Rapport annuel - Loi sur l'accès à l'information
1er avril 2019 – 31 mars 2020

Introduction

La Loi sur l’accès à l’information fournit aux Canadiens et Canadiennes le droit légal d’accès à l’information contenue dans les dossiers du gouvernement fédéral, sous réserve de certaines limites et exceptions bien précises. La Loi complète les autres méthodes d’accès à l’information gouvernementale et ne restreint aucunement l’accès aux renseignements que les institutions fédérales mettent normalement à la disposition du public sur demande.

Ce rapport est préparé par les Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC) en vertu de l’article 94 de la Loi sur l’accès à l’information et à l’article 20 de la Loi sur les frais de service, et est déposé au Parlement par la ministre de la Santé conformément à l’article susmentionné. Le rapport présente la façon dont les IRSC ont rempli leur rôle à l’égard de la Loi durant l’exercice financier commençant le 1er avril 2019 et se terminant le 31 mars 2020.

Les IRSC ont été créés en 2000 et sont régis par la Loi sur les IRSC en tant qu’organisme du gouvernement du Canada chargé d’investir dans la recherche en santé. Comme énoncé dans la Loi, le mandat des IRSC est :

« d’exceller, selon les normes internationales reconnues de l’excellence scientifique, dans la création de nouvelles connaissances et leur application en vue d’améliorer la santé de la population canadienne, d’offrir de meilleurs produits et services de santé, et de renforcer le système de santé au Canada ».

Les IRSC sont le plus important bailleur de fonds de la recherche en santé au pays. Composés de 13 instituts « virtuels » et de deux portefeuilles d’activités, les IRSC offrent leadership et soutien à plus de 13 000 chercheurs de premier ordre dans tous les domaines de recherche en santé et provenant de toutes les régions du Canada.

Structure organisationnelle

Les IRSC sont dirigés par un président et un conseil d’administration composé d’au plus 18 membres nommés par le gouverneur en conseil. Le conseil d’administration définit l’orientation stratégique et les objectifs globaux. Il se charge également de la création des instituts de recherche en santé, ainsi que de la définition de leur mandat. Conformément à la loi, le conseil d’administration est chargé des attributions suivantes : établir l’orientation stratégique et les objectifs; évaluer leur rendement et approuver leur budget; établir un processus d’évaluation par les pairs pour les projets de recherche proposés aux IRSC; approuver le financement des projets de recherche; autoriser les dépenses supplémentaires en vue de réaliser la mission des IRSC; établir des politiques; régler toute autre question qu’il estime liée aux activités des IRSC.

Le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP), qui fait partie de la Direction des affaires générales et gouvernementales, administre pour les IRSC les dispositions de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et rend des comptes au président des IRSC. Le Bureau de l’AIPRP, composé d’une coordonnatrice de l’AIPRP et d’un agent subalterne de l’AIPRP, est chargé des responsabilités suivantes :

• gérer toute réponse aux demandes officielles et aux demandes de renseignements reçues en vertu des deux lois;
• élaborer des politiques, des lignes directrices et des procédures quant à l’application des exigences législatives de l’organisme par rapport aux deux lois;
• bien faire connaître les deux lois, offrir des formations, des conseils et de l’orientation afin d’assurer que le personnel et la direction comprennent leurs rôles et responsabilités;
• surveiller la conformité aux deux lois;
• participer à la communauté élargie de praticiens du domaine de l’AIPRP et y contribuer;
• préparer des rapports annuels aux fins de dépôt;
• mettre à jour le chapitre d’Info Source sur les IRSC chaque année.

En vertu de la Loi sur l’accès à l’information, les IRSC ont désigné une salle dans leurs locaux comme salle publique de consultation des documents. Elle se trouve au 9e étage du 160, rue Elgin, à Ottawa (Ontario).

Les IRSC n’ont conclu aucune entente de service en vertu de l’article 96 de la Loi sur l’accès à l’information au cours de l’exercice 2019-2020.

Délégation des pouvoirs

Le président des IRSC, désigné comme responsable de l’organisme en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, exerce les pouvoirs qui lui sont confiés par la Loi, comme l’application d’exemptions et d’exclusions.

