie V s'applique aux personnes dont les déplacements sont régis par les Autorisations spéciales de voyager du Conseil du Trésor, c'est-à-dire le président, le conseil d'administration, le groupe de la direction, les agents contractuels, et les étudiants.

Veuillez noter que les frais de voyage encourus par les employés des instituts des IRSC sont régis par les politiques de leur établissement d'accueil.

Définitions

Autorisation générale de voyager – permission d'effectuer un déplacement de nature continuelle ou répétitive, sans qu'il y ait de variation quant aux modalités des voyages et lorsque ce n'est pas pratique ou administrativement efficace d'obtenir une approbation préalable de l'employeur pour chaque voyage individuel. Les exceptions aux paramètres fixés selon l'autorisation générale de voyager(AGV) exigent que le voyage individuel soit expressément approuvé, avant le déplacement, dans la mesure du possible. L'AGV ne s'applique pas à des groupes de fonctionnaires. Les fonctionnaires peuvent avoir simultanément plusieurs autorisations générales de voyager.

Classe économique - classe normale des voyages d'affaires par avion, y compris les billets spéciaux à tarif réduit. Elle exclut la première classe et la classe d'affaires ou les classes équivalentes

Conjoint ou conjoint de fait – conformément à la Loi sur la modernisation de certains régimes d'avantages et d'obligations, les parties au présent protocole conviennent que :

a) dans les conventions collectives conclues entre les parties au présent protocole, le terme « conjoint » est remplacé par l'expression « époux ou conjoint de fait » . Une relation de conjoint de fait existe lorsque, pour une période continue d'au moins un an, un employé a vécu dans une relation conjugale avec une personne. Le mot « époux » désigne la personne mariée à l'employée.

b) aux fins des Directives sur le service extérieur, le terme « conjoint » est remplacé par l'expression « époux ou conjoint de fait » . Une relation de conjoint de fait existe lorsque, pour une période continue d'au moins un an, un employé a vécu dans une relation conjugale avec une personne. Cet « époux ou conjoint de fait » doit se qualifier comme « personne à charge » au titre des Directives sur le service extérieur. Le mot « époux » désigne la personne mariée à l'employée.

Déclaration - énoncé écrit et signé par le voyageur qui dresse la liste et atteste des dépenses engagées pour lesquelles il ne possède pas de reçu.

Déplacement - a lieu quand un fonctionnaire ou un voyageur effectue un voyage en service commandé autorisé.

Employeur – sa Majesté du chef du Canada, représentée par le Conseil du Trésor; comprend en outre les personnes autorisées à exercer les pouvoirs conférés au Conseil du Trésor.

Faux frais

Canada et États continentaux des États-Unis –- indemnité servant à couvrir les frais qui peuvent être attribués à un voyage et à l'égard desquels la présente directive ne prévoit aucun autre type de remboursement ou d'indemnité et pouvant compenser pour les dépenses engagées en raison du déplacement. Il s'agit, mais non de façon limitative, des dépenses telles les pourboires, le blanchissage, le nettoyage à sec, les appels téléphoniques, la tonte de pelouse, le déneigement, les rondes de sécurité au domicile, l'arrosage des plantes, les services postaux, le soin aux animaux de compagnie, les branchements et les services de télécommunications, et l'envoi de certains effets personnels. (révisé le 15 janvier 2009)
Voyage international hors du Canada ou des États continentaux des États-Unis – indemnité servant à couvrir les frais qui peuvent être attribués à un voyage et à l'égard desquels la présente directive ne prévoit aucun autre type de remboursement ou d'indemnité et pouvant compenser pour les dépenses engagées en raison du voyage. Il s'agit, mais non de façon limitative, des dépenses telles les pourboires, le blanchissage, le nettoyage à sec, la tonte de pelouse, le déneigement, les rondes de sécurité au domicile, l'arrosage des plantes, les services postaux, le soin aux animaux de compagnie, les branchements et les services de télécommunications, et l'envoi de certains effets personnels.
Les indemnités pour frais accessoires relatifs à des voyages internationaux se fondent sur une formule qui prend en compte l'indemnité de frais de petit-déjeuner, de déjeuner et/ou de dîner pour le pays/l'endroit applicable.
Dans les situations où il n'existe aucune indemnité de repas à partir de laquelle calculer l'indemnité pour frais accessoires pour un pays/un endroit en particulier, le voyageur se verra rembourser l'équivalent, en dollars canadiens, de l'indemnité applicable aux faux frais qui figure à l'Appendice C.

Fonction publique - aux fins de la présente directive, « fonction publique » inclut les mêmes parties et personnes qu'à l'article 1 du Règlement du Conseil national mixte.

Fonctionnaire – personne au service de la fonction publique.

Indemnité globale – indemnité quotidienne qui peut prévoir un montant versé au titre d'une partie ou de la totalité des repas, des faux frais, du transport et du logement.

Lieu de travail

Permanent/régulier – endroit permanent unique déterminé par l'employeur où un fonctionnaire exerce habituellement les fonctions de son poste ou d'où il relève.
Temporaire – endroit unique où un fonctionnaire exerce temporairement les fonctions de son poste ou d'où il relève dans la zone d'affectation.

Logement

Logement commercial - établissements d'hébergement, comme un hôtel, un motel, une résidence d'affaires ou un appartement.

Locaux d'hébergement du gouvernement et d'une institution - centres de formation du gouvernement fédéral, universités, collèges, établissements militaires canadiens ou étrangers, hôpitaux des AAC, caravanes, tentes ou autre installation que l'État possède, régit, autorise ou dirige, y compris les établissements d'enseignement qui offrent l'hébergement pour la nuit.

Logement particulier non commercial - habitation privée ou établissement non commercial où le fonctionnaire ne loge pas de façon habituelle.

Personne à charge - personne qui habite en permanence avec le ou la fonctionnaire à sa résidence et :

qui est le conjoint du fonctionnaire, ou
qui est un enfant naturel, un enfant issu d'un mariage antérieur de son conjoint, un enfant adopté, incluant un enfant adopté par des Autochtones en vertu de la pratique courante d'adoption selon les coutumes autochtones, ou un enfant en tutelle de ce fonctionnaire ou du conjoint du fonctionnaire qui est à la fois à la charge du fonctionnaire et
1. qui est âgé de moins de 18 ans; ou
2. qui est à la charge du fonctionnaire en raison d'une déficience physique ou intellectuelle; ou
3. qui fréquente à plein temps une école ou un autre établissement d'enseignement qui assure une formation ou un enseignement théorique de nature pédagogique, professionnelle ou technique; ou
qui est un parent, un grand-père, une grand-mère, un frère, une soeur, un oncle, une tante, une nièce, un neveu, un petit-fils ou une petite-fille du fonctionnaire ou de son conjoint qui est à la fois à la charge du fonctionnaire et
1. qui est âgé de moins de 18 ans; ou
2. qui est à la charge du fonctionnaire en raison d'une déficience physique ou intellectuelle; ou
3. qui fréquente à plein temps une école ou un autre établissement d'enseignement qui assure une formation ou un enseignement théorique de nature pédagogique, professionnelle ou technique.

Reçu - document original ou copie carbone où figurent la date de la dépense et le montant dépensé par le voyageur.

Voyage en service commandé - désigne tous les voyages d'affaires autorisés par l'employeur. L'expression est utilisée en rapport avec les circonstances dans lesquelles les dépenses prévues dans la présente politique peuvent être payées ou remboursées par l'État.

Voyageur - personne qui voyage en service commandé autorisé.

Zone d'affectation - région qui s'étend sur 16 kilomètres depuis le lieu de travail assigné, dans laquelle on emprunte la route terrestre la plus directe, sûre et praticable.

Principes

Les principes suivants constituent la pierre angulaire de la gestion des voyages d'affaires du gouvernement et devraient aider tous les membres du personnel et de la direction à établir des pratiques de voyage justes, raisonnables et modernes dans tous les IRSC.

Confiance	Accroître le pouvoir et la latitude des employés et des gestionnaires d'agir d'une manière juste et raisonnable.
Souplesse	Créer un environnement dans lequel les décisions de gestion respectent l'obligation d'adaptation, répondent au mieux aux besoins et aux préférences des employés et tiennent compte des nécessités du service dans l'organisation des préparatifs de voyage.
Respect	Créer un environnement sensible aux besoins des employés et des processus favorables aux voyages.
Valorisation des gens	Reconnaître les employés d'une manière professionnelle tout en soutenant les employés, leurs familles, leur santé et la sécurité des voyages.
Transparence	Assurer l'application cohérente, juste et équitable de la politique et de ses pratiques.
Pratiques de voyage modernes	Adopter des pratiques de gestion des voyages qui soutiennent les principes et tiennent compte des tendances et des réalités de l'industrie du voyage; élaborer et mettre en oeuvre le cadre et la structure appropriés de responsabilisation en ce qui touche les voyages.
Coût Économique	Les frais de voyage devraient être évités chaque fois qu'il existe une solution de rechange raisonnable et plus économique qui est jugée suffisante pour atteindre l'objectif prévu. Voici quelques exemples : le recours aux installations du gouvernement ; les téléconférences/vidéoconférences ; et nombre de personnes qui sont envoyé pour assister au ter au même évènement devrait être limité au minimum.

Partie I - Administration

1. Autorisation

1.1 Il incombe à l'employeur d'autoriser les voyages d'affaires et de déterminer s'il est nécessaire de voyager pour le gouvernement, et de garantir que tous les préparatifs de voyage sont conformes aux dispositions de la présente politique. À la suite d'une consultation entre l'employeur et l'employé, les préparatifs de voyage déterminés répondront le mieux aux besoins et aux intérêts de l'employé et aux besoins opérationnels de l'employeur.

1.2 Les voyages d'affaires doivent être autorisés par écrit au préalable de manière à garantir que tous les préparatifs de voyage sont conformes aux dispositions de la présente politique. Dans des circonstances particulières, le voyage peut être autorisé après coup par l'employeur.

