Politique des Instituts de recherche en santé du Canada sur la vaccination contre la COVID-19

(Also available in English under the title Policy on COVID-19 Vaccination for the Canadian Institutes of Health Research)

Table des matières

  1. Date d’entrée en vigueur
  2. Préambule
  3. Définitions
  4. Pouvoirs
  5. Application
  6. Conformité
  7. Objectifs et résultats escomptés
  8. Exigences
  9. Demandes de renseignements
  10. Ressources

1. Date d’entrée en vigueur

1.1 La présente politique entre en vigueur le 8 novembre 2021.

2. Préambule

2.1 Les Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC) s’engagent à promouvoir et à maintenir de bonnes pratiques en matière de santé, de sécurité et de mieux-être pour leurs employés et souhaitent contribuer aux efforts déployés par le gouvernement du Canada dans la lutte contre la pandémie de COVID-19 afin de protéger la santé et la sécurité de l’ensemble de la population canadienne.

3. Définitions

Date de mise en œuvre complète (full implementation date)

Date à laquelle le protocole de dépistage sera mis en place pour les employés qui ne peuvent pas être vaccinés et à laquelle les conséquences commenceront à s’appliquer pour les employés qui refusent d’être entièrement vaccinés.

Date limite de présentation de l’attestation (attestation deadline)

Date à laquelle l’attestation de l’employé doit être saisie dans le système de suivi des attestations de vaccination des IRSC (SSAV-IRSC), ou fournie au gestionnaire si l’employé n’a pas accès au SSAV-IRSC.

Employés (employees)

Toutes les personnes qui travaillent pour les IRSC, que ce soit dans les bureaux ou à distance, y compris les employés nommés pour une période déterminée ou indéterminée, les employés en congé payé ou sans solde, les étudiants ainsi que les employés occasionnels, saisonniers ou à temps partiel.

Les principes de la présente politique s’appliquent aussi aux participants du programme Échanges Canada et aux bénévoles.Note en bas de page 2

Les directeurs scientifiques et le personnel des 13 instituts ne sont toutefois pas assujettis aux principes de la présente politique.

Employés non vaccinés (unvaccinated employees) — regroupés en trois catégories :

Employés partiellement vaccinés (partially vaccinated employees)

Aux fins de la présente politique, on entend par « employés partiellement vaccinés » ceux qui ont reçu une (1) dose d’un vaccin autorisé par Santé Canada, mais qui n’ont pas complété leur primovaccination (c’est-à-dire qui n’ont pas reçu toutes les doses requises). Ces employés ne peuvent donc pas être considérés comme « entièrement vaccinés » aux termes de la présente politique.

Employés qui ne peuvent pas être entièrement vaccinés (employees unable to be fully vaccinated)

Aux fins de la présente politique, on entend par « employés qui ne peuvent pas être entièrement vaccinés » ceux qui ne peuvent pas être entièrement vaccinés en raison d’une contre-indication étayée par un certificat médical, d’un motif religieux ou de tout autre motif de distinction illicite au sens de la Loi canadienne sur les droits de la personne.

Employés qui refusent d’être entièrement vaccinés (employees unwilling to be fully vaccinated)

Aux fins de la présente politique, on entend par « employés qui refusent d’être entièrement vaccinés » ceux qui refusent de divulguer leur statut vaccinal (qu’ils soient entièrement vaccinés ou non), ceux pour lesquels aucune mesure d’adaptation n’a été accordée (contre-indication médicale, motif religieux ou motif de distinction illicite) et qui refusent tout de même de se faire vacciner, et ceux qui ont attesté qu’ils ne sont pas vaccinés.

Entièrement vacciné contre la COVID-19Note en bas de page 1 (employés vaccinés à l’extérieur du Canada au 30 novembre 2021) (fully vaccinated - COVID-19 [employees vaccinated outside of Canada as of November 30, 2021])

Ces personnes sont considérées comme entièrement vaccinées 14 jours après qu’elles ont soit :

Entièrement vacciné contre la COVID-19Note en bas de page 1 (employés vaccinés au Canada au 30 novembre 2021) (fully vaccinated - COVID-19 [employees vaccinated in Canada as of November 30, 2021])

Ces personnes sont considérées comme entièrement vaccinées 14 jours après avoir reçu soit :

Gestionnaires (managers)

Aux fins de la présente politique, le terme « gestionnaire » désigne tout employé des IRSC occupant un poste de l’échelon 12 ou d’un échelon supérieur.

