Sommaire de l’évaluation de l’efficacité des systèmes de contrôle interne en matière de rapports financiers et du plan d’action des Instituts de recherche en santé du Canada pour l’exercice 2019-2020 (non audité)

Annexe à la déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers

1. Introduction

Le présent document fournit de l’information sommaire sur les mesures prises par les Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC) pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers, y compris des renseignements sur la gestion du contrôle interne, les résultats d’évaluation et les plans d’action connexes.

Il est possible d’obtenir des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les activités de programme des IRSC en consultant le Rapport sur les résultats ministériels (RRM) des IRSC 2018-2019.

2. Système de contrôle interne en matière de rapports financiers des IRSC

2.1 Gestion du contrôle interne

Les IRSC sont dotés d’une structure de gouvernance et de reddition de comptes bien établie pour appuyer les efforts d’évaluation et la surveillance de leur système de contrôle interne. Le cadre de gestion du contrôle interne de l’organisme, approuvé par le président, comprend :

• des structures de responsabilisation organisationnelle relativement à la gestion du contrôle interne en vue d’appuyer une saine gestion financière, y compris les rôles et les responsabilités des cadres supérieurs dans leurs secteurs de responsabilité pour la gestion du contrôle;
• un code de valeurs et d’éthique;
• la communication et la formation continues concernant les exigences législatives, les politiques et les procédures visant à assurer une saine gestion et des contrôles financiers adéquats
• la surveillance de la gestion interne, au moins une fois par année, et des mises à jour régulières à cet effet, ainsi que la présentation des résultats d’évaluation et des plans d’action au président et à la haute direction de l’organisme et, au besoin, au comité d’audit.

Le comité d’audit fournit des conseils au président quant à la pertinence et au fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance des IRSC.

2.2 Ententes de services relatives aux états financiers

Les IRSC comptent sur d’autres organismes pour le traitement de certaines transactions qui sont comptabilisées dans leurs états financiers, comme suit.

Ententes courantes

• Services publics et Approvisionnement Canada administre centralement le versement des salaires et l’acquisition de certains biens et services conformément à la délégation de pouvoirs des IRSC, en plus de fournir des locaux.
• Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada fournit aux IRSC les renseignements nécessaires pour calculer diverses charges à payer et provisions.
• Le ministère de la Justice du Canada fournit des services juridiques aux IRSC.
• Services partagés Canada fournit des services d’infrastructure de technologie de l’information (TI) aux IRSC. La portée et les responsabilités sont abordées dans l’accord interministériel entre Services partagés Canada et les IRSC.

Ententes particulières

• Le Secrétariat des trois conseils administre le Programme des réseaux de centres d’excellence, le Programme des réseaux de centres d’excellence dirigés par l’entreprise, le Programme d’innovation dans les collèges et la communauté, le Programme des chaires d’excellence en recherche du Canada, le Programme de bourses d’études supérieures du Canada, le Fonds d’excellence en recherche Apogée Canada, le Programme des chaires de recherche du Canada et le Programme des chaires de recherche Canada 150 au nom du Portefeuille des programmes de recherche des IRSC. Le Secrétariat a le pouvoir et la responsabilité de s’assurer que les décisions de financement sont justes, que la procédure établie est suivie et que les paiements sont effectués en conformité avec les conditions établies par les programmes des IRSC. En conséquence, le niveau de confiance s’appuie sur l’efficacité des mesures de contrôle du Secrétariat que les IRSC examinent de façon indépendante en obtenant les documents de contrôle clés.

3. Résultats de l’évaluation des IRSC au cours de l’exercice 2019-2020

Les principales conclusions et les ajustements importants requis découlant des activités d’évaluation de l’année en cours sont résumés ci-dessous.

Répercussions de la COVID-19

Le 11 mars 2020, l’Organisation mondiale de la santé a qualifié la COVID-19 de pandémie mondiale. Le 15 mars 2020, le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines (BPDRH) du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) a sommé les fonctionnaires de travailler à distance et toutes les échéances de fin d’exercice ont été reportées, y compris celles relatives aux états financiers (normalement publiés en juin). En réaction aux incertitudes résultant de la pandémie de COVID-19, le président a invoqué le plan de continuité des activités^{Note en bas de page 1} des IRSC, a restreint l’accès au siège social des IRSC et a fait de la lutte contre la pandémie la principale priorité de l’organisme. Par conséquent, un certain nombre d’activités exécutées sur le lieu de travail (y compris l’achèvement de l’exercice de contrôle interne en matière de gestion financière [CIGF] pour 2019-2020 et la publication des états financiers) ont été reportées ou temporairement suspendues, et tous les employés ont été sommés de travailler à distance jusqu’à nouvel ordre, ce qui s’est poursuivi jusqu’à ce jour. Dans le cadre de cette réponse, et avec l’appui du dirigeant principal des finances, du dirigeant principal de l’audit, du comité d’audit et avec l’approbation du conseil d’administration, le président a décidé de publier des états financiers non audités pour 2019-2020.

Outre le retard dans l’achèvement de l’exercice de CIGF, l’efficacité de certains contrôles, normalement évalués au moyen de documents papier, n’a pas pu être vérifiée à distance. Dans ce contexte, un examen modifié basé sur les documents électroniques disponibles a été mené lorsque cela était possible et pratique. Comme presque tous les documents pertinents pour le processus de paie et avantages sociaux ne sont disponibles que sous forme de documents papier, le dirigeant principal de l’audit (après en avoir discuté avec le comité d’audit) a décidé de reporter l’examen de ce processus à 2020-2021, date à laquelle l’accès au lieu de travail pourrait être autorisé. L’examen des contrôles au niveau de l’entité a également été reporté.

Contrôles clés nouveaux ou modifiés de façon importante : Tel qu’il est indiqué ci-dessus, l’examen du processus de paie et avantages sociaux et des contrôles au niveau de l’entité a été reporté à 2020-2021 en raison de la pandémie de COVID19.

Plan de surveillance continue : Dans le cadre de son plan cyclique de surveillance continue, les IRSC ont procédé à la réévaluation des processus opérationnels suivants :

• Contrôles financiers :
  • subventions et bourses;
  • clôture des états financiers (y compris les créditeurs à la fin de l’exercice et les charges à payer).

La plupart des contrôles clés mis à l’essai fonctionnaient comme prévu. Toutefois, quelques améliorations s’imposaient. Celles-ci ont été acceptées par la direction et une réponse appropriée a été préparée.

4. Plan d’action de l’organisme

4.1 Progrès au cours de l’exercice 2019-2020

Les IRSC ont poursuivi leur surveillance continue selon le plan cyclique de l’exercice précédent, comme le montre le tableau ci-dessous.

4.2 Plan d’action pour le prochain exercice et les exercices subséquents

Les IRSC ont mis en place un plan cyclique de surveillance continue sur trois ans fondé sur la validation annuelle des processus et contrôles à risque élevé. Ce plan triennal, qui tient compte de tout changement substantiel apporté aux contrôles clés dans chaque processus, est illustré dans le tableau ci-dessous.

Outre le plan cyclique de surveillance continue, les IRSC ont effectué ou prévoient effectuer les évaluations suivantes pour appuyer leur système de contrôle interne :

• audits internes;
• risque et autres activités de consultation;
• utilisation continue de l’information recueillie dans le cadre de l’évaluation des risques de fraude de novembre 2016.

Date de modification :

2020-10-19