1.3 Les dépenses découlant d'une interprétation erronée ou d'une autre erreur peuvent ou non être remboursées. Toutefois, ces situations seront examinées au cas par cas.

1.4 Lorsque plusieurs employés sont envoyés à une même réunion ou activité, il importe de vérifier toutes les dépenses connexes et le caractère raisonnable des préparatifs de voyage avant de procéder à ces préparatifs.

2. Agence de voyage

2.1 Il est obligatoire de faire appel au Service des voyages du gouvernement (Travel AcXess Voyage) pour les préparatifs de voyage des employés des IRSC. On peut obtenir de l'information détaillée sur les services de réservation en ligne de Travel AcXess Voyage dans l'intranet des IRSC.

2.2 Le personnel non employé par les IRSC (membres du CA, membres des conseils consultatifs d'institut, personnel d'institut, etc.) peut faire appel à des agences de voyage autres que le Service des voyages du gouvernement (Travel AcXess Voyage) pour ses préparatifs de voyage.

3. Programmes de fidélisation

Dans la mesure où les IRSC n'ont pas à débourser des frais supplémentaires, les fonctionnaires qui voyagent en service commandé peuvent adhérer à des programmes de fidélisation et utiliser les avantages offerts par l'industrie du tourisme à des fins officielles ou personnelles. Ces privilèges sont subordonnés à l'utilisation des services et produits approuvés par le gouvernement.

4. Paiements en trop

Les paiements en trop, notamment les remboursements ou les versements qui ne sont pas conformes à la présente politique, doivent être recouvrés auprès du voyageur à titre de dette envers l'État.

5. Reçus

Lorsque le voyageur certifie que le reçu est perdu, qu'il a été détruit accidentellement ou qu'il était impossible de l'obtenir, une déclaration peut remplacer le reçu.

6. Responsabilités

6.1 L'employeur doit :

établir la structure de délégation adéquate afin de se conformer à la présente politique;
s'assurer que la présente politique est accessible au lieu de travail normal du fonctionnaire, pendant les heures de travail de ce dernier;
de concert avec le fonctionnaire
1. déterminer s'il est nécessaire de voyager;
2. faire en sorte que les préparatifs de voyage soient conformes aux dispositions de la présente politique; et
3. veiller à prendre des mesures d'adaptation tant qu'il n'en résulte pas une contrainte excessive.
autoriser les voyages d'affaires;
vérifier et approuver les demandes d'indemnité de déplacement avant que les frais ne soient remboursés; et
faire en sorte que tous les préparatifs de voyage respectent les lois fédérales et les politiques de l'employeur qui s'appliquent, telles que la Loi sur l'équité en matière d'emploi et la Loi sur les langues officielles.

6.2 Le voyageur doit :

prendre connaissance des dispositions de la présente politique;
consulter l'employeur et obtenir l'autorisation de voyager conformément à la présente politique;
informer l'employeur ou ses fournisseurs des mesures d'adaptation qui doivent être prises pour répondre à ses besoins;
remplir et présenter une demande d'indemnité de déplacement accompagnée des documents à l'appui nécessaires aussitôt que possible après la fin du voyage d'affaires;
être responsable de l'annulation des réservations, au besoin, et justifier les coûts découlant de l'annulation;
être responsable de la sauvegarde des avances de voyage et des fonds fournis et de la remise des fonds excédentaires en temps opportun; et
lorsque l'employé est responsable d'un changement aux préparatifs de voyage, justifier à l'aide de documents les frais supplémentaires découlant de ce changement et les faire approuver.

6.3 Lorsque l'employeur et le fonctionnaire n'arrivent pas à trouver une solution aux obstacles qui nuisent aux personnes handicapées pouvant découler de l'application de la présente politique, l'employeur et le fonctionnaire doivent consulter un spécialiste de l'équité en matière d'emploi des IRSC ou de la partie syndicale.

7. Fournisseurs, services et produits

Les fonctionnaires qui voyagent en service commandé doivent avoir recours aux fournisseurs, aux services et aux produits sélectionnés et approuvés par le gouvernement aux fins des déplacements officiels lorsqu'ils sont accessibles.

8. Avances de voyage

8.1 Les IRSC encouragent les employés à se servir de la carte individuelle de voyage du gouvernement (carte AMEX). Cette carte assure certains avantages à l'organisation et est efficace.

8.2 Si un employé décide de ne pas obtenir ou utiliser une carte individuelle de voyage, l'employé et l'employeur devront discuter de la possibilité de lui accorder une avance. En pareil cas, les avances de voyage ne doivent pas être indûment refusées.

9. Formulaires relatifs aux voyages

Il faut utiliser les formulaires applicables aux voyages d'affaires du gouvernement pour obtenir une autorisation de voyager et pour présenter une demande d'indemnité de déplacement accompagnée des documents à l'appui, au besoin.

Partie II - assurance

10. Régime d'assurance et indemnisation

10.1 Si un fonctionnaire tombe malade ou est blessé ou décède pendant un voyage en service commandé, lui-même ou, s'il y a lieu, les personnes à sa charge, sont protégés en vertu des autorisations suivantes, sous réserve des conditions qui y sont énoncées :

la convention collective ou les conditions d'emploi des IRSC, par exemple les congés pour accident du travail et les indemnités de départ;
la Loi sur l'indemnisation des employés de l'État,
le Règlement sur l'indemnisation en cas d'accident d'aviation,
la Loi sur la pension de la fonction publique,
le Régime de pensions du Canada ou le Régime de rentes du Québec,
le Régime d'assurance pour les cadres de gestion de la fonction publique,
le Régime d'assurance-invalidité,
le Régime de soins de santé de la fonction publique (pour les frais médicaux et les frais d'hospitalisation qui ne sont pas payés en vertu de la Loi sur l'indemnisation des employés de l'État),
la Politique sur l'immunité accordée aux fonctionnaires de l'État en cas de poursuite civile intentée contre un fonctionnaire par une tierce partie,
l'assurance contractée dans le cadre de la passation d'un marché avec des fournisseurs ou pour l'obtention de services et de produits approuvés par le gouvernement.

10.2 Les détails concernant les programmes d'indemnisation de la fonction publique se trouvent sur le site : Directive sur les voyages du CT, Appendice A - Guide sur les protections d'assurance offertes aux fonctionnaires en cours de déplacement.

10.3 Les fonctionnaires sont priés de vérifier auprès de leur agent d'assurance s'ils sont suffisamment assurés s'ils prennent un vol non commercial.

10.4 Les voyageurs qui souscrivent à une assurance complémentaire ne peuvent pas se faire rembourser la prime, mais ont droit au remboursement de la prime d'une assurance applicable au remplacement (ou aux réparations) des bagages perdus ou endommagés pendant un voyage d'affaires, sauf si cette assurance est fournie.

11. Assurance-automobile

11.1 Les voyageurs autorisés à louer un véhicule doivent souscrire à une assurance-collision sans franchise pour toute la période de location de l'automobile. Cette protection ne coûte rien lorsqu'ils utilisent une carte individuelle de voyage approuvée par le gouvernement. Si les voyageurs ne peuvent pas utiliser une telle carte, ils doivent être remboursés pour les frais engagés pour souscrire à une assurance-collision sans franchise.

11.2 Les voyageurs ne peuvent pas demander le remboursement de la prime d'assurance-accident corporel.

11.3 Les IRSC n'assument pas, à l'égard des véhicules particuliers, de responsabilités financières autres que le paiement de l'indemnité prévue pour le nombre de kilomètres parcourus et le paiement de la prime d'assurance d'affaires supplémentaires au besoin. L'employeur ne rembourse pas les franchises prévues par la police d'assurance.

11.4 Les véhicules particuliers ou autres moyens de transport utilisés en service commandé doivent être à tout le moins protégés par une assurance-automobile provinciale/territoriale/d'État dont la protection englobe la responsabilité civile et les dommages matériels.

11.5 La prime supplémentaire de l'assurance-responsabilité civile et dommages matériels, l'assurance-collision et la prime globale pendant une certaine période seront remboursées lorsqu'il est nécessaire de souscrire à une assurance d'affaires supplémentaire pour un véhicule.

11.6 Les voyageurs qui comptent transporter des passagers sont priés de vérifier auprès de leur agent d'assurance s'ils sont suffisamment assurés.

Partie III - modules sur les voyages

12. Module 1 - Voyages dans la zone d'affectation - sans nuitée

Les dispositions énoncées dans le présent Module sur les voyages s'appliquent dans le cas d'un fonctionnaire en voyage en service commandé dans la zone d'affectation pour un séjour sans nuitée.

12.1 Logement

Le remboursement des frais de logement engagés par le fonctionnaire dans sa zone d'affectation ne doit pas normalement être autorisé. Si un fonctionnaire se trouve dans l'une des situations exceptionnelles suivantes, il doit être considéré comme en déplacement et ses frais de logement doivent lui être remboursés, conformément aux dispositions du Module 3 :

logement dans les locaux du gouvernement pour participer à des conférences, à des réunions ou à des cours de formation de plus d'un jour;
logement sur les campus universitaires ou collégiaux pour participer à des conférences, à des réunions ou à des cours de formation de plus d'un jour;
logement dans des établissements commerciaux seulement dans des situations exceptionnelles ou d'urgence, lorsque les fonctionnaires sont tenus de demeurer près de leur poste pour des périodes beaucoup plus longues que la durée normale du travail, par exemple le maintien de l'ordre en période de crise ou le prolongement des séances de négociation collective.

