Rapport annuel - Loi sur l'accès à l'information
1er avril 2015 – 31 mars 2016
Introduction
Les Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC) sont heureux de présenter au Parlement leur rapport annuel sur l'application de la Loi sur l'accès à l'information pour l'exercice financier commençant le 1er avril 2015 et se terminant le 31 mars 2016. Le présent rapport est présenté conformément à l'article 72 de la Loi.
La Loi sur l'accès à l'information a pour objet de fournir un droit d'accès à l'information aux dossiers sous le contrôle des agences gouvernementales telles que les IRSC. Les IRSC sont le principal organisme fédéral responsable du financement de la recherche en santé au Canada. Le concept des IRSC est unique – il s'agit d'une approche multidisciplinaire, mise en œuvre par l'entremise de treize instituts « virtuels », chacun œuvrant dans un domaine particulier et favorisant le soutien des chercheurs et la collaboration en vue d'atteindre des objectifs communs. Les instituts réunissent des chercheurs qui étudient les problèmes de santé sous différentes perspectives et tirent parti des forces de chacune des approches préconisées.
Selon la Loi sur les Instituts de recherche en santé du Canada, les IRSC ont pour mission d'exceller, selon les normes internationales reconnues de l'excellence scientifique, dans la création de nouvelles connaissances et leur application en vue d'améliorer la santé de la population canadienne, d'offrir de meilleurs produits et services de santé, et de renforcer le système de santé au Canada.
Les IRSC rendent des comptes au Parlement par l'intermédiaire de la Ministre de la Santé.
Les IRSC sont dirigés par un président et un conseil d'administration composé d'au plus dix-huit membres nommés par le gouverneur en conseil. Le conseil d'administration définit l'orientation stratégique, les objectifs et les politiques globaux. Il se charge également de la création, du maintien ou de l'abolition des instituts de recherche en santé, ainsi que de la définition de leur mandat. Conformément à la Loi sur les IRSC, le conseil d'administration est responsable de la gestion des IRSC et exerce notamment les attributions suivantes : établir l'orientation stratégique, les objectifs et les politiques des IRSC; évaluer leur rendement et approuver leur budget; établir un processus d'examen par les pairs pour les projets de recherche proposés aux IRSC; approuver le financement des projets de recherche; autoriser les dépenses supplémentaires en vue de réaliser la mission des IRSC; établir des politiques qui favorisent la consultation des personnes et des organismes qui s'intéressent à la recherche en santé de même que la collaboration avec ces personnes et organismes; régler toute autre question qu'il estime liée aux activités des IRSC.
Plus d'information sur les IRSC
Les IRSC exercent leurs activités relatives à l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels (AIPRP) conformément aux principes déclarés du gouvernement selon lesquels l'information gouvernementales doit être accessible au public, sous réserve de certaines exceptions bien précises. En outre, les IRSC traitent les renseignements personnels conformément au code des pratiques équitables en matière de renseignements énoncé dans la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Organisation et délégation des pouvoirs
Pour l'application de la Loi sur l'accès à l'information, le Président des IRSC est désigné comme étant le responsable de l'organisme. Suivant l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information, le Président délègue au Vice-Président, Affaires extérieures et développement d'entreprise toutes ses attributions prévues par la Loi.
Il délègue aussi au Directeur général, Affaires générales et gouvernementales et au coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) ses attributions.
Un exemplaire de l'ordonnance de délégation de pouvoir se trouve à l'annexe A.