Lieu de travail (workplace)

Tout lieu où l’employé exécute un travail pour le compte de son employeur conformément à la partie II du Code canadien du travail. Aux fins de la présente politique, cette définition inclut les employés qui travaillent sur place, à distance ou en télétravail (à temps plein ou à temps partiel).

Nouveaux employés (new employees)

Aux fins de la présente politique, on entend par « nouveaux employés » ceux qui ont été embauchés par les IRSC après le 7 novembre 2021.

Participants aux essais cliniques — pas entièrement vaccinésNote en bas de page 1 (au 30 novembre 2021) (clinical trial participants – not fully vaccinated [as of November 30, 2021])

Les employés qui participent, ou qui ont participé, à une étude sur la vaccination contre la COVID‑19 autorisée par Santé Canada devraient être considérés comme n’étant pas entièrement vaccinés. Ces employés doivent utiliser le processus de mesures d’adaptation jusqu’à l’une ou l’autre des éventualités ci-dessous.

Système de suivi des attestations de vaccination des Instituts de recherche en santé du Canada (SSAV-IRSC) (Canadian Institutes of Health Research Vaccine Attestation Tracking System [CIHR-VATS])

Le SSAV-IRSC est une plateforme web conviviale qui permettra aux employés des IRSC d’attester de leur statut vaccinal contre la COVID-19 et à l’organisme de conserver ces attestations.

Le SSAV-IRSC servira de dépôt central des attestations et permettra aux IRSC et au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada d’accéder aux données agrégées, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et aux exigences en matière de sécurité. Le président des IRSC, les membres du Comité supérieur de direction, la directrice générale de la Direction des ressources humaines, les conseillers en relations de travail et leur gestionnaire ainsi que l’analyste des ressources humaines auront également accès à des données agrégées au niveau organisationnel à des fins de suivi et de production de rapports.

Vaccin (vaccine)

Un vaccin est une substance utilisée pour stimuler le système immunitaire et conférer une immunité contre une ou plusieurs maladies. Cette substance est préparée à partir de l’agent causal d’une maladie, de ses produits ou d’un substitut synthétique, puis traitée pour agir comme un antigène sans provoquer la maladie.

Vaccination (vaccination)

La vaccination est le terme utilisé pour le fait de recevoir un vaccin, généralement au moyen d’une injection.

4. Pouvoirs

4.1 La présente politique est publiée en vertu des pouvoirs qui sont décrits à l’article 17 de la Loi sur les Instituts de recherche en santé du Canada et délégués au président par le conseil d’administration.

4.2 Toute implication financière de la présente politique est assujettie aux autorisations et pouvoirs financiers applicables.

5. Application

5.1 La présente politique s’applique à tous les employés des IRSC, selon la définition donnée à la section 3. Les principes de la présente politique s’appliquent également aux participants du programme Échanges Canada.

5.1.1 Les employés doivent se conformer à la présente politique, qu’importe qu’ils travaillent sur place, à distance ou de la maison.

5.2 Toute personne qui n’est pas mentionnée à la section 5.1 est considérée comme « membre du public » et assujettie aux mesures de santé publique en vigueur dans la région où elle interagit avec les IRSC et leurs employés.

5.3 Les nouveaux employés doivent être entièrement vaccinés ou bénéficier de mesures d’adaptation approuvées conformément à la section 3. Il s’agit d’une condition d’emploi et, par conséquent, toute personne qui n’est que partiellement vaccinée ou qui refuse d’être entièrement vaccinée pourrait être écartée de toute possibilité d’emploi aux IRSC jusqu’à ce qu’elle soit entièrement vaccinée ou que les IRSC acceptent sa demande de mesures d’adaptation.

6. Conformité

6.1 En ce qui concerne les employés qui refusent de divulguer leur statut vaccinal ou d’être entièrement vaccinés (selon la définition donnée à la section 3), l’employeur prendra les mesures suivantes :

6.1.1 Dans les deux (2) semaines suivant la date limite de présentation de l’attestation, exiger que les employés suivent une séance de formation en ligne sur la vaccination contre la COVID-19

6.1.2 Le 15 décembre 2021 :

  1. Interdire aux employés d’accéder au lieu de travail, de participer à des conférences ainsi que d’effectuer des visites hors site et des voyages à titre professionnel
  2. Imposer aux employés un congé sans solde (selon la procédure administrative applicable) en les avisant de ne pas se présenter au travail, ou de cesser de travailler à distance.

6.1.3 Un nouvel employé qui refuse ou omet de soumettre son attestation de vaccination dans le SSAV-IRSC avant la fin de sa première semaine de travail s’expose à des mesures administratives ou disciplinaires, y compris une cessation d’emploi.

