Sommaire de l’évaluation de l’efficacité des systèmes de contrôle interne en matière de rapports financiers et du plan d’action des Instituts de recherche en santé du Canada pour l’exercice 2020-2021 (non audité)

Annexe à la déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers

1. Introduction

Le présent document fournit de l’information sommaire sur les mesures prises par les Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC) pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers, y compris des renseignements sur la gestion du contrôle interne, les résultats d’évaluation et les plans d’action connexes.

Il est possible d’obtenir des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les activités de programme des IRSC en consultant le Plan ministériel des IRSC 2020-2021.

2. Système de contrôle interne en matière de rapports financiers des IRSC

2.1 Gestion du contrôle interne

Les IRSC sont dotés d’une structure de gouvernance et de reddition de comptes bien établie pour appuyer les efforts d’évaluation et la surveillance de leur système de contrôle interne. Le cadre de gestion du contrôle interne de l’organisme, approuvé par le président, comprend :

• des structures de responsabilisation organisationnelle relativement à la gestion du contrôle interne en vue d’appuyer une saine gestion financière, y compris les rôles et les responsabilités des cadres supérieurs dans leurs secteurs de responsabilité pour la gestion du contrôle;
• un code de valeurs et d’éthique;
• la communication et la formation continues concernant les exigences législatives, les politiques et les procédures visant à assurer une saine gestion et des contrôles financiers adéquats;
• la surveillance de la gestion interne, au moins une fois par année, et des mises à jour régulières à cet effet, ainsi que la présentation des résultats d’évaluation et des plans d’action au président et à la haute direction de l’organisme et, au besoin, au comité d’audit.

Le comité d’audit fournit des conseils au président quant à la pertinence et au fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance des IRSC.

2.2 Ententes de services relatives aux états financiers

Les IRSC comptent sur d’autres organismes pour le traitement de certaines transactions qui sont comptabilisées dans leurs états financiers, comme suit.

Ententes courantes

• Services publics et Approvisionnement Canada administre centralement le versement des salaires et l’acquisition de certains biens et services conformément à la délégation de pouvoirs des IRSC, en plus de fournir des locaux.
• Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada fournit aux IRSC les renseignements nécessaires pour calculer diverses charges à payer et provisions.
• Le ministère de la Justice du Canada fournit des services juridiques aux IRSC.
• Services partagés Canada fournit des services d’infrastructure de technologie de l’information (TI) aux IRSC. La portée et les responsabilités sont abordées dans l’accord interministériel entre Services partagés Canada et les IRSC.

Ententes particulières

• Le Secrétariat des trois conseils administre le Programme des réseaux de centres d’excellence, le Programme des réseaux de centres d’excellence dirigés par l’entreprise, le Programme des centres d’excellence en commercialisation et en recherche, le Programme d’innovation dans les collèges et la communauté, le Programme des chaires d’excellence en recherche du Canada, le Fonds d’excellence en recherche Apogée Canada, le Programme des chaires de recherche du Canada et le Programme des chaires de recherche Canada 150 au nom du Portefeuille des programmes de recherche des IRSC. Le Secrétariat a le pouvoir et la responsabilité de s’assurer que les décisions de financement sont justes, que la procédure établie est suivie et que les paiements sont effectués en conformité avec les conditions établies par les programmes des IRSC. En conséquence, le niveau de confiance s’appuie sur l’efficacité des mesures de contrôle du Secrétariat que les IRSC examinent de façon indépendante en obtenant les documents de contrôle clés.

3. Résultats de l’évaluation des IRSC au cours de l’exercice 2020-2021

Les principales conclusions et les ajustements importants requis découlant des activités d’évaluation de l’année en cours sont résumés ci-dessous.

Répercussions de la COVID-19

Dans leur évaluation portant sur l’exercice 2020-2021, les IRSC ont pris en compte les répercussions du travail à distance et de la pandémie de COVID-19 sur les contrôles et les risques relativement aux différents processus opérationnels. Dans la plupart des cas, les processus opérationnels et les risques associés étaient inchangés, avec pour seule exception l’adoption de formats électroniques pour la documentation et les approbations au lieu de documents papier. En outre, les processus liés aux voyages et à l’accueil ont été exclus de la portée de l’évaluation, car le nombre de transactions et leur valeur sont extrêmement bas pour l’année. Le faible nombre de transactions s’explique par l’élimination des réunions de comité et d’évaluation par les pairs en personne, ainsi que par l’arrêt des déplacements du personnel. Par ailleurs, les IRSC ont tenu compte du risque élevé que posent les possibilités de financement visant une intervention de recherche rapide dans l’évaluation touchant les subventions et bourses en ayant recours à un échantillonnage discrétionnaire pour garantir l’inclusion de ces transactions.

Report de l’évaluation des contrôles généraux liés à la technologie de l’information et des contrôles au niveau de l’entité

L’évaluation des contrôles généraux liés à la technologie de l’information (CGTI) a été reportée pour ce cycle. Il convient de noter que ce report n’est pas directement lié au travail à distance et à la pandémie. Un travail préparatoire a été effectué afin d’améliorer et de moderniser l’approche d’évaluation des CGTI, qui sera mise en application en 2021‑2022.

L’évaluation des contrôles au niveau de l’entité (CNE) a également été reportée cette année, car il a fallu affecter les ressources disponibles à l’évaluation d’autres processus opérationnels plus prioritaires. Comme pour les CGTI, on a travaillé à la modernisation de l’approche d’évaluation des CNE afin qu’elle corresponde à la dernière version du modèle du COSO. Ce modèle largement reconnu et conforme aux normes de l’industrie sert à établir et à évaluer les contrôles internes. Il est recommandé par le Conseil du Trésor pour l’évaluation des CNE. Le cadre d’évaluation modernisé, qui sera mis en œuvre en 2021‑2022, permettra aux IRSC de réaliser une évaluation fondée sur le risque ainsi que des essais exhaustifs.

Contrôles clés nouveaux ou modifiés de façon importante : Pendant l’année en cours, il n’y a eu aucune modification significative aux contrôles clés en place qui nécessiterait une réévaluation, et il n’y a pas eu de processus ajoutés aux tests d’efficacité de la conception et du fonctionnement.

Plan de surveillance continue : Dans le cadre de son plan cyclique de surveillance continue, les IRSC ont procédé à la réévaluation des processus opérationnels suivants :

• Contrôles financiers :
  • Subventions et bourses, y compris le versement
  • Paie et avantages sociaux
  • Approvisionnement
  • Préparation des états financiers (y compris les créditeurs à la fin de l’exercice et les charges à payer)

La plupart des contrôles clés mis à l’essai fonctionnaient comme prévu. Toutefois, quelques améliorations s’imposaient. Celles-ci ont été acceptées par la direction et une réponse appropriée a été préparée.

4. Plan d’action de l’organisme

4.1 Progrès au cours de l’exercice 2020-2021

Les IRSC ont poursuivi leur surveillance continue selon le plan cyclique de l’exercice précédent, comme le montre le tableau ci-dessous.

4.3 Plan d’action pour le prochain exercice et les exercices subséquents

Les IRSC ont mis en place un plan cyclique de surveillance continue sur trois ans fondé sur la validation annuelle des processus et contrôles à risque élevé. Ce plan triennal, qui tient compte de tout changement substantiel apporté aux contrôles clés dans chaque processus, est illustré dans le tableau ci-dessous.

Outre le plan cyclique de surveillance continue, les IRSC ont effectué ou prévoient effectuer les évaluations suivantes pour appuyer leur système de contrôle interne :

• audits internes;
• risque et autres activités de consultation.

Date de modification :

2020-10-19