En vertu de l’article 73 de la Loi, le président délègue à la vice-présidente directrice, au vice-président associé à la gouvernance et aux relations externes, au directeur général des Affaires générales et gouvernementales, à la coordonnatrice de l’AIPRP et à un agent subalterne en matière d’AIPRP ses attributions prévues par la Loi (voir l’annexe A – Ordonnance de délégation de pouvoir).

Points saillants du rapport statistique 2018-2019

Au cours de la période visée par le rapport, soit du 1er avril 2019 au 31 mars 2020, les IRSC avaient au total 18 demandes à traiter, soit 16 demandes reçues et deux demandes reportées de l’exercice précédent. De ces 18 demandes, 13 ont été traitées durant l’exercice 2019-2020, et cinq ont été reportées à l’exercice suivant. Les IRSC ont été consultés pour 21 demandes de la part d’autres institutions fédérales, et n’ont été consultés pour aucune demande de la part d’organismes externes.

Les demandes officielles ont tendance à concerner l’administration des activités quotidiennes des IRSC.

1. Demandes officielles

   Au total, 18 demandes ont été reçues au cours de la période visée par ce rapport, et 13 ont été traitées (voir l’annexe B – Rapport statistique). De ces 13 demandes, six ont été traitées dans les 30 jours suivant leur réception, sept dans les 31 à 120 jours, et aucune demande n’a nécessité plus de 121 jours à traiter. Trois des 13 demandes traitées en 2019-2020 ont mené à une divulgation complète de l’information, sept ont mené à une divulgation partielle, une n’a donné lieu à aucune mention, et deux ont été abandonnées par le demandeur. En tout, 363 pages ont été traitées, et 298 pages ont été divulguées en 2019-2020. Au cours de cette période, 46,13 % des demandes ont été traitées dans le délai prévu par la Loi, comparativement à 68,75 % en 2018-2019 et à 37,5 % en 2017-2018. Une prorogation a été invoquée pour sept demandes, soit cinq demandes en raison de la charge de travail et deux demandes en raison du besoin de consultation externe, ce qui représente 53,85 % de toutes les demandes traitées durant l’exercice visé par le rapport, comparativement à 31,25 % en 2018-2019.

   Bien que le nombre de demandes reçues (18) se compare à celui de l’année précédente et que le sujet des demandes soit demeuré semblable à celui des années passées, on a constaté une diminution considérable du nombre moyen de pages divulguées par demande, passant de 460 en 2018-2019 à 23 en 2019-2020. Cette baisse au chapitre du volume des documents divulgués ne montre toutefois pas que les demandes reçues étaient de nature très complexe, nécessitant un niveau d’effort élevé pour les traiter. De plus, les demandes qui ont dû être reportées à l’exercice 2020-2021 représentent un volume de plus de 8000 pages. Comme illustré dans le graphique ci-dessous, le nombre moyen de pages divulguées en 2019-2020 était de 23, comparativement à 460 en 2018-2019 et à 345 en 2017-2018.

   Demandes d'accès à l'information

   

   En réponse à l’engagement du gouvernement du Canada à avoir un gouvernement ouvert, accessible et transparent, les IRSC continuent de rendre les documents accessibles au public sur un portail du gouvernement ouvert.

2. Demandes officieuses

   En 2019-2020, les IRSC n’ont reçu aucune demande officieuse d’accès à l’information, que ce soit du grand public ou d’autres sources.

3. Sources des demandes

   En 2019-2020, même si 31 % des sources des demandes ont refusé de s’identifier, on sait que 25 % des demandes reçues provenaient des médias, 25 % d’organismes privés, 12,5 % du secteur privé ou commercial, et 6,25 % du public. Comme illustré ci-dessous, la source des demandes reçues a été constante ces cinq dernières années.

   Depuis 2015-2016, le grand public a été à l’origine de 20 demandes; parmi les autres demandes, 17 provenaient du secteur universitaire, 20 provenaient d’organismes, et trois du secteur commercial. La plus grande source de demandes depuis 2015-2016 est les médias, avec 39 demandes, soit 39,39 % du total présenté.

Sources des demandes d'accès soumises entre 2015-2016 et 2019-2020



4. Demandes de consultation

   Au cours de l’exercice 2019-2020, le Bureau de l’AIPRP des IRSC a reçu 21 demandes de consultation de la part des ministères fédéraux, ce qui représente une légère baisse par rapport aux 29 demandes de consultation reçues lors de l’exercice précédent; il n’a reçu aucune demande de la part d’autres organismes. On a recommandé que 18 consultations soient complètement divulguées et que trois fassent l’objet d’une divulgation partielle.

