Rapport annuel - Loi sur l'accès à l'information
1er avril 2018 – 31 mars 2019
Introduction
La Loi sur l’accès à l’information fournit aux Canadiens et Canadiennes le droit légal d’accès à l’information contenue dans les dossiers du gouvernement fédéral, sous réserve de certaines limites et exceptions bien précises. La Loi complète les autres méthodes d’accès à l’information gouvernementale et ne restreint aucunement l’accès aux renseignements que les institutions fédérales mettent normalement à la disposition du public sur demande.
Ce rapport est préparé par les Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC) en vertu de l’article 72 de la Loi sur l’accès à l’information et est déposé au Parlement par la ministre de la Santé conformément à l’article susmentionné. Le rapport présente la façon dont les IRSC ont rempli leur rôle à l’égard de la Loi durant l’exercice financier commençant le 1er avril 2018 et se terminant le 31 mars 2019.
Les IRSC ont été créés en 2000 et sont régis par la Loi sur les IRSC en tant qu’organisme du gouvernement du Canada chargé d’investir dans la recherche en santé. Comme énoncé dans la Loi, le mandat des IRSC est :
« d’exceller, selon les normes internationales reconnues de l’excellence scientifique, dans la création de nouvelles connaissances et leur application en vue d’améliorer la santé de la population canadienne, d’offrir de meilleurs produits et services de santé, et de renforcer le système de santé au Canada ».
Les IRSC sont le plus important bailleur de fonds de la recherche en santé au pays. Composés de 13 instituts « virtuels » et de trois portefeuilles d’activités, les IRSC offrent leadership et soutien à plus de 13 000 chercheurs de premier ordre dans tous les domaines de recherche en santé et provenant de toutes les régions du Canada.
Structure organisationnelle
Les IRSC sont dirigés par un président. Leur orientation globale est assurée par le conseil d’administration, dont le mandat est de surveiller l’orientation et la gestion des biens, des activités et des affaires des IRSC.
Le conseil scientifique (CS) est un comité de direction qui élabore la stratégie de recherche et d’application des connaissances des IRSC, la met en œuvre, et en rend compte, conformément à la Loi sur les IRSC et aux grandes orientations stratégiques définies par le conseil d’administration. Ce mandat comprend la recommandation pour l’approbation par le président du financement pour toutes les initiatives de recherche et d’application des connaissances.
La gestion quotidienne des IRSC est assurée par le comité de la haute direction.
Le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP), qui fait partie de la Direction de la gouvernance et des affaires gouvernementales, administre pour les IRSC les dispositions de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et rend des comptes au président des IRSC. Le Bureau de l’AIPRP, composé d’une coordonnatrice de l’AIPRP, est chargé des responsabilités suivantes :
- gérer toute réponse aux demandes officielles et aux demandes de renseignements reçues en vertu des deux lois;
- élaborer des politiques, des lignes directrices et des procédures quant à l’application des exigences législatives de l’organisme par rapport aux deux lois;
- bien faire connaître les deux lois, offrir des formations, des conseils et de l’orientation afin d’assurer que le personnel et la direction comprennent leurs rôles et responsabilités;
- surveiller la conformité aux deux lois;
- participer à la communauté élargie de praticiens du domaine de l’AIPRP et y contribuer;
- préparer des rapports annuels aux fins de dépôt;
- mettre à jour le chapitre d’Info Source sur les IRSC chaque année.
En vertu de la Loi sur l’accès à l’information, les IRSC ont désigné une salle dans leurs locaux comme salle publique de consultation des documents. Elle se trouve au 9e étage du 160, rue Elgin, à Ottawa (Ontario).
Délégation des pouvoirs
Le président des IRSC, désigné comme responsable de l’organisme en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, exerce les pouvoirs qui lui sont confiés par la Loi, comme l’application d’exemptions et d’exclusions.
En vertu de l’article 73 de la Loi, le président délègue au vice-président directeur, au directeur général de la Gouvernance et des Affaires gouvernementales, à la coordonnatrice de l’AIPRP et à un agent subalterne en matière d’AIPRP toutes ses attributions prévues par la Loi (voir l’annexe A – Ordonnance de délégation de pouvoir).
Points saillants du rapport statistique 2018-2019
Au cours de la période de référence, soit du 1er avril 2018 au 31 mars 2019, les IRSC ont reçu 18 demandes au total, dont 16 ont été traitées durant l’exercice financier, et deux ont été reportées à l’exercice suivant. Les IRSC ont été consultés pour 29 demandes de la part d’autres institutions fédérales, et une demande de la part d’une autre organisation.
Les demandes officielles ont tendance à concerner l’administration des activités quotidiennes des IRSC.
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Demandes officielles
Au total, 18 demandes ont été reçues au cours de cet exercice, et 16 demandes ont été traitées (voir l’annexe B – Rapport statistique). Quatre demandes ont été traitées dans les 30 jours suivant leur réception, onze demandes dans les 61 à 120 jours, et une demande dans les 121 à 180 jours. Onze des seize demandes traitées en 2018-2019 ont mené à une divulgation partielle d’information, une a bénéficié d’une exemption, deux n’ont généré aucune mention, et deux ont été abandonnées par le demandeur. En tout, 8 553 pages ont été traitées, et 7 358 ont été divulguées. En 2018-2019, 68,75 % des demandes ont été traitées dans le délai prévu par la Loi, comparativement à 37,5 % en 2017-2018 et à 9,6 % en 2016-2017.