12.2 Dépenses supplémentaires

Au besoin, l'employeur prendra les dispositions nécessaires pour obtenir les documents d'entrée déterminés par le ministère, et/ou un passeport approprié ainsi que les photos, et/ou le visa déterminé par Affaires étrangères et Commerce international Canada, de même que les inoculations, vaccinations et rayons X requis ainsi que les certificats de santé nécessaires, et ce, sans frais pour le fonctionnaire. Dans la mesure du possible, les voyageurs doivent obtenir les services médicaux auprès de Santé Canada, des Anciens Combattants Canada ou de Défense nationale. Les frais connexes engagés par un fonctionnaire seront remboursés.

Le fonctionnaire doit être remboursé pour les dépenses non prévues par ailleurs qu'il engage, par exemple, photocopies, service de traitement de textes, télécopies, connexions Internet, location et transport de machines de bureau nécessaires et transport d'effets personnels nécessaires.

Le fonctionnaire a également droit au remboursement de frais/droits de service, de dépenses réelles et raisonnables, de transactions financières tels que :

l'utilisation des guichets automatiques;
l'utilisation de la carte de voyage du gouvernement;
l'utilisation d'une carte de crédit/de débit;
la ou les commissions d'un établissement financier sur une opération en monnaie étrangère;
l'acquisition de chèques de voyage;
les frais d'encaissement de chèques.

Toute demande de remboursement doit être accompagnée de reçus et préciser la devise qui a été utilisée.

Le fonctionnaire a également droit au remboursement des frais d'un coffret de sûreté sur présentation de reçus.

12.3 Eau en bouteille

Les frais raisonnables d'eau en bouteille seront remboursés sur présentation de reçus. (révisé le 15 janvier 2009)

12.4 Taux de change

Les dépenses engagées pour la conversion d'un montant raisonnable en devises étrangères et/ou la reconversion de tout solde en devises canadiennes doivent être remboursées, sur présentation des reçus, pour toutes les transactions et sources.

Lorsque ces dépenses ne sont pas étayées de reçus, le taux de change moyen de la Banque du Canada doit s'appliquer. Dans les cas où la Banque du Canada ne fournit pas un taux de change, un autre taux de change fourni par une institution bancaire établie, déterminée par l'employeur, s'applique. Le taux correspond à la moyenne des taux en vigueur à la date de l'entrée dans le pays et à la date de sortie du pays.

12.5 Garde des personnes à charge

Un fonctionnaire tenu d'effectuer un voyage en service commandé doit toucher le remboursement pour les dépenses réelles et raisonnables engagées pour la garde des personnes à charge. A cet égard, une indemnité quotidienne jusqu'à concurrence de 35 $ CAN par ménage est remboursable lorsqu'une déclaration est fournie et une indemnité quotidienne est remboursable jusqu'à concurrence de 75 $ CAN par ménage lorsqu'un reçu est fourni si :

a) le fonctionnaire est le seul fournisseur de soins d'une personne à charge âgée de moins de 18 ans ou ayant une déficience physique ou intellectuelle; ou

b) les deux fonctionnaires vivant sous le même toit et travaillant pour le gouvernement fédéral sont les seuls fournisseurs de soins d'une personne à charge âgée de moins de 18 ans ou ayant une déficience physique ou intellectuelle et doivent en même temps effectuer un voyage en service commandé.

L'indemnité de garde des personnes à charge s'applique uniquement aux dépenses encourues en raison d'un voyage et correspondant à des dépenses additionnelles que le fonctionnaire n'aurait pas encourues s'il n'avait pas voyagé.

12.6 Indemnité de faux frais

Le voyageur qui voyage en service commandé pendant un séjour avec nuitée a droit au remboursement de faux frais pour des dépenses diverses non prévues ailleurs dans la présente directive pour chaque journée ou partie de journée passée en déplacement tel qu'il est énoncé à l'Appendice C ou D, selon le cas.

12.7 Assurances

Se reporter à la Partie II et à l'Appendice A.

12.8 Repas

À moins d'indications contraires dans les conditions d'emploi ou les conventions collectives, les frais de repas pris dans la zone d'affectation ne doivent pas normalement être remboursés.

Les frais de repas, accompagnés de reçus et de justifications à l'appui, peuvent être remboursés dans les limites prévues de l'indemnité de repas applicable dans l'Appendice C - Indemnités - Modules 1, 2 et 3 de la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor dans les situations suivantes :

lorsqu'un fonctionnaire est tenu de travailler pendant ses heures normales de repas ou au-delà de celles-ci, et se trouve clairement dans une situation où les dépenses pour son repas sont plus élevées qu'elles ne le seraient normalement;
lorsque le fonctionnaire est tenu d'assister à des conférences, à des colloques, à des réunions ou à des audiences publiques comportant des séances en fin de semaine ou les jours fériés;
lorsque le fonctionnaire est tenu d'assister à des conférences, à des colloques, à des réunions et à des audiences publiques officielles qui durent toute la journée et que les repas font partie intégrante des activités;
lorsque le fonctionnaire, à titre de représentant de l'employeur, participe à des séances de négociation collective;
lorsque, en restant ensemble pour la pause-repas normale, les membres d'un groupe de travail ou d'un comité effectuant des études intensives améliorent leur efficacité;
lorsque le remboursement des dépenses est manifestement raisonnable et légitime parce qu'elles découlent des fonctions du fonctionnaire.

12.9 Transports

Le moyen de transport doit être déterminé en tenant compte du coût, de la durée, de la commodité, de la sécurité et de l'accessibilité. En plus des conditions présentées ci-bas dans a) Commercial, b) Autres moyens de transport, et c) Véhicules, les dépenses liées au moyen de transport sélectionné sont remboursées sur présentation de reçus indiquant la devise utilisée. En l'absence de reçu, une déclaration suffit. Les dépenses visées sont notamment :

les frais de sélection de siège dans le cas de transporteurs commerciaux, privés et/ou nolisés;
les frais d'améliorations aéroportuaires, non payés par ailleurs (p. ex. prépayés en tant qu'élément du tarif);
la taxe d'aéroport de départ, non payée par ailleurs;
les diverses autorisations de débiter, à l'égard d'un excédent de bagage/d'un poids excédentaire dans le cas de transporteurs commerciaux, privés et/ou nolisés (explication écrite également requise);
les « frais de changement » de billet de transporteur public pour fins gouvernementales officielles autorisées légitimes;
les frais et droits de service de transport obligatoires légitimes, engagés pendant un déplacement et non payés par ailleurs (p.ex. droits d'amarrage, péages pour route ou pont, les droits aux frais de traversier ou relatifs à tout autre service de transport).

Lorsque des heures supplémentaires ou les déplacements autorisés perturbent les habitudes quotidiennes de déplacement du fonctionnaire, les frais de transport supplémentaires qu'il a dû assumer pour le trajet entre le domicile et le lieu de travail lui sont remboursés.

Le moyen de transport doit être déterminé en tenant compte du coût, de la durée, de la commodité, de la sécurité et de l'accessibilité. En plus des conditions présentées dans la présente section aux sous-sections Commercial, Véhicules et Autres moyens de transport, les dépenses liées au moyen de transport sélectionné, telles que les frais de traversier, de péages et d'amarrage sont remboursées.

(a) Commercial

Dans la mesure du possible, lorsque les transports commerciaux sont autorisés et utilisés, le voyageur doit recevoir les billets prépayés dont il a besoin.

Il convient d'envisager l'utilisation de taxis, de navettes et des services de transport en commun locaux pour les déplacements sur courte distance. Les dépenses réelles sont remboursées sur présentation des reçus. Des borderaux de taxi ne peuvent être employés.

(b) Autres moyens de transport

À l'occasion, l'employeur peut autoriser d'autres moyens de transport qui ne sont pas habituellement utilisés sur les routes pour des déplacements en service commandé lorsque ces moyens de transport sont sûrs, économiques et pratiques.

Les voyageurs qui utilisent ces autres moyens de transport touchent un remboursement au taux par kilomètre applicable selon la distance qu'ils auraient parcourue selon un itinéraire direct, si la distance est connue. Si elle ne l'est pas, le voyageur touche un remboursement pour la distance réelle ou raisonnable parcourue.

(c) Véhicules

La norme applicable aux véhicules de location est une voiture de série intermédiaire. L'utilisation d'une voiture de location dont la taille dépasse la norme établie doit être autorisée lorsque des facteurs comme, sans en exclure d'autres, la sécurité, les besoins du voyageur et le volume ou le poids des marchandises transportées entrent en jeu.

Les taux par kilomètre payables pour l'usage d'un véhicule particulier conduit en service commandé autorisé sont précisés dans la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor, Appendice B - Taux par kilomètre. Les voyageurs doivent suivre les itinéraires les plus directs, sûrs et praticables et ne doivent demander un remboursement qu'à l'égard des distances qu'il est nécessaire de parcourir en service commandé.

Lorsque le fonctionnaire est autorisé à se servir d'un véhicule particulier en service commandé dans sa zone d'affectation, il sera remboursé selon les taux par kilomètre prévus à l'Appendice B de la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor.

Les frais de stationnement ne sont habituellement pas payés lorsque le fonctionnaire est de service à son lieu de travail. Pour toute journée où il est autorisé à se servir d'un véhicule particulier pour se déplacer en service commandé, le fonctionnaire touche le remboursement des frais réels de stationnement pour cette journée.

12.10 Dépenses non remboursables

Les indemnités de faux frais sont sans objet.

13. Module 2 - Voyages hors de la zone d'affectation - sans nuitée

Les dispositions énoncées dans le présent Module sur les voyages s'appliquent dans le cas d'un voyageur en service commandé hors de la zone d'affectation pour un séjour sans nuitée au Canada ou ailleurs dans le monde.

13.1 Dépenses supplémentaires

Le fonctionnaire doit être remboursé pour les dépenses non prévues par ailleurs qu'il engage, par exemple, communications d'affaires, photocopies, service de traitement de textes, télécopies, connexions Internet, location et transport de machines de bureau nécessaires et transport d'effets personnels nécessaires.