   Le volume et la nature des consultations provenant de sources gouvernementales ont tendance à être semblables à ceux des demandes de renseignements que les IRSC reçoivent chaque année, qui portent particulièrement sur les programmes et les initiatives des IRSC. Étant donné qu’il y a généralement plus de renseignements divulgués de manière proactive, il n’est donc pas surprenant de constater une plus grande variation dans le volume de consultations.

   De plus, le Bureau de l’AIPRP a fourni des conseils, des orientations et des recommandations internes sur divers problèmes d’accès à l’information liés aux programmes et initiatives des IRSC.

5. Traitement des demandes

   Les IRSC font tout leur possible pour traiter les demandes dans le délai de 30 jours prévu par la Loi. Cependant, certains retards peuvent avoir lieu lorsque les demandes reçues par les IRSC contiennent des renseignements de tiers, ce qui entraîne l’exigence de consultations, ou lorsqu’un nombre important de documents doit être traité pour une demande.

   En 2019-2020, une prorogation a été nécessaire pour sept demandes : cinq en raison de la charge de travail et de l’interférence avec les activités, et deux en raison du besoin de consultation externe.

6. Coûts

   Le Bureau de l’AIPRP a recueilli 80 $ de frais de demande en 2019-2020.

   Au cours de la même période, le Bureau de l’AIPRP a engagé des frais salariaux de 87 500 $ pour appliquer la Loi sur l’accès à l’information. Étant donné qu’il est difficile de faire un suivi de tous les coûts opérationnels liés à l’application de la Loi, les statistiques d’utilisation sur les années-personnes et les coûts ne sont que des estimations prudentes. Presque tous les coûts sont attribuables aux salaires et comprennent une fraction des salaires des directeurs, des gestionnaires et des employés qui ont collaboré aux travaux liés à la Loi.

Activités de formation

Plusieurs activités de formation ont été entreprises au cours de la période visée par le présent rapport, notamment sur la divulgation proactive en vertu du projet de loi C-58 et une formation générale sur l’AIPRP. Le Bureau de l’AIPRP fournit des séances de formation générales et sur demande à tout le personnel.

La coordonnatrice de l’AIPRP a assisté à des réunions des coordonnateurs et des praticiens de la collectivité de l’AIPRP tenues par le Secrétariat du Conseil du Trésor durant l’exercice. Elle a également participé à des communautés de professionnels en ligne sur GCconnex. Ces communautés fournissent de l’information utile sur les tendances et les pratiques exemplaires au sein de la collectivité de l’AIPRP, sur de récentes plaintes et de récents cas en instance, et sur des outils qui aideraient à améliorer les normes de service dans le domaine.

Le Bureau de l’AIPRP continue d’élaborer des outils éducatifs et d’offrir des séances de formation aux employés des IRSC.

Politiques, lignes directrices et procédures

Bien qu’aucune mise à jour importante n’ait été apportée aux politiques, lignes directrices ou procédures en vigueur en matière d’accès à l’information, les IRSC ont mis en œuvre de nouveaux procédés pour accéder à l’information sur l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, sur les déclarations d’atteintes à la vie privée et sur la divulgation proactive suivant les amendements du projet de loi C-58, au cours de l’exercice 2019-2020.

Plaintes et enquêtes

Les IRSC ont reçu six plaintes au cours de la période visée par le rapport, et deux plaintes ont été reportées des années précédentes. Durant l’exercice 2019-2020, trois plaintes ont été conclues : une a été résolue, et deux ont été jugées non fondées. Les cinq autres plaintes sont en cours et sont reportées à 2020-2021.

Processus de surveillance

Le Bureau de l’AIPRP surveille le temps passé à traiter les demandes et applique la Loi sur l’accès à l’information au moyen de comptes rendus verbaux hebdomadaires, et un rapport d’étape écrit est présenté chaque semaine au cabinet de la ministre de la Santé à titre informatif. On discute de tout problème important avec le président et la Direction des communications, au besoin.

Date de modification :

2021-01-20