Programmes de bourses salariales et de bourses de formation

a) Il existe deux principales conditions d'admissibilité, qui s'appliquent dans tous les cas : le titulaire doit être affilié à un établissement admissible et doit occuper un rôle approprié. Les trois rôles possibles dans le cas des bourses salariales et des bourses de formation sont : étudiant (étudiant à la maîtrise ou au doctorat ou professionnel de la santé qui travaille à l'obtention de son diplôme sous la supervision d'un chercheur indépendant), boursier (stagiaire postdoctoral ou détenant un diplôme professionnel d'études supérieures dans le domaine de la santé qui est supervisé par un chercheur indépendant) et chercheur (chercheur indépendant employé par un établissement). Bien que les établissements rapportent la présence des titulaires adéquatement, ils n'indiquent pas clairement leur statut de stagiaire, de boursier ou d'employé. Lorsqu'une personne change de rôle (par ex. un stagiaire devient un chercheur indépendant à l'établissement en question), la déclaration annuelle reçue par les IRSC peut révéler que le titulaire travaille toujours à l'établissement, sans indiquer que ce dernier a changé de rôle.

Sur les 181 dossiers examinés à cet égard, l'admissibilité en fonction du rôle occupé a posé problème dans un seul cas. Or, comme les IRSC n'exigent pas explicitement des candidats qu'ils confirment leur admissibilité en fonction du rôle qu'ils occupent, le degré de non-conformité demeure inconnu.

De plus, certains types de possibilités de financement (généralement celles pour des bourses offertes grâce à du financement stratégique) peuvent comprendre des exigences supplémentaires relatives à l'admissibilité continue. Ces dernières doivent elles aussi être révisées chaque année.

Responsable : directeur des Finances

Mesures : La Division des finances des IRSC procédera à une révision approfondie de la note envoyée à chaque établissement d'accueil annuellement pour confirmer l'admissibilité des titulaires de bourses.

La Division des finances des IRSC envisagera donc de modifier cette note pour favoriser une confirmation annuelle plus complète qui tienne compte de tous les éléments relatifs à l'admissibilité.

Échéance : 31 octobre 2010

b) Les bourses financées par des partenaires et gérées par les IRSC sont comptabilisées en tant que sommes « consignées » jusqu'à ce que des mesures précises soient appliquées (se traduisant généralement par le dépôt de fonds, par le partenaire concerné, dans un compte des IRSC); leur statut devient alors « octroyées sans condition ». La déclaration d'admissibilité annuelle se base sur un rapport que produit chaque établissement au moyen du Système d'information électronique (le SIE, utilisé pour le traitement des subventions et des bourses), et ce, seulement pour les dossiers qui disposent de fonds « octroyés sans condition » pour l'année à venir. Cette façon de faire risque donc de générer une liste incomplète qui ne comprenne pas les bourses dont les IRSC sont responsables mais pour lesquelles les fonds ne sont pas encore considérés comme « octroyés sans condition ».

On a relevé un tel problème dans seulement 2 des 181 dossiers examinés.

Responsabilité : directeur des Finances

Mesures : La Division des finances des IRSC rencontrera les Services de gestion de l'information, de la technologie et de l'administration (SGITA) pour discuter de la possibilité d'ajouter les bourses financées par des partenaires et qui sont consignées aux rapports produits dans le cadre du processus de déclaration d'admissibilité annuelle.

Si cette possibilité se révèle faisable et rentable, la Division des finances travaillera en étroite collaboration avec les SGITA pour s'assurer que ces nouveaux rapports seront prêts à être utilisés avant le prochain processus de réaffirmation d'admissibilité annuelle, prévu pour février 2011.

Échéance : 31 janvier 2011.