Lorsque le plan du déplacement est changé pour des raisons indépendantes de la volonté du fonctionnaire, celui-ci doit se faire rembourser des frais raisonnables pour les appels téléphoniques effectués pour réorganiser son plan de déplacement.

Le fonctionnaire a également droit au remboursement de frais/droits de service, de dépenses réelles et raisonnables, de transactions financières tels que :

l'utilisation des guichets automatiques;
l'utilisation de la carte de voyage du gouvernement;
l'utilisation d'une carte de crédit/de débit;
la ou les commissions d'un établissement financier sur une opération en monnaie étrangère;
l'acquisition de chèques de voyage;
les frais d'encaissement de chèques.

Toute demande de remboursement doit être accompagnée de reçus et préciser la devise qui a été utilisée.

Le fonctionnaire a également droit au remboursement des frais d'un coffret de sûreté sur présentation de reçus.

13.2 Eau en bouteille

Les frais raisonnables d'eau en bouteille seront remboursés sur présentation de reçus.

13.3 Taux de change

Les dépenses engagées pour la conversion d'un montant raisonnable en devises étrangères et la reconversion de tout solde en devises canadiennes doivent être remboursées, sur présentation des reçus, pour toutes les transactions et sources.

Lorsque ces dépenses ne sont pas étayées par des reçus, le taux de change moyen de la Banque du Canada doit s'appliquer. Dans les cas où la Banque du Canada ne fournit pas un taux de change, un autre taux de change fourni par une institution bancaire établie, déterminée par l'employeur, s'applique. Le taux correspond à la moyenne des taux en vigueur à la date de l'entrée dans le pays et à la date de sortie du pays.

13.3 Garde des personnes à charge

Un fonctionnaire tenu d'effectuer un voyage en service commandé doit toucher le remboursement pour les dépenses réelles et raisonnables engagées pour la garde des personnes à charge. A cet effet, une indemnité quotidienne jusqu'à concurrence de 35 $CAN par ménage est remboursable si une déclaration est fournie. Si un reçu est fourni, l'indemnité quotidienne est remboursable jusqu'à concurrence de 75 $CAN par ménage si :

le fonctionnaire est le seul fournisseur de soins d'une personne à charge âgée de moins de 18 ans ou ayant une déficience physique ou intellectuelle; ou
les deux fonctionnaires vivant sous le même toit et travaillant pour le gouvernement fédéral sont les seuls fournisseurs de soins d'une personne à charge âgée de moins de 18 ans ou ayant une déficience physique ou intellectuelle et doivent en même temps effectuer un voyage en service commandé.

L'indemnité de garde des personnes à charge s'applique uniquement aux dépenses absorbées en raison d'un voyage et correspondant à des dépenses additionnelles que le fonctionnaire n'aurait pas engagées s'il n'avait pas voyagé.

13.4 Repas

Le voyageur doit recevoir une indemnité de repas pour chaque petit déjeuner, déjeuner et dîner pendant son déplacement.

Les indemnités de repas versées doivent être conformes aux taux indiqués à l'Appendice C - Indemnités - Modules 1, 2 et 3 de la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor.

Une indemnité ne doit pas être versée à un voyageur pour un repas qui lui est fourni gratuitement. Dans les situations exceptionnelles où les voyageurs sont obligés de débourser des montants supplémentaires parce que les repas servis ne suffisent pas, les frais réels engagés peuvent être remboursés si des reçus sont présentés et si le montant ne dépasse pas l'indemnité prévue pour le repas en question.

Lorsqu'un voyageur a payé davantage pour ses repas que les indemnités prévues pour des raisons indépendantes de sa volonté, les dépenses réelles et raisonnables engagées sont remboursées sur présentation des reçus.

13.5 Transports

les frais de sélection de siège dans le cas de transporteurs commerciaux, privés et/ou nolisés; les frais d'améliorations aéroportuaires, non payés par ailleurs (p. ex. prépayés en tant qu'élément du tarif);

la taxe d'aéroport de départ, non payée par ailleurs; les diverses autorisations de débiter, à l'égard d'un excédent de bagage/d'un poids excédentaire dans le cas de transporteurs commerciaux, privés et/ou nolisés (explication écrite également requise);

les « frais de changement » de billet de transporteur public pour fins gouvernementales officielles autorisées légitimes;

les frais et droits de service de transport obligatoires légitimes, engagés pendant un déplacement et non payés par ailleurs (p.ex. droits d'amarrage, péages pour route ou pont, les droits aux frais de traversier ou relatifs à tout autre service de transport).

(a) Commercial

Dans la mesure du possible, lorsque les transports commerciaux sont autorisés et utilisés, le voyageur doit recevoir les billets prépayés dont il a besoin.

La norme applicable aux déplacements en avion est celle du voyage en classe économique. Il faut choisir le tarif aérien le plus économique, compte tenu de l'itinéraire établi à ce moment-là et effectuer les réservations le plus longtemps possible à l'avance. Toute exemption de l'obligation de voyager en classe économique doit être pré approuvée par un vice-président ou un cadre de niveau équivalent sur présentation des justifications appropriées par écrit.

La norme applicable aux déplacements par train est la classe d'une catégorie supérieure à la classe économique.

Il convient d'envisager l'utilisation de taxis, de navettes et des services de transport en communs locaux pour les déplacements sur courte distance. Les dépenses réelles doivent être remboursées. Des reçus ne devront être fournis que si le montant de la course de taxi dépasse dix dollars. Des borderaux de taxi ne peuvent être employés.

(b) Autres moyens de transport

(c) Véhicules

Les taux par kilomètre payables pour l'usage d'un véhicule particulier conduit en service commandé autorisé sont précisés dans la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor, Appendice B - Taux par kilomètre.

Les voyageurs doivent suivre les itinéraires les plus directs, sûrs et praticables et ne doivent demander un remboursement qu'à l'égard des distances qu'il est nécessaire de parcourir en service commandé.

Les voyageurs que l'on conduit ou que l'on prend au terminus doivent recevoir l'indemnité kilométrique selon la distance parcourue en direction et en provenance du terminus pour chaque voyage aller-retour.

Dans l'intérêt de la sécurité au volant, le fonctionnaire autorisé à conduire lui-même une voiture ne devrait pas normalement parcourir une distance supérieure :

à 250 kilomètres après avoir travaillé toute une journée;
à 350 kilomètres après avoir travaillé une demi-journée;
à 500 kilomètres un jour où il n'a pas travaillé.

Les frais de stationnement doivent être remboursés lorsqu'il est plus pratique et économique de laisser le véhicule particulier au terminus pendant la période d'absence.

Pour toute journée où il est autorisé à se servir d'un véhicule particulier pour se déplacer en service commandé, le fonctionnaire touche le remboursement des frais réels de stationnement pour cette journée.

13.6 Dépenses non remboursables

Les indemnités de faux frais sont sans objet.

14. Module 3 - Voyages au Canada et dans les États continentaux des États-Unis - avec nuitée

Les dispositions énoncées dans le présent module sur les voyages s'appliquent dans le cas d'un voyageur en service commandé pendant un séjour avec nuitée au Canada ou dans les États continentaux des États-Unis.

Une indemnité globale quotidienne peut être accordée lorsque les indemnités établies ne sont pas pratiques, raisonnables ou équitables.

14.1 Logement

La norme en matière de logement est la chambre individuelle dans des établissements sûrs, bien situés et confortables.

Différentes options de logement sont disponibles. En règle générale, il s'agit d'hôtels, de motels, de résidences d'affaires, d'appartements, de logements particuliers non commerciaux et de locaux d'hébergement du gouvernement ou d'une institution.

Il faut se guider avec les répertoires gouvernementaux des hôtels respectant la limite de tarif des villes au moment de déterminer le coût, l'emplacement et le type de logement, notamment le Répertoire des établissements d'hébergement et des entreprises de location de véhicules de TPSGC. Lorsqu'un employé est tenu de séjourner dans un établissement non répertorié, il doit fournir une justification dans sa demande de remboursement de frais de voyage.

Sauf autorisation contraire du ministère, lorsque le déplacement se rapporte à des activités tenues au sein d'une institution, le fonctionnaire doit séjourner dans les locaux d'hébergement de l'institution.

Bien que les voyageurs séjournent normalement dans un logement commercial, l'utilisation de logements particuliers non commerciaux est une pratique à encourager. Un voyageur qui séjourne dans un logement particulier non commercial doit toucher le remboursement au taux précisé à l'Appendice C - Indemnités - Modules 1, 2 et 3 de la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor. En outre, les coûts de transport terrestre doivent être autorisés lorsqu'ils sont rentables. La rentabilité doit être déterminée en comparant le coût total du transport et de l'hébergement dans un logement particulier non commercial à celui de l'hébergement dans un logement commercial ou un local d'hébergement du gouvernement ou d'une institution et du transport associé.

14.2 Dépenses supplémentaires

Le fonctionnaire a également droit au remboursement de frais/droits de service, de dépenses réelles et raisonnables, de transactions financières tels que :

l'utilisation des guichets automatiques;
l'utilisation de la carte de voyage du gouvernement;
l'utilisation d'une carte de crédit/de débit;
la ou les commissions d'un établissement financier sur une opération en monnaie étrangère;
l'acquisition de chèques de voyage;
les frais d'encaissement de chèques.

Toute demande de remboursement doit être accompagnée de reçus et préciser la devise qui a été utilisée.

Le fonctionnaire a également droit au remboursement des frais d'un coffret de sûreté sur présentation de reçus.

14.3 L'eau embouteillée

Les frais raisonnables d'eau en bouteille seront remboursés sur présentation de reçus.

