Rapport de vérification Information financière utilisée pour la prise de décisions Juin 2011

1. Il n'existe pas un document ni de répertoire unique d'information où les gestionnaires de CR pourraient trouver un aperçu complet de leurs responsabilités en matière de gestion financière. Bien qu'on puisse trouver dans l'intranet des IRSC certains renseignements sur les politiques, il n'y a aucun document de procédures décrivant précisément les activités en matière de gestion financière qui relèvent des gestionnaires de CR (par exemple, ce qu'ils devraient rechercher lorsqu'ils examinent les rapports financiers mensuels).
2. Aucun programme de formation complet n'est offert par les IRSC pour permettre aux gestionnaires de CR de comprendre parfaitement leurs responsabilités en matière de gestion financière. Les IRSC offrent aux nouveaux gestionnaires de CR une formation obligatoire en gestion financière, laquelle comprend un module sur la délégation de pouvoirs financiers et un autre sur les cartes d'achat et l'approvisionnement. Les gestionnaires de CR ne peuvent pas faire d'achats tant qu'ils n'ont pas terminé la formation sur la délégation de pouvoirs financiers. Les Finances et l'Approvisionnement offrent des formations périodiques facultatives sur des sujets comme la façon d'établir un budget et des prévisions. Aucun des gestionnaires de CR interviewés n'avait de formation en gestion financière prévue dans son plan de formation. Il faut toutefois souligner qu'aucun n'était nouvellement en poste, il est donc normal que la formation obligatoire ne figure pas dans leurs plans de formation actuels.

L'absence de responsabilités clairement définies en matière de gestion financière décrivant précisément les activités de gestion financière qui relèvent des gestionnaires de CR et l'absence d'un programme de formation connexe augmentent le risque que les gestionnaires de CR ne s'acquittent pas de façon adéquate de leurs responsabilités en la matière, ce qui a pour effet d'augmenter le risque d'erreurs dans les rapports financiers, de mauvaise utilisation des budgets (sous-utilisation ou dépassement) ou d'inefficacité des processus.

a. Il est recommandé que la directrice des Finances fasse en sorte que les responsabilités en matière de gestion financière des gestionnaires de CR soient décrites dans un document ou un répertoire unique auquel ces derniers pourraient facilement accéder. Dans ce ou ces documents, on devrait entre autres trouver des responsabilités pragmatiques et explicites en matière de gestion financière dans les secteurs suivants : planification, établissement de budget, établissement de prévisions, analyse des écarts, surveillance financière, contrôle financier et réaffectation budgétaire.

b. Il est également recommandé que la directrice des Finances veille à ce qu'un module soit ajouté à la formation en gestion financière obligatoire des gestionnaires de CR pour que celle-ci couvre un plus grand éventail de responsabilités en matière de gestion financière. Ce module pourrait entre autres inclure des instructions sur les techniques d'élaboration de plan, d'établissement d'un budget, d'examen et d'interprétation de l'information financière, d'établissement de prévisions et de demande de réaffectation budgétaire.

Responsabilité :

Directrice, Finances

Action :

1 – Documenter le cadre de gestion financière des IRSC ainsi que les attentes et les responsabilités propres à chacun des niveaux de direction.

2 – Préparer une séance de formation portant sur le cadre de gestion financière, les processus financiers et toutes les responsabilités en matière de gestion financière propres à chacun des niveaux de direction. De plus, le cours sur la délégation des pouvoirs sera mis à jour pour aborder les rôles et les responsabilités des gestionnaires de CR.

Échéance :

Version préliminaire du cadre : juillet 2011

Préparer le matériel didactique et tenir une séance pilote (octobre 2011)

Pendant le processus d'établissement du budget, l'information financière est saisie dans des feuilles de calcul. De même, lorsque des prévisions sont établies au cours des processus d'examen annuels, l'information financière est aussi saisie dans des feuilles de calcul.

En raison de la nature décentralisée des processus, les capacités de surveillance de l'état des processus budgétaires et prévisionnels (p. ex., quels gestionnaires de CR ont terminé leur budget ou leurs prévisions, lesquels ont soumis leur budget ou leurs prévisions aux gestionnaires de niveau supérieur, et lesquels ont fait approuver leur budget ou leurs prévisions par leur supérieur) sont déficientes.

De plus, la consolidation manuelle des données budgétaires et prévisionnelles ne permet pas aux directeurs d'accéder facilement aux données fournies par les CR qui relèvent d'eux. Il existe également un risque d'erreur humaine dans les données budgétaires et prévisionnelles en raison de la consolidation manuelle des feuilles de calcul.

