2012-2013 Rapport annuel sur la mise en application de la Loi sur l'accès à l'information

Introduction

Les Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC) sont heureux de présenter au Parlement leur rapport annuel sur l'application de la Loi sur l'accès à l'information pour l'exercice financier commençant le 1er avril 2012 et se terminant le 31 mars 2013. Le présent rapport est présenté conformément à l'article 72 de la Loi.

La Loi sur l'accès à l'information a pour objet de fournir un droit d'accès à l'information aux dossiers sous le contrôle des agences gouvernementales telles que les IRSC.

Les IRSC sont le principal organisme fédéral responsable du financement de la recherche en santé au Canada. Le concept des IRSC est unique – il s'agit d'une approche multidisciplinaire, mise en œuvre par l'entremise de treize instituts « virtuels », chacun œuvrant dans un domaine particulier et favorisant le soutien des chercheurs et la collaboration en vue d'atteindre des objectifs communs. Les instituts réunissent des chercheurs qui étudient les problèmes de santé sous différentes perspectives et tirent parti des forces de chacune des approches préconisées.

Selon la Loi sur les Instituts de recherche en santé du Canada, les IRSC ont pour mission d'exceller, selon les normes internationales reconnues de l'excellence scientifique, dans la création de nouvelles connaissances et leur application en vue d'améliorer la santé de la population canadienne, d'offrir de meilleurs produits et services de santé, et de renforcer le système de santé au Canada.

Les IRSC rendent des comptes au Parlement par l'intermédiaire de la Ministre de la Santé.

Les IRSC sont dirigés par un président et un conseil d'administration composé d'au plus dix-huit membres nommés par le gouverneur en conseil. Le conseil d'administration définit l'orientation stratégique, les objectifs et les politiques globaux. Il se charge également de la création, du maintien ou de l'abolition des instituts de recherche en santé, ainsi que de la définition de leur mandat. Conformément à la Loi sur les IRSC, le conseil d'administration est responsable de la gestion des IRSC et exerce notamment les attributions suivantes : établir l'orientation stratégique, les objectifs et les politiques des IRSC; évaluer leur rendement et approuver leur budget; établir un processus d'examen par les pairs pour les projets de recherche proposés aux IRSC; approuver le financement des projets de recherche; autoriser les dépenses supplémentaires en vue de réaliser la mission des IRSC; établir des politiques qui favorisent la consultation des personnes et des organismes qui s'intéressent à la recherche en santé de même que la collaboration avec ces personnes et organismes; régler toute autre question qu'il estime liée aux activités des IRSC.

Pour plus d'information sur les IRSC, consultez site Web des IRSC.

Les IRSC exercent leurs activités relatives à l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels (AIPRP) conformément aux principes déclarés du gouvernement selon lesquels l'information gouvernementales doit être accessible au public, sous réserve de certaines exceptions bien précises. En outre, les IRSC traitent les renseignements personnels conformément au code des pratiques équitables en matière de renseignements énoncé dans la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Organisation et délégation des pouvoirs

Pour l'application de la Loi sur l'accès à l'information, le Président des IRSC est désigné comme étant le responsable de l'organisme. Suivant l'article 73 de la Loi, le Président délègue au Vice-Président, Affaires publiques, gouvernementales et des instituts toutes ses attributions prévues par la Loi. Il délègue aussi au Directeur, Politiques stratégiques et relations extérieures et au coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) ses attributions.

Un exemplaire de l'ordonnance de délégation de pouvoir se trouve à l'annexe A.

Le coordonnateur de l'AIPRP est la seule employée des IRSC doté de responsabilités à plein temps relativement à l'administration de la Loi sur l'accès à l'information. Elle est responsable de gérer les réponses des IRSC aux demandes officielles présentées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, d'offrir de la formation et des conseils, d'établir des rapports et d'élaborer et de mettre à jour les chapitres des IRSC dans les répertoires publics contenant des fonds de renseignements des organismes gouvernementaux (Info Source) conservés par le Secrétariat du Conseil du Trésor. Il est aussi responsable de l'élaboration et de la mise en œuvre des politiques, des lignes directrices et des procédures visant à garantir que les IRSC s'acquittent de leurs responsabilités conformément à la Loi. Elle est doté des mêmes obligations et responsabilités pour ce qui est de l'administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Traitement des demandes

Les IRSC ont reçu 19 demandes au titre de la Loi sur l'accès à l'information en 2012-2013 à comparer à 22 demandes en 2011-2012. Sept demandes ont été reportées de l'exercice précédent et 7 demandes ont été reportées à l'exercice 2013-2014. 19 demandes ont été traitées pendant la période visée par le présent rapport. Un résumé statistique faisant état des décisions relatives à ces demandes figure à l'annexe B.

Trois de ces demandes ont été présentées par le secteur universitaire, six par le public, six par un organisme et quatre par les médias.

