Rapport annuel - Loi sur la protection des renseignements personnels
1er avril 2018 – 31 mars 2019

Introduction

Ce rapport est préparé en vertu de l’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels et est déposé au Parlement par la ministre de la Santé conformément à l’article susmentionné. Le rapport présente la façon dont les Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC) ont rempli leur rôle à l’égard de la Loi durant l’exercice financier commençant le 1er avril 2018 et se terminant le 31 mars 2019.

La Loi sur la protection des renseignements personnels fournit aux Canadiens et Canadiennes le droit légal d’accès aux renseignements personnels détenus par le gouvernement, sous réserve de certaines limites et exceptions bien précises, ainsi que la protection contre l’utilisation et la divulgation non autorisées de ces renseignements.

Les IRSC ont été créés en 2000 et sont régis par la Loi sur les IRSC en tant qu’organisme du gouvernement du Canada chargé d’investir dans la recherche en santé. Comme énoncé dans la Loi, le mandat des IRSC est :

« d’exceller, selon les normes internationales reconnues de l’excellence scientifique, dans la création de nouvelles connaissances et leur application en vue d’améliorer la santé de la population canadienne, d’offrir de meilleurs produits et services de santé, et de renforcer le système de santé au Canada ».

Les IRSC sont le plus important bailleur de fonds de la recherche en santé au pays. L’organisme a pour objectif de créer de nouvelles connaissances scientifiques et de favoriser leur application en vue d’améliorer la santé, d’offrir de meilleurs produits et services de santé, et de renforcer le système de santé au Canada. Composés de 13 instituts « virtuels » et de trois portefeuilles d’activités, les IRSC offrent leadership et soutien à plus de 13 000 chercheurs de premier ordre dans tous les domaines de recherche en santé et provenant de toutes les régions du Canada.

Structure organisationnelle

Les IRSC sont dirigés par un président. Leur orientation globale est assurée par le conseil d’administration, dont le mandat est de surveiller l’orientation et la gestion des biens, des activités et des affaires des IRSC.

Le conseil scientifique (CS) est un comité de direction qui élabore la stratégie de recherche et d’application des connaissances des IRSC, la met en oeuvre, et en rend compte, conformément à la Loi sur les IRSC et aux grandes orientations stratégiques définies par le conseil d’administration. Ce mandat comprend la recommandation pour l’approbation par le président du financement pour toutes les initiatives de recherche et d’application des connaissances.

La gestion quotidienne des IRSC est assurée par le comité de la haute direction.

Le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP), qui fait partie de la Direction de la gouvernance et des affaires gouvernementales, administre pour les IRSC les dispositions de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et rend des comptes au président des IRSC. Le Bureau de l’AIPRP, composé d’une coordonnatrice de l’AIPRP, est chargé des responsabilités suivantes :

• gérer toute réponse aux demandes officielles et aux demandes de renseignements reçues en vertu des deux lois;
• élaborer des politiques, des lignes directrices et des procédures quant à l’application des exigences législatives de l’organisme par rapport aux deux lois;
• bien faire connaître les deux lois, offrir des formations, des conseils et de l’orientation afin d’assurer que le personnel et la direction comprennent leurs rôles et responsabilités;
• surveiller la conformité aux deux lois;
• effectuer des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée;
• coordonner la production de rapports sur les atteintes à la vie privée;
• préparer des rapports annuels aux fins de dépôt;
• mettre à jour le chapitre d’Info Source sur les IRSC chaque année.

Délégation des pouvoirs

Le président des IRSC, désigné comme responsable de l’organisme en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, exerce les pouvoirs qui lui sont confiés par la Loi, comme l’application d’exemptions et d’exclusions.

En vertu de l’article 73 de la Loi, le président délègue au vice-président directeur, au directeur général de la Gouvernance et des Affaires gouvernementales, à la coordonnatrice de l’AIPRP et à un agent subalterne en matière d’AIPRP toutes ses attributions prévues par la Loi (voir l’annexe A – Ordonnance de délégation de pouvoir).

Points saillants du rapport statistique 2018-2019

1. Demandes officielles

   Au cours de la période de référence, soit du 1er avril 2018 au 31 mars 2019, les IRSC ont reçu six demandes. Une demande a mené à une divulgation complète des renseignements demandés, et trois à une divulgation partielle; les deux autres n’ont donné lieu à aucune mention (voir l’annexe B – Rapport statistique). Depuis 2014-2015, les IRSC ont reçu 13 demandes officielles. Cette année a été marquée par une augmentation substantielle du nombre de demandes reçues, comparativement à zéro en 2017-2018 et à deux en 2016-2017. Toutes les demandes reçues en 2018-2019 provenaient d’un seul demandeur, dont l’identité est connue.