Il arrive que les IRSC négligent plusieurs des exigences qui figurent dans le GSB, par exemple :

• Les candidats étrangers et les Canadiens qui suivent une formation à l'étranger doivent fournir leurs visas, mais aucun des dossiers examinés ne contenait les documents pertinents.
• En ce qui concerne les congés de maternité, la date de naissance ou d'adoption ne figurait pas toujours dans les dossiers examinés.
• Les IRSC n'attendent pas la confirmation que l'établissement a bien reçu les fonds offerts par les partenaires et les attestations liées à l'éthique, aux risques biologiques ou autres avant de verser les fonds.
• Les IRSC n'effectuent aucun suivi lorsqu'un directeur de recherche n'approuve pas les sources de revenus du candidat autres que des bourses.

Par contre, dans certains cas, les pratiques du personnel vont au-delà des exigences présentées dans le GSB. En voici quelques exemples :

• En ce qui concerne certaines demandes de congés, les IRSC exigent une confirmation du retour du bénéficiaire dans le milieu de formation ou le remboursement des sommes versées si celui-ci met fin à ses activités peu de temps après son retour.
• Le Secrétariat des trois Conseils (IRSC, Conseil de recherches en sciences humaines et Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie) procède à la comparaison des demandes reçues en effectuant chaque année une rotation au cours de laquelle chaque organisme cerne les demandes redondantes, qui sont ensuite retirées. Ce processus de contrôle n'est pas consigné et les rôles et les responsabilités qui s'y rapportent ne sont pas définis officiellement.

Pour certaines possibilités de financement, les exigences figurant dans la page contenant les renseignements sur la possibilité en question ne sont pas révisées ou encore ne sont pas spécifiées dans les dossiers des bénéficiaires ou des concours, notamment :

• les exigences particulières d'une possibilité de financement telles que la présentation de rapports d'étape ou finaux;
• l'examen de la pertinence pour les bourses stratégiques, absent de plusieurs dossiers de concours et de bénéficiaires;
• la mention de la participation des partenaires dans les lettres de notification.

Responsable : directeur du Développement de la capacité en recherche

Mesures : En ce qui a trait aux exigences du GSB qui ne sont pas toujours respectées, on formera un groupe de travail dont le mandat sera d'examiner chaque cas et de déterminer la démarche à entreprendre pour s'assurer que les obligations en question sont appliquées ou que les modifications devant être apportées au GSB sont proposées.

Pour ce qui est des pratiques courantes qui vont au-delà des exigences du GSB, un groupe de travail se chargera d'en déterminer la nécessité. Les résultats seront consignés comme il convient (mise à jour du GSB, des Procédures de fonctionnement normalisées [PFN], etc.).

Dans les cas où les documents exigés dans la possibilité de financement manquent aux dossiers de demande ou de concours, les PFN seront révisées afin de s'assurer que la démarche à suivre appropriée est présentée de manière détaillée.

Échéancier : Un groupe de travail sera formé au début juillet 2010. Le travail relatif aux mesures susmentionnées sera effectué au cours de l'été (mois de juillet et août) pour que les solutions proposées puissent être présentées en septembre ou en octobre 2010.

Sur les 181 dossiers examinés au cours de la vérification, 40 correspondent à du financement octroyé, en totalité ou en partie, par des partenaires, c'est-à-dire par les instituts des IRSC ou encore des organisations externes qui ont utilisé le processus d'examen par les pairs des IRSC pour ce qui est du financement de bourses destinées à des domaines stratégiques précis. La part du financement revenant aux IRSC et à ses partenaires varie considérablement, allant des fonds de contrepartie à des bourses financées exclusivement par des partenaires. Les documents utilisés et les processus de demande suivis diffèrent également : tandis que certains partenaires privilégient les formulaires de demande et les infrastructures propres aux IRSC, d'autres préfèrent fournir les leurs. Cette absence d'uniformité semble avoir entraîné le non-respect des exigences propres aux IRSC relativement à l'annonce publique des bourses, aux dates d'entrée en vigueur du financement, à l'administration suivant l'attribution des bourses, aux évaluations d'admissibilité annuelles, à la remise de feuillets T4 ou T4A aux bénéficiaires payés directement, au versement d'avantages sociaux aux détenteurs de bourses salariales ainsi qu'à la collecte et à la distribution de rapports d'activités.