Le coordonnateur de l'AIPRP est la seule employée des IRSC doté de responsabilités à plein temps relativement à l'administration de la Loi sur l'accès à l'information. Elle est responsable de gérer les réponses des IRSC aux demandes officielles présentées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, d'offrir de la formation et des conseils, d'établir des rapports et d'élaborer et de mettre à jour les chapitres des IRSC dans les répertoires publics contenant des fonds de renseignements des organismes gouvernementaux (Info Source) conservés par le Secrétariat du Conseil du Trésor. Il est aussi responsable de l'élaboration et de la mise en œuvre des politiques, des lignes directrices et des procédures visant à garantir que les IRSC s'acquittent de leurs responsabilités conformément à la Loi. Elle est doté des mêmes obligations et responsabilités pour ce qui est de l'administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Traitement des demandes
Les IRSC ont reçu seize demandes au titre de la Loi sur l'accès à l'information en 2015-2016 à comparer à douze demandes en 2014-2015. Trois demandes ont été reportées de l'exercice précédent et huit demandes ont été reportées à l'exercice 2015-2016. Onze demandes ont été traitées pendant la période visée par le présent rapport. Un résumé statistique faisant état des décisions relatives à ces demandes figure à l'annexe B.
Deux de ces demandes ont été présentée par le secteur organisme, trois par les médias, quatre par le public, et sept par le secteur universitaire.
Neuf demandes ont eu pour résultat la divulgation complète des renseignements demandés. Une demande a entraîné la divulgation partielle des renseignements demandés, car certains de ces renseignements devaient être gardés confidentiels en raison de dispositions d'exception.
Sept demandes ont été traitées en trente jours ou moins, et quatre demandes en cent vingt et un jours ou moins.
Les IRSC ont invoqués l'article 19 sous la Loi sur l'accès à l'information à la demande qui a entraîné la divulgation partielle de renseignements.
Le bureau d'AIPRP traite à la fois des demandes officielles faites en vertu de la Loi et des demandes officieuses. De plus, il fournit une orientation fonctionnelle et des lignes directrices aux gestionnaires et aux employés en ce qui a trait à la divulgation de l'information et à la protection des renseignements personnels.
Le bureau d'AIPRP a traité vingt-une demandes officieuses.
Coûts
Étant donné qu'il est difficile de retracer tous les coûts opérationnels liés à l'administration de la Loi, les statistiques d'utilisation sur les années‑personnes et les coûts ne sont que des estimations prudentes. Presque tous les coûts sont attribuables aux salaires, y compris une fraction des salaires des gestionnaires et des employés qui sont affectés à des tâches liées à la Loi.
Formation et sensibilisation
Les IRSC ont offert trois séances d'information sur la Loi sur l'accès à l'information à quatorze de leur personnel en 2015‑2016.
Le Coordonnateur de l'AIPRP a assisté è l'atelier annuel de l'Association canadienne d'accès à l'information de de la protection des renseignements personnels pendant l'exercice financier, ainsi qu'a divers ateliers organisés par le Secrétariat du Conseil du Trésor. Ces ateliers ont permis aux membres du personnel de l'AIPRP de recevoir de l'information utile sur les tendances et les pratiques exemplaires au sein de la collectivité de l'AIPRP, sur de récentes plaintes et de récents cas en instance et sur des outils qui aideraient à améliorer les normes de service dans le domaine.
Politiques, lignes directrices et procédures
Au cours de la période visée, les IRSC n'ont procédé à aucune mise à jour importante aux politiques, lignes directrices et procédures relatives à l'accès à l'information.
Plaintes
Sept plaintes ont été reçues pour l'année considérée. Les plaintes proviennent d'un seul demandeur. Le plaignant a allégué que les IRSC ont invoqués une prorogation non valide en vertu de l'accès à l'Information. Les IRSC ont prorogé le délai de 30 jours. L'enquête du Commissariat à l'information du Canada (CIC) est restée en cours à la fin de l'actuelle période de rapport.
Une plainte a été reportée de l'exercice 2013-2014.
Un plaignant a allégué que les IRSC n'ont pas bien invoqué le refus d'accès aux documents. Une copie du dossier du traitement de la demande d'accès à l'information et copies des documents divulgués ont été fournis au CIC. Au cours de la période visée, les IRSC ont révisé leurs documents et divulgués des renseignements additionnels au plaignant. L'enquête du CIC était toujours en cours à la fin de la période visée par le présent rapport.
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