14.4 Taux de change.

14.5 Garde des personnes à charge

Un fonctionnaire tenu d'effectuer un voyage en service commandé doit toucher le remboursement pour les dépenses réelles et raisonnables engagées pour la garde des personnes à charge. A cet effet, une indemnité quotidienne jusqu'à concurrence de 35 $CAN par ménage est remboursable si une déclaration est fournie. Si un reçu est fourni, l'indemnité quotidienne est remboursable jusqu'à concurrence de 75 $CAN par ménage si :

le fonctionnaire est le seul fournisseur de soins d'une personne à charge âgée de moins de 18 ans ou ayant une déficience physique ou intellectuelle; ou
les deux fonctionnaires vivant sous le même toit et travaillant pour le gouvernement fédéral sont les seuls fournisseurs de soins d'une personne à charge âgée de moins de 18 ans ou ayant une déficience physique ou intellectuelle et doivent en même temps effectuer un voyage en service commandé.

L'indemnité de garde des personnes à charge s'applique uniquement aux dépenses absorbées en raison d'un voyage et qui sont des dépenses additionnelles encourues par le fonctionnaire quand il ne voyage pas.

14.6 Communications à domicile

Les communications à domicile sont incluses dans les faux frais.

14.7 Faux frais

Le voyageur touche une indemnité de faux frais pour les dépenses diverses non précisées ailleurs dans la présente politique pour chaque jour ou partie de jour passé en déplacement tel qu'il est énoncé dans la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor, Appendice C - Indemnités - Modules 1, 2 et 3.

Ne compte pas comme une partie de jour les journées où un vol de fin de soirée arrive à la zone d'affectation du voyageur après minuit.

L'exception suivante s'applique : soixante-quinze pour cent (75 %) de l'indemnité de faux frais doit être versée aux taux précisés à l'Appendice C de la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor à compter du 31e jour civil consécutif en déplacement au même endroit lorsque des résidences d'affaires ou des appartements situés à proximité du lieu de travail sont à la disposition du voyageur ou lorsque ce dernier opte d'occuper un logement particulier.

Lorsqu'un voyageur visite le même jour des lieux au Canada et aux États-Unis, l'indemnité de faux frais devra être celle qui s'applique à l'endroit où il commence la journée.

14.8 Assurance

Voir la Partie II ci-dessus et l'Appendice A - Guide sur les protections d'assurance offertes aux fonctionnaires en cours de déplacement de la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor.

14.9 Repas

Le voyageur doit recevoir une indemnité de repas pour chaque petit déjeuner, déjeuner et dîner pendant son déplacement.

Les indemnités pour les repas doivent être remboursées selon les taux précisés à l'Appendice C - Indemnités - Modules 1, 2 et 3 de la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor.

L'exception suivante s'applique : soixante-quinze pour cent (75 %) de l'indemnité pour les repas doit être versée aux taux précisés à l'Appendice C de la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor à compter du 31e jour civil consécutif de déplacement au même endroit lorsque des résidences d'affaires ou des appartements situés à proximité du lieu de travail sont à la disposition du voyageur ou lorsque ce dernier opte d'occuper un logement particulier.

Lorsqu'un voyageur a payé davantage pour ses repas que les indemnités prévues pour des raisons indépendantes de sa volonté, les dépenses réelles et raisonnables absorbées sont remboursées sur présentation des reçus.

14.10 Périodes de repos

Sauf entente contraire, il faut fixer les itinéraires de façon à prévoir :

une période de repos convenable; et/ou
une escale pour la nuit après un temps de déplacement continu d'au moins neuf heures.

Le temps de déplacement correspond au temps passé dans tout moyen de transport en route vers la destination et le temps d'attente pour les correspondances immédiates. Celui-ci comprend le temps de déplacement en direction et en provenance du terminus d'un transporteur.

Une période de repos convenable ne doit pas être indûment refusée.

14.11 Transports

les frais de sélection de siège dans le cas de transporteurs commerciaux, privés et/ou nolisés;
les frais d'améliorations aéroportuaires, non payés par ailleurs (p. ex. prépayés en tant qu'élément du tarif);
la taxe d'aéroport de départ, non payée par ailleurs;
les diverses autorisations de débiter, à l'égard d'un excédent de bagage/d'un poids excédentaire dans le cas de transporteurs commerciaux, privés et/ou nolisés (explication écrite également requise);
les « frais de changement » de billet de transporteur public pour fins gouvernementales officielles autorisées légitimes;
les frais et droits de service de transport obligatoires légitimes, engagés pendant un déplacement et non payés par ailleurs (p.ex. droits d'amarrage, péages pour route ou pont, les droits aux frais de traversier ou relatifs à tout autre service de transport).

(a) Commercial

Dans la mesure du possible, lorsque les transports commerciaux sont autorisés et utilisés, le voyageur doit recevoir les billets prépayés dont il a besoin.

La norme applicable aux déplacements en avion est celle du voyage en classe économique. Il faut choisir le tarif aérien le plus économique, compte tenu de l'itinéraire établi et effectuer les réservations le plus longtemps possible à l'avance. Toute exemption de l'obligation de voyager en classe économique doit être pré-approuvée par un vice-président ou un cadre de niveau équivalent sur présentation des justifications appropriées par écrit.

La norme applicable aux déplacements par train est la classe d'une catégorie supérieure à la classe économique.

Il convient d'envisager l'utilisation de taxis, de navettes et des services de transport en commun locaux pour les déplacements sur courte distance. Les dépenses réelles sont remboursées. Des reçus ne devront être fournis que si le montant de la course en taxi dépasse dix dollars. Des borderaux de taxi ne peuvent être employés.

(b) Autres moyens de transport

(c) Véhicules

Dans l'intérêt de la sécurité au volant, le fonctionnaire autorisé à conduire lui-même une voiture ne devrait pas normalement parcourir une distance supérieure :

à 250 kilomètres après avoir travaillé toute une journée;
à 350 kilomètres après avoir travaillé une demi-journée;
à 500 kilomètres un jour où il n'a pas travaillé.

Les frais de stationnement doivent être remboursés lorsqu'il est plus pratique et économique de laisser le véhicule particulier au terminus pendant la période d'absence.

14.12 Voyages de fin de semaine au foyer

Le recours aux dispositions de voyage de fin de semaine au foyer ou de ses solutions de rechange ne constitue pas une interruption d'un déplacement continu au même endroit.

Un fonctionnaire en déplacement pendant une fin de semaine ou au-delà de cette période a droit à un voyage de fin de semaine au foyer pourvu que les conditions suivantes soient remplies :

l'horaire de travail permet son absence; et
des services de transport privés ou publics sont disponibles et il est à la fois raisonnable et pratique d'y recourir.

Toutes les fins de semaine :

Un fonctionnaire admissible à se rendre chez lui toutes les fins de semaine touche le remboursement de ses frais de transport réels jusqu'à concurrence des montants suivants :

les frais de son maintien au lieu de déplacement pour la fin de semaine (c.-à-d. indemnités de logement, de repas et de faux frais, et autres indemnités pour les dépenses), si la réservation pour le logement a été annulée pour la fin de semaine; ou
si le fonctionnaire n'a pas annulé la réservation pour le logement, le montant indiqué aux Appendice C - Indemnités - Modules 1, 2 et 3 de la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor comme « indemnité de transport - voyage de fin de semaine au foyer » doit s'appliquer.

Toutes les trois fins de semaine en moyenne :

Il peut arriver que l'endroit où le fonctionnaire est en déplacement pendant plus de 30 jours civils consécutifs au Canada ou dans les États continentaux des É.-U. soit suffisamment éloigné de son foyer qu'un voyage toutes les fins de semaine au foyer soit hors de question.

Dans ces situations où un voyage à toutes les fins de semaine au foyer est hors de question, le fonctionnaire peut rentrer chez lui une fin de semaine sur trois en moyenne, pourvu qu'il soit en déplacement continu. Il peut organiser ces voyages au foyer afin de répondre à des besoins personnels jusqu'à concurrence du nombre total de voyages auxquels il a droit.

Le fonctionnaire touche un remboursement pour le prix du billet d'avion aller-retour le plus économique, pour les frais nécessaires de transport terrestre pour se rendre au terminus du transporteur et en revenir et pour les repas servis en route. Le billet d'avion aller-retour le plus économique doit être réservé plus de 14 jours d'avance et compter obligatoirement un séjour du samedi soir. Les frais de repas et les faux frais payés à destination ne sont pas remboursés. Il n'est pas nécessaire d'annuler la réservation pour le logement au lieu de déplacement.

14.13 Voyage de fin de semaine - solutions de rechange

(a) Pour le fonctionnaire

Pourvu que l'employeur n'exige pas du fonctionnaire qu'il demeure au lieu de déplacement, ce dernier peut passer la fin de semaine à un autre endroit. Pour avoir droit à un remboursement, il devra : annuler le logement (et les repas fournis sur place) au lieu de déplacement; présenter un reçu pour le logement commercial occupé à l'autre endroit, le cas échéant; ne pas retourner à son domicile ou à sa zone d'affectation pendant la fin de semaine.

Le remboursement doit se limiter aux frais de maintien du fonctionnaire au lieu de déplacement et doit comprendre les frais de logement et de repas, les faux frais et les autres dépenses.

Il incombe au fonctionnaire de prendre toutes les dispositions requises pour le voyage sans recourir aux services gouvernementaux approuvés. Le fonctionnaire doit assumer l'entière responsabilité du voyage comme s'il n'était pas en service commandé.

Le recours à cette disposition n'annule pas l'admissibilité du fonctionnaire aux voyages de fins de semaine au foyer.

(b) Pour le conjoint ou une personne à charge du fonctionnaire

En guise de solution de rechange aux voyages de fin de semaine au foyer par le fonctionnaire, le conjoint et/ou les personnes à charge peuvent être autorisés à rendre visite au fonctionnaire si cela n'entraîne pas de frais supplémentaires pour l'employeur. Le voyage par avion et les arrangements de voyage seront traités par les fournisseurs du gouvernement. Les frais de transport terrestre pour se rendre au transporteur public et en revenir seront remboursés. Il incombe au fonctionnaire de souscrire à une assurance pour son conjoint et/ou les personnes à charge.

