Instituts de recherche en santé du Canada Comité consultatif des partenaires financiers sur la planification stratégique – Mandat

Le comité consultatif est coprésidé par le vice-président directeur et l’un des partenaires financiers, qui, ensemble :

• préparent l’ordre du jour des réunions en collaboration avec le personnel des IRSC;
• assurent la gestion des délibérations et veillent à ce que la discussion demeure axée sur les points à traiter;
• cherchent à obtenir un consensus, dans la mesure du possible.

Le comité consultatif regroupe des représentants de divers partenaires financiers des IRSC. Ensemble, ils possèdent une vaste expérience et une expertise diversifiée leur permettant de représenter les multiples domaines et perspectives des bailleurs de fonds de la recherche en santé. La composition proposée a été établie en fonction des considérations suivantes :

• Représentation des tables de partenariat stratégique des IRSC avec les organismes de bienfaisance en santé et les organismes provinciaux de la recherche en santé
• Représentation de partenaires s’intéressant à un large éventail de maladies, de groupes de patients et de groupes communautaires, et du domaine de financement de la recherche en santé
• Prise en compte du sexe des membres du comité
• Représentation d’organismes avec lesquels les IRSC ont déjà noué des partenariats solides et importants

Le comité consultatif est composé de sept partenaires financiers et du vice-président directeur des IRSC. Le chef du Bureau de la planification stratégique et le directeur général de la Direction des partenariats stratégiques et des relations internationales (PSRI), tous deux membres d’office, font également partie du comité.

Les membres doivent assister à des réunions, lire la documentation à l’avance, diriger des axes de travail (s’il y a lieu) et participer activement à la discussion. Les membres du personnel des IRSC peuvent prendre part aux réunions en tant qu’observateurs ou être appelés à mettre à profit une expertise particulière sur une base ponctuelle.

Les réunions se tiendront par téléconférence tout au long de l’élaboration du plan stratégique, afin de recueillir des commentaires sur les étapes importantes. On prévoit la tenue d’environ quatre réunions de 90 minutes entre juin 2019 et juin 2020.

Voici le calendrier prévu des réunions :

• Juillet 2019 : réunion d’orientation visant à passer en revue le processus de planification stratégique et le rôle du comité consultatif
• Août 2019 : réunion précédant l’atelier de concertation de septembre et visant à recueillir des commentaires sur les thèmes de l’atelier
• Novembre 2019 : réunion précédant le Sommet national sur la recherche en santé de décembre et visant à discuter des grandes priorités des IRSC
• Février 2020 : réunion visant le suivi des résultats du Sommet et la préparation à la présentation d’une version provisoire du plan stratégique au conseil d’administration (CA) en février 2020

Le comité consultatif s’acquitte de ce qui suit :

1. Fournir des conseils sur les thèmes de l’atelier de concertation et étudier la documentation connexe.
2. Fournir des conseils sur le programme du Sommet national sur la recherche en santé et étudier la documentation connexe.
3. Prendre connaissance des grandes priorités du plan stratégique et fournir des conseils à cet égard.
4. Examiner le plan stratégique provisoire et fournir des conseils à cet égard.
5. Examiner toute autre documentation pertinente.
6. Fournir des conseils aux IRSC sur tout processus ou toute approche de partenariat connexe.
7. Participer à des activités au nom des partenaires financiers.

Les membres du comité consultatif doivent se soumettre aux exigences suivantes :

1. Les délibérations du comité sont confidentielles. Les membres du comité ne doivent donc pas en discuter ou divulguer de toute autre façon à un tiers des recommandations ou des commentaires destinés aux IRSC et énoncés pendant les réunions du comité, et ce, jusqu’à ce que les IRSC rendent cette information publique.
2. Les membres doivent aussi préserver la confidentialité de toute information contenue dans les documents fournis par les IRSC, et ne doivent pas les utiliser à leur avantage ou à celui de leur famille, de leurs amis ou de leurs collègues.
3. Toute demande de renseignement ou déclaration reçue par les membres sur le travail du comité doit être transmise aux IRSC.

En vertu de la Politique sur la prévention et la gestion des conflits d’intérêts à l’intention des directeurs scientifiques et des membres du conseil d’administration et des organes consultatifs des IRSC, les membres du comité ont le devoir de porter un jugement indépendant sur toutes les questions qu’on leur soumet. Ainsi, ils doivent éviter les situations où leurs intérêts personnels pourraient les empêcher de s’acquitter de cette tâche avec intégrité.

Pour réduire au minimum le risque de conflit d’intérêts, les membres du comité doivent :

• remplir le formulaire de déclaration des intérêts externes au début de leur mandat;
• déclarer de manière proactive leurs intérêts externes pertinents pendant les réunions;
• collaborer à la recherche de solutions dans les cas où un conflit d’intérêts potentiel survient, dans l’intérêt des IRSC et du public.

En cas de doute sur la divulgation requise, les membres devraient consulter les coprésidents du comité. Les coprésidents et le personnel des IRSC peuvent toujours s’adresser au bureau de l’agent responsable des conflits d’intérêts des IRSC pour obtenir des conseils et de l’aide.