Étude de cas no 1 : Programme des examinateurs de la collectivité des IRSC

À l'automne 2004, les IRSC ont lancé le Programme des examinateurs de la collectivité en tant que projet pilote de participation du public au système d'examen par les pairs. Ce projet donnait suite à l'engagement des IRSC d'accroître la participation du public et des intervenants à la recherche en santé au Canada, en plus de contribuer à la transparence et à l'imputabilité de nos processus d'examen par les pairs. Son lancement comme projet pilote visait à déterminer la faisabilité d'intégrer le public aux comités d'examen par les pairs. Au cours de son évolution de projet pilote à un programme complet, le Programme des examinateurs de la collectivité a pu compter sur un soutien constant. Le projet pilote est officiellement devenu un programme à l'été 2007. Le nombre des comités d'examen engagés dans le programme est passé de quatre, au tout début, à 25 au printemps 2009. Il s'agit essentiellement d'affecter un examinateur de la collectivité à un comité d'examen par les pairs constitué pour un concours de subventions de fonctionnement ouvertes. Les examinateurs ont des devoirs à remplir même s'ils n'ont pas le droit de vote. Une partie de leur rôle consiste à fournir de la rétroaction aux candidats sur les résumés non scientifiques soumis à leur comité, ainsi qu'à désigner des projets d'intérêt pour le public à mettre en lumière dans les activités de communication des IRSC. Ils peuvent aussi travailler avec les IRSC pour améliorer les communications externes et promouvoir l'engagement du public. Enfin, les examinateurs de la collectivité rédigent des commentaires sur les travaux du comité (p. ex. qualité, volume et variété des projets examinés) et sur la structure et l'objectivité des discussions.

Depuis son inauguration, le programme a amélioré ses outils de sélection des participants bénévoles, d'orientation, de formation, d'attribution des rôles et responsabilités et de rétroaction. Au début, les objectifs du programme n'étaient pas clairement définis et les processus de recrutement et d'orientation étaient plutôt informels. Il était difficile de déterminer comment assurer le mieux possible la participation significative et pertinente des non-scientifiques dans un groupe de pairs examinateurs. Il y avait aussi au départ une certaine crainte de la part des intervenants concernant le degré de participation de ces personnes et l'impact de leur présence sur les discussions entourant les examens. Aujourd'hui, grâce à l'orientation et à la formation, ces craintes ont été grandement réduites. L'orientation et la formation conçues pour le Programme des examinateurs de la collectivité sont très détaillées et comportent de la formation destinée non seulement aux examinateurs de la collectivité, mais aussi aux membres et aux présidents des comités. Différentes séances, avec présentations en PowerPoint et documentation écrite, ont été conçues à l'intention de chaque groupe cible.

Le recrutement des examinateurs de la collectivité repose sur des critères de sélection particuliers. Un examinateur de la collectivité doit être impartial et doit valoriser et soutenir la mission des IRSC. Il ne peut faire en même temps partie du milieu universitaire ou de la recherche en santé, mais il doit posséder de l'expérience de travail en comité. L'objectif est de maximiser la représentativité des participants aux comités, mais la réalité est que les aspirants examinateurs de la collectivité ont habituellement un intérêt direct dans la recherche scientifique ou la santé.

Le programme utilise un système de libre candidature fonctionnant avec RechercheNet. La possibilité de devenir examinateur de la collectivité est « annoncée » par le biais des membres et des examinateurs de la collectivité en poste, du personnel des IRSC, de l'Association canadienne d'administrateurs de recherche universitaire, des délégués universitaires des IRSC, des Cyberalertes des IRSC, des conseils consultatifs d'institut et du site Web des IRSC. Le processus débute par une présélection des demandes reçues en ligne. Les participants répondant aux critères de présélection sont contactés pour une entrevue téléphonique et on procède à une vérification des références. Au cours de l'entrevue, l'agent de programme fournit une description claire (et réaliste) du rôle d'examinateur de la collectivité. Cela permet aux candidats de voir si le poste les intéresse et s'ils ont la disponibilité voulue. Le directeur adjoint des IRSC et le président de chaque comité d'examen par les pairs se chargent de l'étape finale du processus de sélection. Au terme du processus, le nouvel examinateur de la collectivité reçoit une lettre de confirmation dans laquelle on lui offre un mandat de trois ans.

Les mécanismes de rétroaction sont essentiels au succès du programme. Un formulaire de rétroaction des examinateurs de la collectivité a été créé pour recueillir leurs commentaires sur l'utilité et la qualité de leur orientation, la convivialité de RechercheNet, le niveau de service offert par le personnel des IRSC, leur expérience à la réunion du comité, leur recrutement et d'autres commentaires généraux. Pareillement, les présidents de comités et les directeurs adjoints sont priés de remplir un questionnaire d'évaluation du rôle, de la participation et du rendement de l'examinateur de la collectivité au sein de leur comité. Ce système permet aux IRSC de demeurer en contact avec les deux volets du programme et d'évaluer constamment la correspondance du programme à ses objectifs.

Dans l'ensemble, le programme permet de tirer des leçons précieuses sur la gestion efficace des bénévoles : il couvre l'orientation et la formation détaillées, la sélection, l'affectation et l'évaluation. Avant tout, les membres du personnel des IRSC doivent se rappeler que les examinateurs de la collectivité sont des bénévoles (c.-à-d. ils sont motivés à donner de leur temps par leur intérêt et leur désir de rendre à la collectivité). Les pairs examinateurs sont aussi des bénévoles, mais d'un genre différent; les chercheurs financés par les IRSC sont tenus de contribuer au système d'examen par les pairs, et ils profitent aussi du développement professionnel découlant de cette expérience. En revanche, les examinateurs de la collectivité sont des membres du public qui ont eux-mêmes communiqué avec les IRSC pour consacrer de leur temps à la recherche en santé. L'organisation doit être réaliste dans ses demandes à ces bénévoles et doit apprécier toutes les contributions qu'ils sont en mesure de faire.

Ce programme possède une valeur énorme pour les IRSC. En plus de démystifier les IRSC et le processus d'examen par les pairs pour les membres du public, le programme aide à former des porte-parole pour les IRSC et la recherche en santé en général. Les examinateurs de la collectivité peuvent également aider les chercheurs en santé à comprendre l'importance d'engager le public et d'écrire pour des non-scientifiques. Comme les chercheurs disent souvent que le résumé non scientifique est la partie la plus difficile d'une demande, la rétroaction des membres du public peut leur être extrêmement bénéfique. Le succès du programme a mené à son élargissement (noté plus haut) et à l'adhésion d'intervenants clés. Les IRSC ont reçu des commentaires positifs de leurs partenaires des trois conseils, des universités et du public. Le programme a aussi permis aux IRSC de déterminer quelles activités peuvent aider à communiquer les résultats positifs des investissements dans la recherche en santé.

Date de modification :

2014-01-03