Huit demandes ont eu pour résultat la divulgation complète des renseignements demandés. Huit demandes ont entraîné la divulgation partielle des renseignements demandés, car certains de ces renseignements devaient être gardés confidentiels en raison de dispositions d'exception. Deux demandes n'avaient aucun document existant.

Onze demandes ont été traitées en trente jours ou moins, et six demandes en cent vingt un jours ou moins. Deux demandes ont été traitées en plus de cent quatre-vingts jours.

Parmi les huit demandes ayant entraînés la divulgation partielle de renseignements, les exceptions invoquées par les IRSC relativement à la Loi sur l'accès à l'information étaient les articles 19, 20 et 21.

Le bureau d'AIPRP traite à la fois des demandes officielles faites en vertu de la Loi et des demandes officieuses. De plus, il fournit une orientation fonctionnelle et des lignes directrices aux gestionnaires et aux employés en ce qui a trait à la divulgation de l'information et à la protection des renseignements personnels.

Le bureau d'AIPRP a traité soixante-onze demandes officieuses.

Coûts

Étant donné qu'il est difficile de retracer tous les coûts opérationnels liés à l'administration de la Loi, les statistiques d'utilisation sur les années personnes et les coûts ne sont que des estimations prudentes. Presque tous les coûts sont attribuables aux salaires, y compris une fraction des salaires des gestionnaires et des employés qui sont affectés à des tâches liées à la Loi.

Formation et sensibilisation

Les IRSC ont offert huit séances d'information sur la Loi sur l'accès à l'information à quatre-vingts douze de leur personnel en 2012-2013.

Le Coordonnateur de l'AIPRP a assisté è l'atelier annuel de l'Association canadienne d'accès à l'information de de la protection des renseignements personnels pendant l'exercice financier, ainsi qu'a divers ateliers organisés par le Secrétariat du Conseil du Trésor. Ces ateliers ont permis aux membres du personnel de l'AIPRP de recevoir de l'information utile sur les tendances et les pratiques exemplaires au sein de la collectivité de l'AIPRP, sur de récentes plaintes et de récents cas en instance et sur des outils qui aideraient à améliorer les normes de service dans le domaine.

Politiques, lignes directrices et procédures

Au cours de la période visée, les IRSC n'ont procédé à aucune mise à jour importante aux politiques, lignes directrices et procédures relatives à l'accès à l'information.

Plaintes

Une plainte non réglée de la période 2009-2010 a été résolue. Le plaignant a allégué qu'un plus grand nombre de documents devaient exister que ceux fournis en réponse à la demande.

Le plaignant a allégué qu'IRSC a refusé des documents qui ont été prélevés sous les articles 19(1) et 20(1)((b) et (c) de la Loi.

Plusieurs représentations par le plaignant et les IRSC ont été fournies au Commissariat à l'information (CIC).

Le plaignant a allégué qu'étant donné que la méthodologie à la demande de subvention avait été publiée qu'elle devrait être communiquée.

IRSC a souligné même si l'application s'appuie sur la documentation publiée, le contenu de la demande de subventions, y compris les méthodes et l'évaluation de l'application reste protégé.

Les IRSC sont conforme à la protection de la méthodologie, le contenu de la proposition et évaluation des demandes reçues des subventions.

Il a été déterminé que la plainte n'était pas fondée.

Deux plaintes ont été reportées de l'exercice 2011-2012 et une nouvelle plainte a été reçue pour cette exercice.

Un plaignant a allégué que l'IRSC n'a pas répondu à la demande d'accès dans les délais prévus.

Le 30 août 2012, IRSC a fourni copies des documents demandés en vertu de la Loi, avec certaines parties des dossiers prélevées en vertu de l'article 19(1) et 29(1)(b)(c)(d) de la Loi. Le 24 septembre 2012 le plaignant a fait une autre plainte alléguant que les IRSC n'avaient pas fourni tous les documents en sa possession.

Les IRSC ont procédé à une deuxième requête pour s'assurer qu'une recherche approfondie a été menée conformément à la Loi. Pendant cette recherche, des documents supplémentaires ont été trouvés. Les documents communiqués le 30 août 2012, contenait des informations datant de janvier 2010, jusqu'au début de mai 2011. Au cours de la deuxième tâche, se trouvait plus d'informations et partie des documents additionnels étaient après la date de la demande initiale. En théorie, ces documents ne devraient pas faire partie de la deuxième communication, mais dans l'esprit de la Loi et en particulier l'article 4 (2.1), Obligation d'aider, les IRSC ont fourni également ces documents au plaignant.

Un plaignant a allégué que les IRSC n'ont pas bien invoqué le refus d'accès aux documents.

L'enquête du CIC, était toujours en cours à la fin de la période visée par le présent rapport.

Date de modification :

2014-09-17