   Bien que les IRSC ne reçoivent qu’un petit nombre de demandes officielles au titre de la Loi, il convient de noter que les questions touchant la protection des renseignements personnels font partie intégrante de leurs programmes et de leurs activités. Ce phénomène n’est pas surprenant, étant donné que les IRSC recueillent et gèrent une grande quantité de renseignements personnels dans le cadre de l’évaluation de milliers de demandes de subventions et de bourses de recherche, qu’ils octroient en fonction du mérite accordé aux demandes lors de l’évaluation par les pairs.

2. Demandes officieuses

   On estime que les IRSC ont répondu à 25 demandes officieuses en 2018-2019. Ce résultat concorde avec le volume de demandes officieuses depuis 2014-2015, avec une moyenne de 22 demandes officieuses par an. Toutes les demandes reçues durant la période visée par le rapport provenaient d’employés et concernaient l’évaluation de documents et l’interprétation de la Loi sur la protection des renseignements personnels. On demande régulièrement au Bureau de l’AIPRP d’examiner les documents organisationnels et propres à certains projets qui sont liés à la protection des renseignements personnels, et ce, avant leur divulgation. Ces demandes ne paraissent pas dans le rapport statistique à l’annexe B.

3. Demandes de correction des renseignements personnels

   Durant l’exercice 2018-2019, les IRSC ont reçu quatre demandes de correction des renseignements personnels. Les quatre se sont soldées par une mention des corrections demandées, mais non effectuées.

4. Consultations

   Au cours de l’exercice 2018-2019, le Bureau de l’AIPRP n’a reçu aucune demande de consultation provenant d’une source externe.

   Les gestionnaires et le personnel des IRSC ont demandé et obtenu l’avis de la coordonnatrice de l’AIPRP régulièrement sur des cas où ils devaient tenir compte de questions relatives à la protection des renseignements personnels dans leurs programmes ou leurs activités.

5. Coûts

   Au cours de l’année 2018-2019, le Bureau de l’AIPRP a engagé des frais salariaux de 22 000 $ pour appliquer la Loi sur la protection des renseignements personnels. Étant donné qu’il est difficile de faire un suivi de tous les coûts opérationnels liés à l’application de la Loi, les statistiques d’utilisation sur les années-personnes et les coûts ne sont que des estimations prudentes. Presque tous les coûts sont attribuables aux salaires et comprennent une fraction des salaires des directeurs, des gestionnaires et des employés qui ont collaboré aux travaux liés à la Loi.

Activités de formation

Aucune activité de formation n’a été entreprise durant la période visée par le présent rapport. Le Bureau de l’AIPRP fournit des séances de formation générales et sur demande à tout le personnel.

La coordonnatrice de l’AIPRP a assisté à des réunions des coordonnateurs et des praticiens de la collectivité de l’AIPRP tenues par le Secrétariat du Conseil du Trésor durant l’exercice. Elle a également participé à des communautés de professionnels en ligne sur GCconnex. Ces communautés fournissent de l’information utile sur les tendances et les pratiques exemplaires au sein de la collectivité de l’AIPRP, sur de récentes plaintes et de récents cas en instance, et sur des outils qui aideraient à améliorer les normes de service dans le domaine.

Le Bureau de l’AIPRP prévoit élaborer des outils éducatifs et offrir des séances de formation aux employés des IRSC.

Politiques, lignes directrices et procédures

Au cours de la période visée, les IRSC n’ont procédé à la mise en œuvre d’aucune nouvelle politique, ligne directrice ou procédure relative à l’accès à l’information, ni à d’importantes mises à jour aux documents existants.

Plaintes et enquêtes

Les IRSC n’ont fait l’objet d’aucune plainte ni d’aucune enquête durant la période visée par le présent rapport.

Suivi de la conformité

Le Bureau de l’AIPRP surveille le temps passé à traiter les demandes et applique la Loi sur la protection des renseignements personnels au moyen de comptes rendus verbaux formulés au besoin. On discute de tout problème important avec le président, au besoin.

Atteintes substantielles à la vie privée

Il n’y a eu aucune atteinte substantielle à la vie privée pendant la période visée par le rapport.

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Les IRSC n’ont pas effectué d’évaluations des facteurs relatifs à la vie privée pendant la période

Divulgation de renseignements d’intérêt public

Les IRSC n’ont divulgué aucun renseignement d’intérêt public en vertu de l’alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels pendant la période visée par le rapport.

Date de modification :

2020-07-09