Rapport annuel - Loi sur la protection des renseignements personnels
1er avril 2016 – 31 mars 2017
Introduction
Les Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC) sont heureux de présenter au Parlement leur rapport annuel sur l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels pour l'exercice financier commençant le 1er avril 2016 et se terminant le 31 mars 2017. Le présent rapport est présenté conformément à l'article 72 de la Loi.
La Loi sur la protection des renseignements accorde aux personnes un droit d'accès aux renseignements les concernant qui sont détenus par le gouvernement, sous réserve d'exceptions restreintes et précises. La Loi protège aussi la vie privée en empêchant l'accès non autorisé aux renseignements personnels et en donnant aux personnes un contrôle important sur la collecte, l'utilisation et la divulgation de leurs renseignements personnels.
Les IRSC sont le principal organisme fédéral responsable du financement de la recherche en santé au Canada. Le concept des IRSC est unique – il s'agit d'une approche multidisciplinaire, mise en œuvre par l'entremise de treize instituts « virtuels », chacun œuvrant dans un domaine particulier et favorisant le soutien des chercheurs et la collaboration en vue d'atteindre des objectifs communs. Les instituts réunissent des chercheurs qui étudient les problèmes de santé sous différentes perspectives et tirent parti des forces de chacune des approches préconisées.
Selon la Loi sur les Instituts de recherche en santé du Canada, les IRSC ont pour mission d'exceller, selon les normes internationales reconnues de l'excellence scientifique, dans la création de nouvelles connaissances et leur application en vue d'améliorer la santé de la population canadienne, d'offrir de meilleurs produits et services de santé, et de renforcer le système de santé au Canada. Les IRSC rendent des comptes au Parlement par l'intermédiaire de la ministre de la Santé.
Les IRSC sont dirigés par un président et un conseil d'administration composé d'au plus dix-huit membres nommés par le gouverneur en conseil. Le conseil d'administration définit l'orientation stratégique, les objectifs et les politiques de l'organisation. Il se charge également de la création, du maintien ou de l'abolition des instituts de recherche en santé, ainsi que de la définition de leur mandat. Conformément à la Loi sur les IRSC, le conseil d'administration est responsable de la gestion des IRSC et exerce notamment les attributions suivantes : établir l'orientation stratégique, les objectifs et les politiques des IRSC; évaluer leur rendement et approuver leur budget; établir un processus d'examen par les pairs pour les projets de recherche proposés aux IRSC; approuver le financement des projets de recherche; autoriser les dépenses supplémentaires en vue de réaliser la mission des IRSC; établir des politiques qui favorisent la consultation des personnes et des organismes qui s'intéressent à la recherche en santé de même que la collaboration avec ces personnes et organismes; régler toute autre question qu'il estime liée aux activités des IRSC.
Les IRSC exercent leurs activités relatives à l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels (AIPRP) conformément aux principes déclarés du gouvernement selon lesquels l'information gouvernementale doit être accessible au public, sous réserve de certaines exceptions bien précises. En outre, les IRSC traitent les renseignements personnels conformément au code des pratiques équitables en matière de renseignements énoncé dans la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Organisation et délégation des pouvoirs
Pour l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le président des IRSC est désigné comme étant le responsable de l'organisme. Suivant l'article 73 de la Loi, le Président délègue au Vice-président directeur, Affaires extérieures et développement d'entreprise toutes ses attributions prévues par la Loi, à l'exception du pouvoir discrétionnaire qui lui est conféré en vertu du sous-alinéa 8(2)m)(i), soit de divulguer des renseignements personnels pour des raisons d'intérêt public. Il délègue aussi au Directeur général, Affaires générales et gouvernementales et au Coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) ses attributions.
Une copie de ce décret figure à l'annexe A.
Le décret sur la délégation de pouvoirs au sein des IRSC vise à assurer que l'autorité ou la responsabilité relative aux décisions portant sur les exceptions prévues par la Loi sur la protection des renseignements personnels qui sont d'intérêt public ou national soient réservées aux plus hautes sphères de l'administration. Par ailleurs, le décret garantit que le personnel responsable de l'administration de la Loi au quotidien n'est pas surchargé en raison de processus d'approbation astreignants.