Lors de l'évaluation des 40 bourses de partenariat, on a constaté 11 aspects non conformes aux exigences énoncées dans le GSB.

Responsable : directeur, Partenariats et engagement des citoyens

Mesures : La direction responsable travaillera de concert avec les directions du Développement de la capacité en recherche (DCR) et des Initiatives ciblées (IC) afin de clarifier les responsabilités et les rôles relatifs à la gestion des demandes et à l'administration suivant l'attribution des bourses de partenariat et de s'assurer que les ententes de collaboration (et les possibilités de financement, le cas échéant) présentent clairement les responsabilités qui incombent à chacune des parties.

Échéance : 31 décembre 2010

Il existe un processus permettant de confirmer les dépenses d'allocations de recherche versées aux bénéficiaires à partir des comptes communs des établissements d'accueil, qui se termine soit par un remboursement, soit par la confirmation des établissements que la totalité des fonds ont été dépensés. Cependant, pour ce qui est des paiements qui sont versés directement aux bénéficiaires, aucun processus ne permet de vérifier si un solde non dépensé doit être remboursé. Dans le SIE, l'agent financier des Subventions et des bourses confirme que la totalité de l'allocation de recherche a été dépensée, qu'il ait reçu ou non des renseignements à cet effet de la part du bénéficiaire. Bien que le montant de chacune des bourses individuelles soit généralement peu élevé (entre 1 000 $ et 5 000 $ par bénéficiaire annuellement), la somme totale de celles-ci peut s'avérer considérable. Par exemple, la valeur totale des allocations de recherche versées dans le cadre de programmes de bourses de recherche et de doctorat au cours de l'exercice 2009-2010 a dépassé 800 000 $.

Sur les 181 dossiers examinés, 125 comprenaient des allocations de recherche; dans 63 de ces cas, la période d' « autorisation d'utiliser les fonds » était terminée, et 18 de ces 63 dossiers correspondaient à des paiements versés directement à des bénéficiaires se trouvant à l'étranger et pour lesquels on a confirmé l'état d'utilisation des fonds dans le SIE sans même disposer des renseignements pertinents.

Responsable : directeur des Finances

Mesures : La vérification des soldes non dépensés pour les allocations de recherche versées directement aux bénéficiaires représente un défi de taille.

La plupart des subventions et des bourses des IRSC sont gérées par les établissements d'accueil et, en pareils cas, il est beaucoup plus facile d'obtenir, de la part d'un tiers, la preuve de l'existence ou de l'absence de soldes non dépensés. Il n'existe par ailleurs actuellement aucune façon rentable de vérifier les soldes non dépensés des bénéficiaires recevant des paiements directs qui ne sont affiliés à aucun établissement postsecondaire canadien. La Division des finances des IRSC a évalué la possibilité d'envoyer des demandes de renseignements relatifs aux soldes non dépensés aux bénéficiaires d'allocations de recherche individuelles, mais a conclu qu'on ne pouvait se fier à de l'information fournie par les bénéficiaires eux-mêmes.

La Division des finances amorcera des discussions avec l'équipe du Portefeuille de la recherche afin de déterminer la nécessité d'une allocation de recherche distincte et, s'il y a lieu, les stratégies et les mesures pouvant être utilisées pour s'assurer que l'on contrôle adéquatement le risque de non-remboursement des fonds non dépensés.

Échéance : 30 novembre 2010

Sur les 181 dossiers de bénéficiaires examinés, un est demeuré introuvable; on lui a donc substitué un dossier équivalent pour constituer un échantillon complet. Par ailleurs, sur les 38 dossiers d'établissements examinés, deux dossiers financiers relatifs à deux exercices manquaient à l'appel, ce qui a des répercussions sur 16 dossiers de bénéficiaires.