15. Module 4 - Voyages internationaux - avec nuitée

Les dispositions énoncées dans le présent Module sur les voyages s'appliquent dans le cas d'un voyageur en service commandé pendant un séjour avec nuitée hors du Canada ou des États continentaux des États-Unis.

Une indemnité globale quotidienne peut être accordée lorsque les indemnités établies ne sont pas pratiques, raisonnables ou équitables.

15.1 Logement

La norme en matière de logement est la chambre individuelle dans des établissements sûrs, bien situés et confortables.

Il faut recourir aux répertoires gouvernementaux des hôtels au moment de déterminer le coût, l'emplacement et le type de logement.

Bien que les voyageurs séjournent normalement dans un logement commercial, l'utilisation de logements particuliers non commerciaux est une pratique à encourager. Un voyageur qui séjourne dans un logement particulier non commercial doit toucher le remboursement au taux précisé à l'Appendice D - Indemnités - Module 4 de la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor. En outre, les coûts de transport terrestre doivent être autorisés lorsqu'ils sont rentables. La rentabilité doit être déterminée en comparant le coût total du transport et de l'hébergement dans un logement particulier non commercial à celui de l'hébergement dans un logement commercial ou un local d'hébergement du gouvernement ou d'une institution et du transport associé.

Pour les déplacements de plus de 30 jours civils consécutifs au même endroit, il convient d'encourager l'utilisation de résidences d'affaires, d'appartements, de logements particuliers non commerciaux et de locaux d'hébergement du gouvernement ou d'une institution. Les voyageurs qui décident de séjourner dans un hôtel après le 30e jour lorsque des résidences d'affaires ou des appartements sont libres à proximité du lieu de travail ne touchent que le remboursement prévu pour les frais de résidences d'affaires ou d'appartements disponibles.

15.2 Dépenses supplémentaires

Le fonctionnaire a également droit au remboursement de frais/droits de service, de dépenses réelles et raisonnables, de transactions financières tels que :

l'utilisation des guichets automatiques;
l'utilisation de la carte de voyage du gouvernement;
l'utilisation d'une carte de crédit/de débit;
la ou les commissions d'un établissement financier sur une opération en monnaie étrangère;
l'acquisition de chèques de voyage;
les frais d'encaissement de chèques.

Toute demande de remboursement doit être accompagnée de reçus et préciser la devise qui a été utilisée.

Le fonctionnaire a également droit au remboursement des frais d'un coffret de sûreté sur présentation de reçus.

15.3 Eau en bouteille

Les frais d'eau en bouteille doivent être remboursés lorsque cela est jugé nécessaire et le remboursement doit être étayé par des reçus et s'appliquer à une quantité raisonnable.

15.4 Taux de change

15.5 Garde des personnes à charge

Un fonctionnaire tenu d'effectuer un voyage en service commandé doit toucher le remboursement pour les dépenses réelles et raisonnables engagées pour la garde des personnes à charge. A cet effet, une indemnité quotidienne jusqu'à concurrence de 35 $CAN par ménage est remboursable si une déclaration est fournie. Si un reçu est fourni, l'indemnité quotidienne est remboursable jusqu'à concurrence de 75 $CAN par ménage si :

le fonctionnaire est le seul fournisseur de soins d'une personne à charge âgée de moins de 18 ans ou ayant une déficience physique ou intellectuelle; ou
les deux fonctionnaires vivant sous le même toit et travaillant pour le gouvernement fédéral sont les seuls fournisseurs de soins d'une personne à charge âgée de moins de 18 ans ou ayant une déficience physique ou intellectuelle et doivent en même temps effectuer un voyage en service commandé.

15.6 Communications à domicile

Pour chaque période de trois jours consécutifs en déplacement, les fonctionnaires touchent un remboursement correspondant à la valeur d'un appel de dix minutes à domicile, sur présentation des reçus.

Dans le cas de systèmes de communication par satellites, l'appel téléphonique ne doit pas durer plus de cinq minutes. Les fonctionnaires qui disposent d'une carte d'appels téléphoniques internationaux ou qui ont recours au réseau international de l'État pour parler à des membres de leur famille ne doivent pas réclamer le remboursement des frais d'appels téléphoniques à domicile.

15.7 Faux frais

Ne compte pas comme une partie de jour les journées où un vol de fin de soirée arrive à la zone d'affectation du voyageur après minuit.

L'exception suivante s'applique : soixante-quinze pour cent (75 %) de l'indemnité de faux frais doit être versée aux taux précisés à l'Appendice C - Indemnités - Modules 1, 2 et 3 de la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor à compter du 31e jour civil consécutif en déplacement au même endroit lorsque des résidences d'affaires ou des appartements situés à proximité du lieu de travail sont à la disposition du voyageur ou lorsque ce dernier opte d'occuper un logement particulier.

Lorsqu'un voyageur visite le même jour des lieux dans des pays différents, l'indemnité de faux frais devra être celle qui s'applique à l'endroit où il commence la journée.

15.8 Assurance

Voir la Partie II et l'Appendice A - Guide sur les protections d'assurance offertes aux fonctionnaires en cours de déplacement de la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor.

15.9 Repas

Le voyageur doit recevoir une indemnité de repas pour chaque petit déjeuner, déjeuner et dîner pendant son déplacement.

Les indemnités pour les repas doivent être remboursées selon les taux précisés à l'Appendice D - Indemnités - Module 4 de la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor. L'exception suivante s'applique : soixante-quinze pour cent (75 %) de l'indemnité de faux frais doit être versée aux taux précisés à l'appendice D de la Directive à compter du 31e jour civil consécutif en déplacement au même endroit lorsque des résidences d'affaires ou des appartements situés à proximité du lieu de travail sont à la disposition du voyageur ou lorsque ce dernier opte d'occuper un logement particulier.

Lorsque aucune indemnité de repas n'a été fixée pour un pays donné, ou que la variation soudaine des taux de change ou de fortes poussées inflationnistes invalident l'indemnité fixée, les frais réels et raisonnables sont remboursés sur présentation des reçus.

15.10 Périodes de repos

Sauf entente contraire, il faut fixer les itinéraires de façon à prévoir :

une période de repos convenable; et/ou
une escale pour la nuit après un temps de déplacement continu d'au moins neuf heures.

Le temps de déplacement correspond au temps passé dans tout moyen de transport en route vers la destination et le temps d'attente pour les correspondances immédiates. Cela comprend le temps de déplacement en direction et en provenance du terminus d'un transporteur.

Une période de repos convenable ne doit pas être indûment refusée.

15.11 Transports

les frais de sélection de siège dans le cas de transporteurs commerciaux, privés et/ou nolisés;
les frais d'améliorations aéroportuaires, non payés par ailleurs (p. ex. prépayés en tant qu'élément du tarif);
la taxe d'aéroport de départ, non payée par ailleurs;
les diverses autorisations de débiter, à l'égard d'un excédent de bagage/d'un poids excédentaire dans le cas de transporteurs commerciaux, privés et/ou nolisés (explication écrite également requise);
les « frais de changement » de billet de transporteur public pour fins gouvernementales officielles autorisées légitimes;
les frais et droits de service de transport obligatoires légitimes, engagés pendant un déplacement et non payés par ailleurs (p.ex. droits d'amarrage, péages pour route ou pont, les droits aux frais de traversier ou relatifs à tout autre service de transport).

(a) Commercial

Dans la mesure du possible, lorsque les transports commerciaux sont autorisés et utilisés, le voyageur doit recevoir les billets prépayés dont il a besoin.

Des voyages par avion en classe « affaires » doivent être autorisés lorsque disponibles et si le temps de déplacement continu en avion excède neuf heures. Le temps de déplacement continu en avion débute à l'heure prévue du départ et se termine à l'heure d'arrivée à destination ou au moment de l'escale pour la nuit ou du repos en escale correspondant à une escale pour la nuit. Lorsque le temps de déplacement continu ne dépasse pas neuf heures, toute exemption de l'obligation de voyager en classe économique doit être pré-approuvée par un vice-président ou un cadre de niveau équivalent sur présentation des justifications appropriées par écrit.

La norme applicable aux déplacements par train est la classe qui suit immédiatement la catégorie économique habituelle.

(b) Autres moyens de transport

(c) Véhicules

Dans l'intérêt de la sécurité au volant, le fonctionnaire autorisé à conduire lui-même une voiture ne devrait pas normalement parcourir une distance supérieure :

à 250 kilomètres après avoir travaillé toute une journée;
à 350 kilomètres après avoir travaillé une demi-journée;
à 500 kilomètres un jour où il n'a pas travaillé.

Les frais de stationnement doivent être remboursés lorsqu'il est plus pratique et économique de laisser le véhicule particulier au terminus pendant la période d'absence.

15.12 Voyages de fin de semaine au foyer

Le recours aux dispositions de voyage de fin de semaine au foyer ou de ses solutions de rechange ne constitue pas une interruption d'un déplacement continu au même endroit.

Un fonctionnaire en déplacement pendant une fin de semaine ou au-delà de cette période a droit à un voyage de fin de semaine au foyer pourvu que les conditions suivantes soient remplies :

l'horaire de travail permet son absence; et
des services de transport privés ou publics sont disponibles et il est à la fois raisonnable et pratique d'y recourir.

Pourvu que le fonctionnaire soit en déplacement continu, il peut revenir chez lui conformément au tableau ci-dessous :

Minimum de :
7 semaines = 1 voyage
12 semaines = 2 voyages
17 semaines = 3 voyages
22 semaines = 4 voyages

Le fonctionnaire obtient un remboursement pour le prix du billet d'avion aller-retour le plus économique, sur présentation des reçus, pour les frais nécessaires de transport terrestre pour se rendre au terminus du transporteur et en revenir et pour les repas servis en route. Les frais de repas et les faux frais payés à destination ne sont pas remboursés. Il n'est pas nécessaire d'annuler la réservation pour le logement au lieu de déplacement.