• aux gestionnaires de CR d'entrer directement les données budgétaires et prévisionnelles dans un système en ligne;
• la consolidation automatique des données budgétaires et prévisionnelles des CR;
• d'assurer un suivi de l'état de l'établissement des budgets et des prévisions des gestionnaires de CR.

L'application de planification, d'établissement de budget et d'établissement de prévisions serait utilisée en complément à FreeBalance (c.-à-d. qu'elle ne le remplacerait pas). Comme ces applications offrent généralement de riches fonctionnalités de création de rapports et d'analyse, les IRSC devraient également considérer la capacité d'une application de ce type à répondre aux exigences en matière de rapports des gestionnaires de CR.

Responsabilité :

Directrice, Finances

Action :

1 – Le développement d'un module automatique de chargement de budget est actuellement étudié en collaboration avec les SGITA. Ce module permettrait aux gestionnaires d'entrer les demandes de crédits budgétaires initiales, qui pourraient ensuite être compilées pour différents niveaux (directeurs et v.-p.). Des contrôles seraient mis en place pour que les allocations budgétaires soient respectées (c.-à-d. les ajustements entrés par les CGF à la suite d'une demande de virement budgétaire).

2 – Tous les exercices de planification financière comprennent des dates butoir précises pour l'exécution de diverses tâches : (a) information fournie par les gestionnaires/directeurs et (b) information soumise à l'approbation des v.-p.

Les conseillers en gestion financière regroupent l'information pour la soumettre aux directeurs aux fins d'examen et d'approbation.

3 – Un outil de création de rapports en ligne est prêt à être mis à l'essai. Cet outil permettra aux gestionnaires/directeurs d'accéder en temps réel à de l'information relative à leurs budgets, à leurs dépenses et à leurs engagements.

Échéance :

Septembre 2011

1. Les gestionnaires de CR reçoivent actuellement trois rapports mensuels qui les aident à s'acquitter de leurs responsabilités en matière de gestion financière. Voici ces rapports :
   • Un rapport d'engagements dans lequel figure le montant total des engagements, les dépenses réelles cumulatives pour l'année et le solde disponible pour tous les engagements en cours créés en fonction du numéro de CR.
   • Un rapport du budget de fonctionnement qui fait état du budget total, des dépenses réelles cumulatives pour l'année, des engagements et du solde disponible par type de dépenses pour les dépenses de fonctionnement salariales et non salariales.
   • Un rapport de dépenses qui fait état de toutes les dépenses engagées au cours d'une période donnée (mois). Les dépenses sont montrées pour chaque type de dépense pour les dépenses de fonctionnement salariales et non salariales.

En plus de ces rapports, les gestionnaires de CR reçoivent des Finances des copies papier des dépenses salariales par employé, s'ils en font la demande. Les gestionnaires de CR peuvent également demander à leur conseiller financier respectif d'avoir accès aux changements apportés aux budgets de CR au cours de l'exercice financier.

À la lumière d'entrevues réalisées auprès des gestionnaires de CR et de l'examen de documents, ces lacunes en matière d'information financière ont été relevées :

• Les gestionnaires de CR n'ont pas tous un accès direct aux rapports financiers, mais devraient pouvoir accéder à leurs engagements plus fréquemment que sur une base mensuelle afin de vérifier si le solde disponible est suffisant avant d'engager des fonds.
• Aucun rapport n'offre aux gestionnaires de CR un aperçu des tendances en matière de dépenses qui peut les aider dans l'élaboration de budget et de prévisions. Les rapports de FreeBalance contiennent les données d'une seule période et sont fournis en format PDF.

b. En raison du délai relatif au traitement des demandes et des factures, les données qui figurent dans les rapports mensuels de FreeBalance ne sont pas toujours à jour. Par conséquent, de nombreux gestionnaires de CR font le suivi de l'information financière dans leur propre classeur Excel ( « livre noir » ), ce qui augmente le risque d'inefficacité des processus en raison :

• de la saisie de données en double;
• du temps consacré au rapprochement des données du classeur Excel et des données des rapports de FreeBalance.

