Sommaire de l'évaluation de l'efficacité des systèmes de contrôle interne en matière de rapports financiers et du plan d'action des Instituts de recherche en santé du Canada pour l'exercice 2012-2013 (non vérifiés)

Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers

1. Introduction

Le présent document est une annexe de la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers des Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC) pour l'exercice 2012-2013. Comme l'exige la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, le document présente des renseignements sommaires sur les mesures prises par les IRSC en vue de tenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF). Plus particulièrement, il fournit de l'information sur les évaluations internes menées par les IRSC jusqu'au 31 mars 2013, notamment des renseignements sur les progrès, les résultats et les plans d'action connexes, ainsi que les principales données financières permettant de comprendre l'environnement de contrôle de l'organisme. Il s'agit de la deuxième annexe produite par les IRSC.

Il est possible d'obtenir des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les activités de programme des IRSC en consultant le Rapport ministériel sur le rendement et le Rapport sur les plans et priorités.

2. Système de contrôle interne en matière de rapports financiers des IRSC

2.1 Gestion des contrôles internes

L'organisme est doté d'une structure de gouvernance et de reddition de comptes bien établie pour appuyer ses efforts d'évaluation et de surveillance de son système de contrôle interne. Un cadre de gestion des contrôles internes, approuvé par le président, est en place dans l'organisme. Celui-ci englobe :

Le CMV prodigue des conseils au président sur la pertinence et le fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, le contrôle et la gouvernance de l'organisme.

2.2 Ententes de services pertinentes par rapport aux états financiers

Les IRSC ont recours à d'autres organismes pour le traitement de certaines opérations et la communication de renseignements qui ont un impact sur leurs états financiers. En voici des exemples :

Ententes courantes :

Ententes particulières :

Certains ministères fédéraux ont recours aux IRSC pour le traitement de certaines opérations et la communication de renseignements qui touchent leurs états financiers. Une vérification de l'efficacité du fonctionnement a été effectuée pour les contrôles clés et aucun problème n'a été relevé.

3. Résultats de l'évaluation des IRSC durant l'exercice 2012-2013

Au cours de 2012-2013, les IRSC ont effectué une vérification de l'efficacité de la conception et du fonctionnement des contrôles clés de leurs grands processus. La surveillance continue cyclique effectuée prévoit des vérifications de tous les processus jusqu'à ce qu'il n'y ait presque plus ou plus de lacunes.

3.1 Contrôles clés nouveaux ou sensiblement modifiés

Durant le présent exercice, les IRSC ont effectué une vérification de l'efficacité de la conception et du fonctionnement du dernier grand processus de gestion des activités – budgétisation, planification et prévision. Les nouveaux contrôles clés relevés et vérifiés n'ont nécessité aucun ajustement majeur, et aucune modification importante n'a été apportée aux contrôles clés applicables aux processus en place.

3.2 Programme de surveillance continue cyclique

Les IRSC ont terminé leur réévaluation des contrôles au niveau de l'entité, des contrôles informatiques généraux et des contrôles financiers des processus liés aux subventions et bourses ainsi que des processus des opérations financières, comme la clôture des états financiers, les déplacements, l'accueil, les revenus reportés et les revenus, les ententes de collaboration, les salaires et les avantages sociaux, le paiement des subventions et bourses, l'approvisionnement et les recouvrements. La surveillance continue cyclique a permis aux IRSC d'établir que les correctifs suivants devaient être apportés :

Processus d'approbation

Documentation

Gestion financière

Système de TI

Surveillance

4. Plan d'action des IRSC

4.1 Progrès réalisés durant l'exercice 2012-2013

Durant l'exercice 2012-2013, les IRSC ont continué de réaliser des progrès importants dans l'avancement des plans de redressement des exercices précédents; toutefois, certaines lacunes sont demeurées.

Le tableau qui suit donne un aperçu de l'état actuel des plans de redressement de l'exercice précédent et des résultats découlant des activités de surveillance continue cyclique :

Éléments de l'exercice précédent nécessitant un suivi et résultats découlant du plan de surveillance continue cyclique pour le présent exercice État
Contrôles au niveau de l'entité – vérification de l'efficacité des opérations et correction des lacunes. Réévaluation terminée pour les contrôles au niveau de l'entité. Aucun problème majeur relevé.
Contrôles généraux en matière de TI sous la gestion de l'organisme – évaluation de l'efficacité de la conception. Évaluation de l'efficacité de la conception effectuée. Aucun plan de redressement important en suspens.
Subventions et bourses – vérification de l'efficacité de la conception et du fonctionnement et correction des lacunes. Vérification de l'efficacité de la conception et du fonctionnement terminée. Aucun plan de redressement important en suspens.
Clôture des états financiers, voyages, accueil, revenus reportés et revenus, ententes de collaboration, salaires et avantages sociaux, paiement des subventions et bourses, approvisionnement et recouvrements – vérification de l'efficacité de la conception et du fonctionnement et correction des lacunes. Vérification de l'efficacité de la conception et du fonctionnement terminée. Lacunes relevées au niveau des opérations liées à l'article 32 – Pouvoir d'engager des fonds, documents manquants et intérêts provenant des fonds des partenaires. Des correctifs seront mis en place pendant le prochain exercice.

4.2 Plan d'action pour le prochain exercice et les exercices subséquents

Dans le prolongement des progrès réalisés jusqu'ici, les IRSC ont élaboré un plan annuel de validation fondé sur les risques pour les processus et les contrôles à risque élevé dans le but de faciliter la surveillance continue cyclique pendant le prochain exercice. Le plan tient compte de tout changement substantiel apporté aux contrôles clés dans les processus importants, et il porte sur la formation nécessaire pour accroître la sensibilisation au sujet des contrôles internes en matière de rapports financiers et des responsabilités connexes et pour mieux les connaître dans l'ensemble des IRSC. Le plan de surveillance continue cyclique pourra subir des ajustements une fois que l'évaluation annuelle fondée sur le risque aura eu lieu.

Secteurs de contrôle clés

Éléments de l'évaluation
Vérification de l'efficacité de la conception et correctifs Vérification de l'efficacité du fonctionnement et correctifs Surveillance continue cyclique1
Budgétisation et planification terminée terminée aux 3 ans
2015–2016
Chaires de recherche du Canada terminée terminée aux 3 ans
2015–2016
Ententes de collaboration terminée terminée une fois l'an
Contrôles au niveau de l'entité terminée terminée aux 3 ans
2015–2016
Processus de clôture des états financiers terminée terminée une fois l'an
Subventions et bourses – processus d'exécution des programmes terminée terminée une fois l'an
Subventions et bourses – processus de paiement terminée terminée une fois l'an
Accueil terminée terminée une fois l'an
Subventions d'appui aux instituts terminée terminée aux 3 ans
2014–2015
Contrôles généraux en matière de TI terminée terminée une fois l'an
Réseaux de centres d'excellence terminée terminée aux 3 ans
2013–2014
Approvisionnement terminée terminée aux 3 ans
2014–2015
Recouvrements terminée terminée aux 3 ans
2013–2014
Revenus et revenus reportés terminée terminée une fois l'an
Salaires et avantages sociaux terminée terminée aux 3 ans
2014–2015
Voyages terminée terminée une fois l'an

Notes en bas de page

Note en bas de page 1

La surveillance continue cyclique des secteurs de contrôle clés est fondée sur le risque et peut se dérouler selon un cycle pluriannuel.

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