6.2 En ce qui concerne les employés partiellement vaccinés (selon la définition donnée à la section 3) :

6.2.1 On imposera un congé sans solde aux employés partiellement vaccinés s’ils ne reçoivent pas leur seconde dose dans les dix (10) semaines suivant leur première dose

6.2.2 Les employés à qui l’on a imposé un congé sans solde et dont le statut vaccinal change pour « partiellement vaccinés » reprendront le travail et verront leur salaire rétabli

6.2.3 Des mesures temporaires pourraient être adoptées pour la période pendant laquelle les employés demeurent « partiellement vaccinés »

6.3 Les employés qui refusent d’être entièrement vaccinés ou de divulguer leur statut vaccinal ne pourront pas utiliser le code 699, « autres congés payés ».

6.4 Le coût des mesures pouvant découler d’une application inappropriée ou erronée de la présente politique, des directives connexes ou des procédures obligatoires sera assumé par la direction ou l’unité de travail concernée, conformément aux niveaux de référence actuels.

7. Objectifs et résultats escomptés

7.1 Les objectifs de la présente politique sont les suivants :

7.1.1 Prendre toutes les précautions raisonnables, dans les circonstances, pour protéger la santé et la sécurité des employés. La vaccination est un élément clé de la protection des employés contre la COVID-19.

7.1.2 Améliorer le taux de vaccination contre la COVID-19 des employés des IRSC à la grandeur du Canada.

7.1.3 Puisque leur présence au lieu de travail peut, à tout moment, être requise en raison d’exigences opérationnelles, tous les employés, y compris ceux qui travaillent à distance ou de la maison, doivent être entièrement vaccinés pour assurer leur protection et celle de leurs collègues et clients contre la COVID-19.

7.2 Les résultats escomptés sont les suivants :

7.2.1 Que tous les employés des IRSC soient entièrement vaccinés contre la COVID‑19, à moins que des mesures d’adaptation ne soient prises en raison d’une contre-indication médicale étayée par un certificat, d’un motif religieux ou d’un motif de distinction illicite prévu par la Loi canadienne sur les droits de la personne

7.2.2 Que chaque unité organisationnelle des IRSC veille à l’application de la présente politique et en rende compte à la Direction des ressources humaines, de sorte que cette dernière présente des rapports périodiques au Comité supérieur de direction

7.2.3 Que les renseignements personnels soient créés, recueillis, conservés, utilisés, divulgués et éliminés dans le respect des dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels et des autres lois applicables

8. Exigences

Président

8.1 Le président doit :

Mise en œuvre

8.1.1 Mettre en œuvre la présente politique aux IRSC

8.1.2 S’assurer que la mise en œuvre de la présente politique s’harmonise à celle de la Politique sur la vaccination contre la COVID-19 applicable à l’administration publique centrale, y compris à la Gendarmerie royale du Canadapar le Conseil du Trésor du Canada

8.1.3 S’assurer que les IRSC respectent les exigences du Conseil du Trésor du Canada en matière de surveillance, de sécurité, de gestion de l’information et de production de rapports, y compris :

  1. la collecte et le stockage des données et des renseignements (au format électronique ou sur papier) relatifs aux attestations de vaccination, au dépistage et aux résultats des tests de dépistage

8.1.4 Superviser la mise en œuvre de la présente politique afin de pouvoir déterminer si les exigences prévues dans cette dernière et dans les documents connexes ont été respectées

8.1.5 Prescrire des exigences en matière de surveillance, de systèmes, de sécurité, de gestion de l’information ou de production de rapports aux fins de la mise en œuvre de la présente politique

8.1.6 Recueillir et conserver les formulaires d’attestation et de consentement signés pour les personnes qui ne peuvent pas utiliser le Système de suivi des attestations de vaccination des IRSC (SSAV-IRSC)

8.1.7 Veiller à ce que les attestations et les formulaires de consentement fassent l’objet d’audits

Obligation de prendre des mesures d’adaptation

8..1.8 Mettre en œuvre la présente politique ainsi que la Politique sur les mesures d’adaptation au travail des IRSC pour les personnes qui ne peuvent pas être entièrement vaccinées, et ce :