De plus, il existe un risque que deux ensembles de données différents soient utilisés pour la prise de décisions (p. ex., données provenant de FreeBalance et d'Excel).

a. Pour améliorer l'accès des gestionnaires de CR à l'information financière à jour, il est recommandé que la directrice des Finances fournisse aux utilisateurs finaux un accès direct (en lecture seulement) à tous les rapports financiers, au besoin. Ces rapports devraient permettre aux gestionnaires de CR de manipuler les données à des fins d'analyse. Il est recommandé que les Finances continuent d'envoyer aux gestionnaires de CR le rapport d'engagements, le rapport sur les dépenses et le rapport sur le budget de fonctionnement tous les mois à titre de rapports « officiels » nécessitant une approbation.

b. Il est également recommandé que la directrice des Finances analyse les coûts-avantages de la mise en place d'un processus de demandes en ligne (p. ex., à l'aide de FreeBalance) pour que les gestionnaires de CR puissent entrer des demandes directement dans le système, ce qui permettrait l'enregistrement en temps réel des engagements dans FreeBalance. Cette mesure éliminerait le délai entre le moment où un gestionnaire de CR fait une demande d'achat et le moment où l'engagement est consigné dans le système.

Responsabilité :

Directrice, Finances

Action :

a. Un outil de préparation de rapports en ligne est prêt à être mis à l'essai. Cet outil permettra aux gestionnaires/directeurs d'accéder en temps réel à l'information relative à leurs budgets, à leurs dépenses et à leurs engagements. Le nouvel outil de préparation de rapports permet d'importer les données dans Excel, où elles peuvent ensuite être manipulées.

b. Dans le cadre d'un projet pilote, les directions dont le volume de demandes est élevé (SGITA, RH et Communications) ont obtenu un accès leur permettant d'entrer les factures pendant quelques années. Évaluer les résultats du projet pilote avec ces directions et les Opérations financières pour déterminer les coûts-avantages que représenterait l'étendue de cet accès à d'autres directions. c. Mettre en place des « Procédures de séparation des exercices pour l'examen du budget de fonctionnement » pour faire en sorte que la plupart des activités d'approvisionnement et les factures soient entrées dans le système financier avant l'examen.

Échéance :

Septembre 2011

Le processus actuel d'établissement de budgets salariaux consiste à allouer un budget salarial de CR correspondant à 92 % des prévisions en fonction des postes approuvés. La pression salariale de 8 % qui en résulte doit être gérée et suivie par les Finances. Cela suppose donc qu'on n'attend pas des gestionnaires de CR qu'ils gèrent leur budget salarial. Les gestionnaires de CR sont plutôt chargés de préparer des plans de dénombrement des effectifs et de gérer ces volumes de dénombrement par rapport à leurs plans, tandis que les Finances sont responsables de traduire en prévisions salariales les plans de dénombrement et de faire le suivi de la pression de 8 % au cours de l'année, selon les prévisions de dénombrement fournies par les gestionnaires de CR.

Dans le document de lignes directrices en matière de planification opérationnelle et d'établissement de budget fourni aux gestionnaires de CR, on peut lire que « les gestionnaires peuvent prévoir un déficit salarial au début, mais doivent faire tout ce qui est en leur pouvoir pour effacer le déficit avant la fin de l'exercice ». Cela laisse donc sous-entendre que les gestionnaires de CR sont responsables de la gestion de leurs budgets salariaux et non seulement du dénombrement des effectifs.

De plus, des entrevues réalisées auprès des Finances ont indiqué que les gestionnaires de CR sont responsables de la gestion de leurs budgets de fonctionnement non salariaux à l'intérieur d'une marge de 3 %, ainsi que des postes budgétaires salariaux spécifiques, comme les heures supplémentaires, les intérims, les remplacements temporaires et les étudiants. Un examen du document de planification du rendement et de présentation de rapports des IRSC et d'un exemple de plans de rendement des gestionnaires de CR a permis de constater qu'il n'est clairement indiqué dans aucun de ces documents que les gestionnaires de CR sont responsables de la gestion de leurs budgets non salariaux à l'intérieur d'une marge de 3 %, ni de postes budgétaires salariaux spécifiques comme les heures supplémentaires, les intérims, les remplacements temporaires et les étudiants. Les documents font plutôt état du fait qu'il incombe aux gestionnaires de CR d'informer de façon proactive les personnes intéressées de toute variation des dépenses de plus de 3 % des budgets alloués au départ.

Responsabilité :

Directrice, Finances Directrice, RH

Action :

a. La responsabilité de la pression salariale a été communiquée de façon cohérente dans le cadre de l'exercice de planification théorique 2010-2011. Selon la méthodologie approuvée au CHD, communiquée au CEHD, et documentée dans les instructions de planification théorique et les séances d'information, c'est le CHD qui doit gérer la pression salariale à l'échelle de l'organisme.

b. Le guide « Planification du rendement et présentation de rapports des IRSC » est clair en ce qui a trait aux formulations à utiliser dans les plans de rendement. Les Finances élaboreront des lignes directrices pour former les gestionnaires de CR et donner de la rétroaction sur la façon dont l'analyse sera effectuée. c. Pour les plans de rendement futurs, un modèle prérempli sera envoyé aux gestionnaires avec les budgets afin que la formulation correcte soit comprise et utilisée par tous.