Le Coordonnateur de l'AIPRP est la seule employée des IRSC dotée de responsabilités à plein temps relativement à l'administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Elle est responsable de gérer les réponses des IRSC aux demandes officielles présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, d'offrir de la formation et des conseils aux gestionnaires et au personnel des IRSC, d'établir des rapports et d'élaborer et de mettre à jour les chapitres des IRSC dans les répertoires publics contenant des fonds de renseignements des organismes gouvernementaux (Info Source) conservés par le Secrétariat du Conseil du Trésor. Elle est aussi responsable de l'élaboration et de la mise en œuvre des politiques, des lignes directrices et des procédures visant à garantir que les IRSC s'acquittent de leurs responsabilités conformément à la Loi. Elle est dotée des mêmes obligations et responsabilités pour ce qui est de l'administration de la Loi sur l'accès à l'information.
Demandes de renseignements personnels
Les IRSC ont reçu deux demandes au titre de la Loi sur la protection des renseignements personnels à comparer à trois à l'exercice dernier. Elles ont été complétées à l'exercice 2016-2017. Un résumé de ces demandes figure à l'annexe B.
Les IRSC ont également répondent à dix demandes officieuses de la vie privée.
Coûts
Étant donné qu'il est difficile de retracer tous les coûts opérationnels liés à l'administration de la Loi, les statistiques d'utilisation sur les années-personnes et les coûts ne sont que des estimations prudentes. Presque tous les coûts sont attribuables aux salaires, y compris une fraction des salaires des gestionnaires et des employés qui sont affectés à des tâches liées à la Loi.
Formation et sensibilisation
Les IRSC ont offert une séance d'information sur la Loi sur la protection des renseignements personnels, aux membres du comité de la haute direction et aux membres du comité élargi de la haute direction en 2016-2017 (treize personnes).
Le Coordonnateur de l'AIPRP a assisté à l'atelier annuel de l'Association canadienne d'accès à l'information de de la protection des renseignements personnels pendant l'exercice financier et divers ateliers organisés par le Secrétariat du Conseil du Trésor. Ces ateliers ont permis aux membres du personnel de l'AIPRP de recevoir de l'information utile sur les tendances et les pratiques exemplaires au sein de la collectivité de l'AIPRP, sur de récentes plaintes et de récents cas en instance et sur des outils qui aideraient à améliorer les normes de service dans le domaine.
Politiques, lignes directrices et procédures
Les IRSC n'ont pas présenté de politiques, de lignes directrices ou de procédures propres à l'organisation nouvelles ou révisées en matière de protection des renseignements pendant la période visée.
Bien que les IRSC ne reçoivent qu'un petit nombre de demandes officielles au titre de la Loi, il est bon de savoir que les questions touchant la protection des renseignements personnels font partie intégrante de ses programmes et de ses activités. Ce phénomène n'est pas surprenant, étant donné que les IRSC recueillent et gèrent une grande quantité de renseignements personnels en examinant des milliers de demandes pour des subventions et des bourses de recherche, qu'ils octroient en fonction du mérite accordé aux demandes lors de l'examen par les pairs.
Les gestionnaires et le personnel des IRSC ont demandé et obtenu l'avis du Coordonnateur de l'AIPRP régulièrement où ils devaient tenir compte de questions relatives à la protection des renseignements personnels dans leurs programmes ou leurs activités. Dix demandes officieuses ont été reçues par le bureau d'Accès à l'information et la protection des renseignements personnels.
Plaintes
Aucune plainte n'a été déposée au titre de la Loi sur la protection des renseignements personnels ou à l'égard des enquêtes liées aux IRSC pendant la période visée par le rapport.
Suivi de la conformité
Aucune activité de surveillance a été effectuée pendant la période d'établissement de rapports.
Atteintes substantielles à la vie privée
Il y a eu aucune atteinte substantielle à la vie privée pendant la période d'établissement de rapports.
Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée
Les IRSC n'ont pas effectué d'évaluations des facteurs relatifs à la vie privée pendant la période visée par le rapport ni n'en ont présentées au Commissariat à la protection de la vie privée aux fins d'examen.
Divulgation en vertu de l'alinéa 8(2)m)
Les IRSC n'ont divulgué aucun renseignement en vertu de l'alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels pendant la période visée par le rapport.
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