L'impossibilité de localiser certains dossiers réduit la capacité du personnel de gestion à effectuer le suivi ou la révision de ceux-ci. En outre, tout dossier manquant entraîne des problèmes relatifs à la protection des renseignements personnels et à la confidentialité. On a déjà constaté cette difficulté à localiser des dossiers dans des vérifications antérieures.

Responsable : chef des Services à la clientèle

Mesures : Les SGITA ont proposé l'implantation d'un système de gestion des documents et des dossiers électroniques (SGDDE) qui permettrait de résoudre nombre des problèmes soulevés dans la vérification. Une analyse de rentabilisation est en cours pour déterminer le financement disponible qui permettra ou non la réalisation de ce projet.

À plus court terme, le Service de gestion des documents a déjà entrepris les actions suivantes :

Création de documents
On travaille à la création de documents uniformisés pour le compte commun de bourses. À l'heure actuelle, les renseignements du compte commun sont gardés dans des chemises-accordéons. Cette nouvelle mesure permettra une meilleure gestion des documents et de leur contenu sur le plan de la responsabilité.

Échéance : juillet 2010

Activités de sensibilisation

1. Le gestionnaire du Bureau de la gestion des documents rédige désormais un « conseil du mois » dans le bulletin d'information des Ressources humaines (RH). Le numéro de septembre traite de l'échange d'information (aucun bulletin n'est paru en juillet ni en août), et le gestionnaire du Bureau de la gestion des documents ajoutera un commentaire concernant la mise en circulation des dossiers.
2. Le gestionnaire du Bureau de la gestion des documents affichera un avis, au comptoir du Bureau, décrivant les rôles et les responsabilités de la personne qui emprunte des documents en ce qui a trait à la sauvegarde et au transfert de ceux-ci ainsi qu'à leur retour dans les plus brefs délais.
3. Au cours des séances d'information du Bureau de la gestion des documents, le gestionnaire s'assurera qu'on indique clairement les rôles et les responsabilités des personnes qui empruntent des documents en ce qui a trait à la sauvegarde et au transfert de ceux-ci ainsi qu'à leur retour dans les plus brefs délais.
4. Le gestionnaire du Bureau de la gestion des documents rédigera un courriel général servant à informer les employés des IRSC lorsqu'ils peuvent passer prendre les dossiers qui les intéressent ainsi qu'à leur expliquer les protocoles de transfert de ceux-ci. Il créera également des étiquettes, qu'on apposera sur les chemises, indiquant le processus à suivre lorsque le dossier doit être transféré à un autre utilisateur et servant d'aide-mémoire au personnel.

Échéance : juillet 2010

Gestion des dossiers en suspens

1. On créera et révisera la liste des dossiers qui sont actuellement en suspens (dossiers en circulation depuis plus de deux ans).
2. On avisera les propriétaires des dossiers des responsabilités qui leur incombent actuellement à cet égard.
3. On établira la responsabilité des dossiers en suspens selon l'horaire suivant :
   • Juillet 2010 : dossiers prêtés depuis 2001 et 2002
   • Août 2010 : dossiers prêtés depuis 2003 et 2004
   • Septembre 2010 : dossiers prêtés depuis 2005 et 2006
   • Octobre 2010 : dossiers prêtés depuis 2007 et 2008
   • Novembre 2010 : Vérification de l'inventaire
4. Ce processus et l'échéancier correspondant permettront au Bureau de la gestion des documents de rendre des comptes à propos des dossiers en suspens durant la période de pointe (juillet, août, septembre). Le projet d'optimisation des locaux, dont la réalisation est prévue pour l'été au 10e étage, doit par ailleurs être pris en considération. De nombreux dossiers devront en effet être retournés au Bureau de la gestion des documents étant donné la taille réduite des bureaux à cloisons.

Échéancier : Voir point c) ci-dessus.