Échéance :

1. Terminé
2. Mai 2012
3. Mai 2012

Tous les mois, les gestionnaires de CR doivent examiner leurs rapports mensuels et informer les Finances si l'information est exacte ou si au contraire, un écart a été soulevé et doit être comblé.

Les Finances font le suivi des gestionnaires de CR qui ont approuvé leurs rapports mensuels et envoient des rappels par courriel à ceux qui ne l'ont pas fait avant la date limite.

Certains gestionnaires de CR n'approuvent jamais leurs rapports mensuels, mais personne ne s'est attaqué à ce problème de non-conformité. Cette situation est en partie attribuable à l'absence d'une politique formelle précisant comment les gestionnaires de CR seront tenus responsables en cas de non-conformité.

Il y a également eu certains cas où les gestionnaires de CR ont été jugés conformes puisqu'ils avaient approuvé les rapports mensuels. Un examen de ces rapports a cependant révélé que certains gestionnaires ont approuvé des rapports inexacts.

a. Il est recommandé que la directrice des Finances veille à ce que les gestionnaires de CR s'acquittent de leur obligation de remplir l'examen. Par exemple, un processus pourrait être mis en oeuvre pour que les problèmes soient communiqués au v.-p. du gestionnaire de CR, lequel serait responsable de faire le suivi auprès de ce dernier. Il est également recommandé, dans des circonstances exceptionnelles, que la délégation de pouvoirs financiers de gestionnaires de CR toujours fautifs soit révoquée.

b. Il est recommandé que la directrice des Finances procède à l'examen périodique d'un échantillon de rapports des gestionnaires de CR afin d'y repérer des erreurs que les gestionnaires de CR pourraient avoir manquées au cours de leur examen. Lors de la sélection des échantillons, les Finances devraient tenir compte des gestionnaires de CR qui ont déjà commis des erreurs dans le passé. Lorsque des erreurs sont relevées, les gestionnaires de CR devraient en être informés, et les problèmes récurrents devraient être abordés dans le matériel de formation des gestionnaires de CR.

Responsabilité :

Directrice, Finances

Action :

a. TERMINÉ – Le processus d'examen et de contrôle de l'information financière a été mis à jour : la section « Conformité » a été ajoutée et on y mentionne qu'à partir de 2011-2012, le CHD recevra un rapport de conformité tous les trois mois.

b. Mettre en place un nouveau processus dans le cadre duquel les CGF rencontrent les gestionnaires/directeurs à tour de rôle pour faire l'examen de leurs rapports financiers mensuels et obtenir leur approbation.

Échéance :

Septembre 2011

Les gestionnaires de CR interviewés entretiennent généralement une bonne relation de travail avec leur conseiller financier respectif; celle-ci est empreinte d'ouverture, ce qui permet aux gestionnaires de CR d'émettre en tout temps des commentaires sur des questions relatives aux rapports financiers à leur conseiller financier.

Bien que les communications entre les gestionnaires de CR et les conseillers financiers puissent donner lieu à des améliorations des rapports financiers, il n'existe aucun processus officiel pour recueillir de façon proactive les commentaires des gestionnaires de CR au sujet du caractère complet, de l'exactitude, de l'actualité et du format des rapports actuels ou pour déterminer de nouvelles exigences en matière de rapports financiers.

En l'absence d'une approche proactive de demande de commentaires sur les exigences en matière de rapports, les gestionnaires de CR risquent de continuer à utiliser des classeurs Excel pour faire le suivi de l'information financière supplémentaire, ce qui pourrait causer des problèmes d'inefficacité en raison de la saisie de données en double (dans les classeurs et dans FreeBalance).

Responsabilité :

Directrice, Finances

Action :

De façon périodique, les conseillers financiers demanderont les commentaires des gestionnaires de CR sur tout problème relatif au nouvel outil de création de rapports et aux rapports eux-mêmes. Si une occasion d'amélioration aux rapports se présentait, des commentaires seront demandés, étudiés et évalués en ce qui a trait au rapport coûts-efficacité.

Échéance :

TERMINÉ

1. ce que les usagers doivent faire avec les rapports financiers mensuels;
2. quand et à qui les usagers doivent demander des actions;
3. qui répond aux demandes d'action des usagers.

Observations nos 2, 3a, 3b du rapport de vérification interne

Observations nos 1, 2 de la lettre à la direction