Le billet d'avion aller-retour le plus économique doit être réservé 14 jours d'avance et compter obligatoirement un séjour du samedi soir. Le fonctionnaire peut organiser ces voyages au foyer afin de répondre à des besoins personnels jusqu'à concurrence du nombre total de voyages auxquels il a droit.

15.13 Voyage de fin de semaine - solutions de rechange

(a) Pour le fonctionnaire

Pourvu que l'employeur n'exige pas du fonctionnaire qu'il demeure au lieu de déplacement, ce dernier peut passer la fin de semaine à un autre endroit. Les dispositions prises à cet égard sont fonction du contexte diplomatique et des mesures de sécurité. Pour avoir droit à un remboursement, l'employé devra : annuler le logement (et les repas fournis sur place) au lieu de déplacement; présenter un reçu pour le logement commercial occupé à l'autre endroit, le cas échéant; ne pas retourner à son domicile ou à sa zone d'affectation pendant la fin de semaine.

Le remboursement doit se limiter aux frais de maintien du fonctionnaire au lieu de déplacement et doit comprendre les frais de logement et des repas, les faux frais et les autres dépenses.

Le recours à cette disposition n'annule pas l'admissibilité du fonctionnaire aux voyages de fins de semaine au foyer.

(b) Pour le conjoint ou une personne à charge du fonctionnaire

En guise de solution de rechange aux voyages de fin de semaine au foyer par le fonctionnaire, le conjoint et/ou les personnes à charge peuvent être autorisés à rendre visite au fonctionnaire si cela n'entraîne pas de frais supplémentaires pour l'employeur. Le voyage par avion et les arrangements de voyage seront traités par les fournisseurs du gouvernement. Les frais de transport terrestre pour se rendre au transporteur public et en revenir seront remboursés. Les dispositions prises à cet égard sont fonction du contexte diplomatique et des mesures de sécurité. Il incombe au fonctionnaire de souscrire à une assurance pour son conjoint et/ou les personnes à charge.

Partie IV - Urgences, maladies, blessures et Décès

16. Décès en cours de déplacement

16.1 Si le fonctionnaire décède lorsqu'il est en déplacement, l'employeur doit autoriser le paiement des dépenses nécessaires qui s'ajoutent à celles qu'aurait occasionnées le décès s'il était survenu dans la zone d'affectation. Les frais remboursés doivent être réduits de tout montant payable en vertu de quelque autre autorisation. Les frais suivants sont inclus dans les dépenses qui peuvent être payées aux termes du présent paragraphe :

à l'endroit où le décès est survenu, l'ambulance, le corbillard, l'embaumement, le coffre extérieur (mais non le prix d'un cercueil) et tout autre service ou article requis par les lois locales en matière de santé; et
le transport de la dépouille jusqu'à la zone d'affectation ou, si les survivants en expriment le voeu, jusqu'à tout autre lieu, jusqu'à concurrence des frais occasionnés par le transport de la dépouille jusqu'à la zone d'affectation. Les frais d'escorte qui s'ajoutent aux frais de transport de la dépouille ne sont remboursés que lorsqu'une escorte est exigée par la loi.

16.2 Lorsque la dépouille n'est pas transportée, les frais de voyage d'un proche parent ou d'un représentant de la famille jusqu'au lieu d'inhumation sont remboursés comme s'il s'agissait d'un fonctionnaire.

17. Urgences, maladies et blessures au cours d'un voyage en cours de déplacement

17.1 Le remboursement des frais d'utilisation d'un véhicule convenable comme une ambulance ou un taxi doit être autorisé dans le cas du fonctionnaire qui tombe malade ou se blesse dans l'exercice de ses fonctions ou en déplacement lorsque, de l'avis de l'employeur, du fonctionnaire ou du médecin traitant, la nature de la maladie ou de la blessure est telle que le fonctionnaire doit être transporté à un centre de soins médicaux, au lieu de travail, au logement occupé en déplacement ou chez lui.

17.2 Le fonctionnaire touche le remboursement des dépenses nécessaires occasionnées par une maladie ou un accident survenant en cours de déplacement, dans la mesure où l'employeur est convaincu que ces dépenses s'ajoutent à celles que le fonctionnaire aurait engagées s'il était resté chez lui et qu'elles ne peuvent être remboursées en vertu d'une police d'assurance, de la Loi sur l'indemnisation des agents de l'État ou de toute autre autorisation.

17.3 Le fonctionnaire qui tombe malade ou qui est victime d'un accident dans un pays étranger doit recevoir si possible l'avance comptable nécessaire et justifiée s'il a à faire face à des frais médicaux élevés. Ces frais pourront plus tard être remboursés à l'employeur en vertu d'une police d'assurance personnelle, de la Loi sur l'indemnisation des agents de l'État ou de toute autre autorisation.

17.4 Lorsque, de l'avis du médecin traitant, l'état du fonctionnaire qui est tombé malade ou qui a eu un accident justifie la présence d'un proche parent ou d'un représentant de la famille, les frais réels et raisonnables de déplacement peuvent être remboursés à ce dernier, tout comme s'il s'agissait d'un fonctionnaire de la fonction publique.

17.5 Si le fonctionnaire en déplacement tombe malade ou a un accident, ou si une situation d'urgence se produit au foyer (maladie grave selon un médecin, feu, inondation, tempête de verglas, par exemple), il peut être autorisé à retourner chez lui plus tôt qu'il ne l'était prévu.

17.6 Si un voyage au foyer est effectué en vertu du présent article, il ne faut pas en tenir compte lorsqu'il s'agit de déterminer l'admissibilité du fonctionnaire aux voyages de fin de semaine au foyer.

17.7 Lorsqu'un voyage au foyer pour les raisons mentionnées dans le présent article n'est pas justifié, les frais réels raisonnables d'appels interurbains à la maison sont remboursés.

Partie V - Autorisations spéciales de voyager

Il existe certaines exceptions aux parties I, II, III et IV de la présente politique, lesquelles sont couvertes par les Autorisations spéciales de voyager du Conseil du Trésor pour le président, le conseil d'administration, le groupe de la direction, les agents contractuels, et les étudiants. La présente partie décrit les exceptions applicables à ces personnes ou groupes de personnes.

18. Président

Le président peut exercer un pouvoir discrétionnaire sur les dépenses liées à l'hébergement commercial, aux appels téléphoniques, aux repas et aux faux frais dépassant le maximum quotidien alloué, suivant les reçus présentés. Les dépenses liées aux repas ne doivent pas inclure l'alcool. Les coûts relatifs aux invités sont régis par la Politique sur l'accueil des IRSC et doivent être rapportés comme tels.

Le président devrait exercer leur pouvoir discrétionnaire avec prudence et probité, en restant conscients de ce que toutes les dépenses doivent contribuer à l'atteinte des objectifs de l'État. Même si des circonstances particulières peuvent justifier des dépenses exceptionnelles, le confort et la commodité raisonnables devraient servir de critère de base. Les dispositions de la présente politique contiennent des repères à cet égard. Le président doit rendre des comptes et être prêt à justifier ses dépenses, car en sa qualité de fonctionnaire il a pour obligation de se comporter de manière à subir sans effet à l'examen le plus minutieux du public.

19. Groupe de la direction / conseil d'administration

Cette section vise les membres du groupe de la direction des IRSC de niveau 13 ou de niveau supérieur; la seule exception est la classe d'affaires (voyages en avion) qui s'applique uniquement aux dirigeants de niveau 14 ou de niveau supérieur (mais non ceux exerçant des fonctions intérimaires) et aux membres du conseil d'administration. Durant leurs voyages ordinaires (19.3) en service commandé à l'extérieur de la zone d'affectation (à l'exception des fins de semaine au foyer, des déplacements prolongés, des réinstallations et des dépenses engagées pour des invités qui font automatiquement partie des frais d'accueil), les personnes visées par cette section jouissent d'une certaine latitude, comme suit :

19.1 Repas

Les personnes peuvent réclamer les indemnités journalières de repas ou leurs frais de repas réels et raisonnables étayés par des reçus. Si la demande de remboursement des frais réels (étayée par des reçus) porte sur un repas en particulier, les indemnités de repas s'appliquent aux autres repas payés ce jour-là (les reçus ne sont pas requis).

Lorsqu'on demande le remboursement de frais réels, il ne faut pas inclure les boissons alcoolisées ni les frais liés aux invités ou aux collègues, ni les frais de repas supplémentaires de service aux chambres, frais que le demandeur doit indiquer clairement, d'ailleurs. Les employés doivent fournir le reçu de leur propre addition, plutôt que de réclamer une addition couvrant le repas de plusieurs personnes, sauf dans les cas assujettis à la Politique financière sur les activités d'accueil au Canada [ PDF (173 Ko) ] des IRSC.

19.2 Faux frais

L'indemnité de faux frais couvrent des dépenses comme le blanchissage, le nettoyage à sec, les pourboires, l'achat de journaux, la détérioration des bagages,même si l'un ou l'autre de ces dépenses peut être plus élevée un jour en particulier.
Quiconque réclame le remboursement de frais réels et raisonnables doit indiquer, de façon succincte, sur le formulaire Demande d'indemnité de déplacement pourquoi les indemnités de repas ou de faux frais n'ont pas été suffisantes dans les circonstances.
L'indemnité de faux frais est cumulative. Par exemple, même si des dépenses comme le blanchissage et le nettoyage à sec sont peu susceptibles d'être engagées avant le troisième jour, l'indemnité est versée chaque jour, de façon à ce que l'employé dispose des fonds voulus lorsqu'il devra effectuer ces dépenses.
Il est possible de demander le remboursement de faux frais réels dans des circonstances inhabituelles. Toutefois, si l'on décide de réclamer des indemnités de faux frais réels au lieu des indemnités de faux frais prédéterminés, les faux frais pour tout le voyage seraient uniquement remboursés d'après les reçus fournis.
On recommande d'indiquer, à des fins de repérage ultérieur, les demandes de remboursement présentées par les membres du groupe de la direction, au cas où le Secrétariat du Conseil du Trésor exigerait une vérification interne.