En 2018-2019, on a constaté une augmentation non seulement du nombre de demandes reçues, mais aussi du nombre moyen de pages divulguées par demande. Bien que le sujet des demandes demeure semblable à celui des années précédentes, le volume des documents divulgués et la complexité des demandes ont augmenté, permettant ainsi un plus grand accès. Comme illustré dans le graphique ci-dessous, le nombre moyen de pages divulguées en 2018-2019 était de 460, comparativement à 345 en 2017-2018 et à 171 en 2016-2017.
En réponse à l’engagement du gouvernement du Canada à avoir un gouvernement ouvert, accessible et transparent, les IRSC continuent de rendre les documents accessibles au public sur un portail du gouvernement ouvert.
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Demandes officieuses
En 2018-2019, les IRSC ont traité deux demandes officieuses. Les deux provenaient du grand public.
En 2018-2019, les demandes entre pairs pour des renseignements officieux ont continué d’augmenter, ce qui témoigne d’une sensibilisation et d’une réactivité élevées aux pratiques d’accès à l’information au sein de l’organisme.
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Sources des demandes
En 2018-2019, 40 % des demandes reçues provenaient des médias, 40 % du public, et 20 % du secteur universitaire. Comme illustré ci-dessous, la source des demandes reçues a été constante ces cinq dernières années.
Depuis 2014-2015, le grand public a été à l’origine de 21 demandes; parmi les autres demandes, 18 provenaient du secteur universitaire, 16 provenaient d’organisations, et 5 du secteur commercial. La plus grande source de demandes depuis 2014-2015 est les médias, avec 40 demandes, soit 40 % du total présenté.
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Demandes de consultation
Au cours de l’exercice 2018-2019, le Bureau de l’AIPRP des IRSC a reçu 29 demandes de consultation de la part des ministères fédéraux, ce qui est nettement supérieur aux 18 demandes reçues lors de l’exercice précédent, et une demande d’une autre organisation. On a recommandé que 24 consultations soient complètement divulguées, et que 6 fassent l’objet d’une divulgation partielle.
Le volume et la nature des consultations provenant de sources gouvernementales ont tendance à être semblables à ceux des demandes de renseignements que les IRSC reçoivent chaque année, qui portent particulièrement sur les programmes et les initiatives des IRSC.
De plus, le Bureau de l’AIPRP a fourni des conseils, des orientations et des recommandations internes sur divers problèmes d’accès à l’information liés aux programmes et initiatives des IRSC.
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Traitement des demandes
Les IRSC font tout leur possible pour traiter les demandes dans le délai de 30 jours prévu par la Loi. Cependant, certains retards peuvent avoir lieu lorsque les demandes reçues par les IRSC concernent des renseignements de tiers, ce qui entraîne l’exigence de consultations, ou lorsqu’un nombre important de demandes de documents doit être traité.
En 2018-2019, une prorogation a été nécessaire pour cinq demandes : trois en raison de la quantité de documents, et deux en raison du besoin de consultation.
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Coûts
Le Bureau de l’AIPRP a recueilli 90 $ de frais de demande en 2018-2019.
Au cours de l’année 2018-2019, le Bureau de l’AIPRP a engagé des frais salariaux de 60 000 $ pour appliquer la Loi sur l’accès à l’information. Étant donné qu’il est difficile de faire un suivi de tous les coûts opérationnels liés à l’application de la Loi, les statistiques d’utilisation sur les années-personnes et les coûts ne sont que des estimations prudentes. Presque tous les coûts sont attribuables aux salaires et comprennent une fraction des salaires des directeurs, des gestionnaires et des employés qui ont collaboré aux travaux liés à la Loi.
Activités de formation
Aucune activité de formation officielle n’a été entreprise durant la période visée par le présent rapport. Le Bureau de l’AIPRP fournit des séances de formation générales et sur demande à tout le personnel.
La coordonnatrice de l’AIPRP a assisté à des réunions des coordonnateurs et des praticiens de la collectivité de l’AIPRP tenues par le Secrétariat du Conseil du Trésor durant l’exercice. Elle a également participé à des communautés de professionnels en ligne sur GCconnex. Ces communautés fournissent de l’information utile sur les tendances et les pratiques exemplaires au sein de la collectivité de l’AIPRP, sur de récentes plaintes et de récents cas en instance, et sur des outils qui aideraient à améliorer les normes de service dans le domaine.
Le Bureau de l’AIPRP prévoit élaborer des outils éducatifs et offrir des séances de formation aux employés des IRSC.
Politiques, lignes directrices et procédures
Au cours de la période visée, les IRSC n’ont procédé à la mise en œuvre d’aucune nouvelle politique, ligne directrice ou procédure relative à l’accès à l’information, ni à d’importantes mises à jour aux documents existants.
Plaintes et enquêtes
Les IRSC n’ont reçu aucune plainte durant l’année visée par le rapport. Cependant, deux plaintes reportées des exercices précédents ont été résolues.
Processus de surveillance
Le Bureau de l’AIPRP surveille le temps passé à traiter les demandes et applique la Loi sur l’accès à l’information au moyen de comptes rendus verbaux hebdomadaires. On discute de tout problème important avec le président et la Direction des communications, au besoin.
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