Guide sur le traitement des documents utilisés dans le cadre de l’évaluation par les pairs

Les documents relatifs aux demandes et à l’évaluation par les pairs renferment des renseignements personnels et de l’information dont la divulgation non autorisée pourrait vraisemblablement causer un préjudice grave (comme un traitement préjudiciable, une atteinte à la réputation ou la perte d’un avantage concurrentiel) à une personne, à une organisation ou au gouvernement. Ainsi, ces documents sont assujettis à la Loi sur la protection des renseignements personnels, à la Loi sur l’accès à l’information ainsi qu’à la Politique sur la sécurité du gouvernement. Des mesures doivent être respectées afin de préserver la stricte confidentialité des renseignements contenus dans les demandes, les évaluations internes et externes ainsi que les discussions des comités. La collecte, l’utilisation, la divulgation (verbale ou écrite), la conservation ou l’élimination inappropriées ou non autorisées de ces renseignements peuvent entraîner une atteinte à la vie privée.

Procédures de traitement des documents

La documentation et l’information que les IRSC ont confiées aux pairs évaluateurs et aux observateurs doivent demeurer strictement confidentielles. Elles ne doivent être utilisées qu’aux fins pour lesquelles elles ont été obtenues au départ, à savoir l’évaluation des demandes et la formulation de recommandations de financement, le cas échéant.

Le nom des candidats retenus et les renseignements concernant les subventions ou les bourses doivent demeurer confidentiels jusqu’à ce que les IRSC prennent une décision et l’annoncent officiellement aux candidats et au public. L’identité des candidats non retenus ou non admissibles ne doit être ni diffusée ni divulguée, à moins que la loi ou les tribunaux ne l’exigent.

1. Conservation

Tous les documents liés au processus d’évaluation par les pairs doivent être conservés de façon sécuritaire pour prévenir tout accès non autorisé.

• N’imprimez pas les documents relatifs aux demandes et à l’évaluation par les pairs.
• Évitez d’enregistrer ces documents sur le réseau de votre organisation.
• Ouvrez et consultez les documents en ligne.
  • Si une version électronique des documents relatifs à l’évaluation par les pairs est requise, veuillez les enregistrer sur le lecteur de disque dur de votre ordinateur ou un périphérique de stockage, en veillant à mettre en place des mesures de sécurité, comme protéger votre bureau, votre ordinateur portable ou vos fichiers à l’aide d’un mot de passe sécurisé.
• Supprimez les fichiers électroniques dès que vous n’en avez plus besoin.

2. Transmission

Les renseignements contenus dans les documents relatifs à l’évaluation par les pairs étant confidentiels¹, leur transmission doit être restreinte aux cas où elle est absolument nécessaire.

• Il faut soumettre toutes les évaluations dans RechercheNet et éviter de les envoyer par courriel.
• La transmission des documents relatifs aux demandes et à l’évaluation par les pairs se fait dans le canal privé prévu à cet effet dans MS Teams².
• Il ne faut transmettre aucun des renseignements figurant dans les documents relatifs aux demandes et à l’évaluation par les pairs aux parties prenantes non autorisées.

Les documents écrits utilisés pour mener à bien le processus d’évaluation sont en général mis à la disposition des candidats lorsque ceux-ci sont informés des résultats du concours.

3. Destruction

Lorsqu’ils ne sont plus nécessaires, les documents et les fichiers relatifs aux demandes et à l’évaluation par les pairs doivent être détruits de façon sécuritaire.

• Tous les documents enregistrés localement doivent être supprimés dès que possible.
• Les canaux privés dans MS Teams réservés aux comités d’évaluation par les pairs ne seront plus accessibles une fois toutes les évaluations terminées.

Processus à suivre en cas d’atteinte à la vie privée

Si vous soupçonnez que la confidentialité d’un document relatif à une demande ou à l’évaluation par les pairs a été compromise (p. ex. vol d’un ordinateur, perte d’un document), veuillez en informer votre coordonnateur de l’évaluation par les pairs immédiatement.

Pour toute demande de renseignements :

Centre de contact des IRSC

Des agents sont à votre disposition du lundi au vendredi, de 7 h à 20 h (HE).

Téléphone : 613-954-1968
Sans frais : 1-888-603-4178
support-soutien@cihr-irsc.gc.ca

Date de modification :

2023-09-12