19.3 Taxis et stationnement

Pour les voyages en service commandé avec nuitée en dehors de la zone d'affectation, les dépenses réelles effectuées pour les taxis et le stationnement peuvent être remboursées sans reçus, mais les reçus peuvent être soumis si préféré.

19.4 Hôtels

Répertoire des établissements d'hébergement et des entreprises de location de véhicules de TPSGC ne regroupe plus les établissements dans les pages blanches ou vertes. Les établissements sont maintenant regroupés par leur équivalent, selon qu'ils s'inscrivent dans la limite de tarif de la ville ou au-dessus de cette limite. L'hébergement qui s'inscrit dans la limite de tarif de la ville doit être préféré. Suite aux modifications du Budget du 25 février 1992, on doit justifier sur la demande d'indemnité l'utilisation d'établissements au-dessus de la limite de tarif de la ville. La sélection de ces établissements devrait répondre aux critères de rentabilité ou parce que des circonstances exceptionnelles la justifient.

19.5 Appels téléphoniques à domicile

Pour les voyages au Canada et dans les États continentaux des É.-U., les frais de communications à domicile sont inclus dans les faux frais.

Pour les voyages internationaux, si le fonctionnaire n'a pas de carte d'appels interurbains ou s'il ne peut s'en servir parce que les villes ne sont pas reliées au réseau, comme c'est le cas habituellement pour les voyages outre-mer, les dispositions normales régissant les appels téléphoniques s'appliquent (voir les articles 15.6 de la Politique sur les voyages des IRSC).

Si le cadre a une carte d'appels interurbains et s'il peut s'en servir, il devrait l'utiliser plutôt que de demander séparément le remboursement des appels téléphoniques à domicile. On demande aux intéressés de faire preuve de discernement et de modération en ce qui a trait à la fréquence et à la durée des appels à domicile.

19.6 Classe d'affaires pour le vol

Le président est tenu par une directive gouvernementale de réduire les déplacements en classe « affaires » par le groupe de la direction (niveau 14 et plus sur l'échelle des IRSC) et le conseil d'administration.

Note

Il est permis de voyager en classe « affaires » si la destination est située à 850 kilomètres aériens (les distances en kilomètres/milles aériens figurent sur les itinéraires de voyage) ou plus du point de départ.
Les voyages en première classe sont supprimés sur l'ordre du Cabinet le 25 février 1992;
La permission de voyager en classe « affaires » ne s'applique pas aux cas de réinstallation et de voyage à domicile les fins de semaine (lorsque l'employé revient au lieu de son service commandé immédiatement après la fin de semaine);
Lorsqu'il n'y a pas de place en classe « affaires » , le fonctionnaire doit voyager en classe économique (ou à tarif réduit) et ne peut se faire rembourser le tarif d'un voyage en première classe;
Les personnes qui accompagnent les fonctionnaires susmentionnés ne sont pas autorisées à voyager dans une classe supérieure aux frais de l'employeur.

20. Agents contractuels

20.1 Indiquer les frais de voyage dans le contrat

Les annexes B, C et D de la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor précisent les taux et les indemnités consentis pour les voyages en service commandé. Il faut considérer les frais de voyage comme des sommes payables en vertu du marché même. Toutes les dépenses de voyage devraient être précisées, et le montant devrait être inclus dans le coût total du marché. Seuls les reçus originaux des agents contractuels seront acceptés. On ne pourra accorder de remboursement aux agents contractuels s'ils présentent des photocopies de factures d'hôtels, de billets d'avion, etc.

20.2 Sommes à payer

Lorsqu'il est précisé dans le contrat que « les déplacements sont assujettis à la Politique sur les voyages des IRSC, seules les indemnités négociées de repas, de kilométrage et de faux frais mentionnées aux annexes B, C et D de la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor et les dispositions visant les « voyageurs » plutôt que les « fonctionnaires » s'appliquent. Il incombe aux IRSC d'indiquer aux agents contractuels (et aux soumissionnaires des marchés) les taux et les indemnités en vigueur.

20.3 Marchés sans honoraires

Il est possible de conclure des marchés de services pour lesquels on ne paiera que les frais de voyage de l'agent, en tout ou en partie, sans que des honoraires lui soient versés. Il peut s'agir, par exemple, de marchés conclus avec des experts-conseils du secteur privé. Lorsque le marché se fait par entente verbale, les fonctionnaires investis du pouvoir de payer devraient obtenir de l'autorité contractante une note exposant les conditions de l'engagement dont il a été convenu et les dispositions applicables aux voyages.

20.4 Tarifs aériens

Afin de restreindre les coûts, les IRSC rembourseront les billets d'avion des agents contractuels jusqu'à concurrence du montant maximal prévu pour les billets de la classe économique plein tarif. Les agents contractuels doivent s'efforcer d'obtenir le meilleur tarif possible, notamment en profitant des vols nolisés et d'autres rabais, et de faire leurs réservations immédiatement après l'approbation du marché afin de pouvoir bénéficier des tarifs les plus bas. Les IRSC conservent le droit de limiter le remboursement des billets d'avion lorsque le tarif le plus bas n'a pas été retenu. Les suppléments pour voyage en classe « affaires » ou en première classe peuvent être payés personnellement par l'agent contractuel ou par la société privée, selon la politique de celle-ci.

20.5 Véhicules particuliers

Les agents contractuels qui utilisent des véhicules particuliers sont entièrement responsables des risques associés à la conduite du véhicule et sont tenus de souscrire une assurance contre ces risques. Les primes d'assurance de base sont payées par l'agent contractuel et elles ne sont pas remboursées comme telles, étant incluses dans l'indemnité de kilométrage (annexes A et B de la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor). Ce type de transport n'est permis que s'il est rentable - en tenant compte des frais de stationnement et des heures facturées - par rapport aux modes de transport commerciaux.

20.6 Assurance

Il incombe à l'agent contractuel de souscrire une assurance offrant une couverture pour les automobiles, les accidents, la maladie, les voyages par avion et l'immunisation.

20.7 Réservations - Avion et hôtel

Pour être en mesure de profiter de tarifs réduits, les IRSC, s'ils estiment que cela est faisable, peuvent s'occuper eux-même des réservations pour le transport et le logement. Lorsque les IRSC ne font pas les réservations, la direction des hôtels n'est pas obligée d'accorder aux entrepreneurs de l'État le tarif préférentiel habituellement réservé aux fonctionnaires, mais elle peut néanmoins décider de le faire. Les agents contractuels sont censés choisir des hôtels à prix raisonnable et ils risquent de n'obtenir qu'un remboursement partiel de leurs dépenses réelles s'ils réclament des frais d'hébergement ou de transport exagérément élevés. Les agents contractuels qui sont hébergés par des amis ou des parents obtiennent une indemnité au taux d'un logement particulier non commercial.

20.8 Remboursement des frais

Les agents contractuels, lorsqu'on leur conseille de le faire, peuvent prendre leurs propres dispositions de voyage. Ils peuvent s'adresser à des agences privées ou directement aux transporteurs publics. En pareils cas, on s'attend que le voyageur paie lui-même toutes les dépenses de voyage et se fasse rembourser ensuite par les IRSC ses dépenses et autres frais de subsistance réels. Les dépenses comme les appels téléphoniques à domicile, la garde d'enfants et les voyages de fin de semaine au foyer ne sont pas remboursées aux agents contractuels. Tout paiement dépassant les limites fixées doit être approuvé par écrit au préalable par le président.

21. Étudiants

Les allocations de déplacement pour les personnes qui participent à l'un des programmes d'embauche des étudiants sont publiées dans les Conditions d'emploi pour les étudiants. La Politique sur l'embauche des étudiants du Conseil du Trésor fournit d'autres informations à ce sujet.

Surveillance et rapports

Conformément à la décision du gouvernement sur la divulgation proactive des dépenses de voyage et d'accueil annoncée le 12 décembre 2003, les IRSC publieront en ligne les dépenses de voyages du Président, du Vice-président exécutif et des Vice-présidents. Les Opérations financière mettront à jour régulièrement les renseignements publiés sur le site Web des IRSC, et ils surveilleront activement leurs pratiques de gestion et contrôles à l'appui de la présente politique.

Sur une base annuelle, les Opération financière divulgueront le montant total des dépenses annuelles de voyages respectivement pour le ministère, par le biais de son site Web, y compris une brève description des principaux écarts par rapport aux dépenses réelles de l'exercice précédent. Le moment de cette divulgation doit coÃ¯ncider avec le dépôt du Rapport ministériel sur le rendement.

Les Opérations financière signaleront toute non-conformité systématique ou répétée au Gestionnaire des contrôle internes afin que celui-ci puisse corriger toute lacune dans la teneur ou la formulation de la politique, ses procédures connexes et le matériel de formation pertinent. Les Opérations financières examineront aussi les dépenses de voyage de façon permanente afin de s'assurer que le personnel des IRSC se conforme à la politique et ils recommanderont un complément de formation au besoin pour le personnel concerné.

Le Secrétariat du Conseil du Trésor évaluera régulièrement l'application de la politique en examinant les rapports de surveillance et de vérification interne des IRSC, ainsi que les données du site Web des IRSC et les autres renseignements qui peuvent être tirés des systèmes financiers centraux.

Demandes de renseignements

Plus d'information peut être obtenue auprès de :

Opérations financières
Téléphone : 613-952-5217
Courriel : Sandra.Ramkerrysingh@cihr-irsc.gc.ca

Date de modification :: 2011-08-22