  1. En veillant à ce que les employés soient informés :
    • de leur droit à des mesures d’adaptation;
    • de la procédure de demande de mesures d’adaptation;
    • de leurs responsabilités à l’égard d’une demande de mesures d’adaptation;
    • de tout dépistage obligatoire afférent à une mesure d’adaptation, le cas échéant;
    • de la stratégie de l’organisation quant à ses obligations en matière de mesures d’adaptation et de protection des renseignements personnels afin de rassurer les employés quant à la sécurité du lieu de travail
  2. En veillant à ce que les gestionnaires soient informés de leurs responsabilités et obligations concernant :
    • le traitement des demandes de mesures d’adaptation au cas par cas, en temps opportun, et jusqu’au point de contrainte excessive pour les employés qui ne peuvent pas être entièrement vaccinés en raison d’une contre-indication médicale, d’un motif religieux ou d’un motif de distinction illicite énoncé dans la Loi canadienne sur les droits de la personne, et dans certains cas, pour les employés partiellement vaccinés;
    • les exigences de dépistage obligatoire afférentes aux mesures d’adaptation, le cas échéant;
    • la confidentialité et la protection des renseignements personnels
  3. En adoptant des mesures pour les employés qui refusent de divulguer leur statut vaccinal ou qui choisissent de ne pas être entièrement vaccinés sans mesure d’adaptation approuvée

Milieu de travail respectueux

8.1.9 Maintenir un environnement respectueux, productif, inclusif et équitable, notamment :

  1. En veillant à ce que les employés soient conscients que le harcèlement ou toute autre conduite interdite à l’égard d’une personne pour quelque raison que ce soit, y compris en raison de son statut vaccinal, ne sera pas toléré

Protection des renseignements personnels

8.1.10 S’assurer que les renseignements personnels sont recueillis et gérés conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels, à la réglementation connexe et aux autres lois applicables, y compris la Loi sur les IRSC, et ce, en veillant à ce que :

  1. les plans et procédures des IRSC en matière d’atteinte à la vie privée soient à jour;
  2. les employés et les gestionnaires aient facilement accès aux plans et procédures en matière d’atteinte à la vie privée;
  3. les plans en matière d’atteinte à la vie privée comprennent :
    • des mesures de contrôle immédiates dans l’éventualité d’une atteinte à la vie privée;
    • les coordonnées des personnes-ressources

Directrice générale de la Direction des ressources humaines

8.2 La directrice générale de la Direction des ressources humaines doit :

8.2.1 Collaborer avec le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et la dirigeante principale des ressources humaines du gouvernement du Canada afin de tenir à jour les exigences quant à la vaccination obligatoire

8.2.2 Évaluer la nécessité de la présente politique et revoir son contenu au moins tous les six (6) mois, et faire rapport des résultats au président et au Comité supérieur de direction

8.2.3 Informer et conseiller le président et le Comité supérieur de direction au sujet des principaux enjeux en matière de relations de travail découlant de la vaccination obligatoire contre la COVID-19, comme les obligations de l’employeur relatives à la santé et de sécurité au travail, aux refus de travailler, à la rémunération, à l’utilisation des congés, à l’obligation de prendre des mesures d’adaptation ainsi qu’à la collecte, à l’utilisation et à la communication des renseignements personnels (après avoir consulté la coordonnatrice de l’AIPRP des IRSC), à la gestion de l’information générale et au respect des valeurs et de l’éthique dans ce contexte

8.2.4 Communiquer des directives quant à l’obligation de prendre des mesures d’adaptation et au respect de la partie II du Code canadien du travail et de la Politique sur la santé et la sécurité au travail des IRSC

8.2.5 Fournir du soutien, des avis, et des conseils relatifs à la mise en œuvre uniforme de la présente politique, notamment au président et au Comité supérieur de direction en ce qui concerne les mesures administratives proposées pour les employés qui refusent d’être entièrement vaccinés

8.2.6 Faire en sorte que les employés aient accès à la formation prévue dans la présente politique et veiller au suivi de l’achèvement de l’apprentissage, le cas échéant

8.2.7 Formuler des recommandations quant à d’autres formations qui pourraient être obligatoires relativement à la présente politique, le cas échéant

Directeur général de la Direction des services numériques et de sécurité

8.3 Le directeur général de la Direction des services numériques et de sécurité doit :

8.3.1 Veiller à la conception, à la gestion et à la maintenance du SSAV-IRSC

Gestionnaires

8.4 Les gestionnaires doivent :

8.4.1 Suivre les formations requises

8.4.2 Veiller à ce que les employés qui relèvent d’eux savent comment présenter leur attestation de vaccination le SSAV-IRSC et tous les renseignements exigés par le président dans quelque système que ce soit

8.4.3 Vérifier que les attestations de vaccination et les renseignements présentés par les employés qui relèvent d’eux respectent les exigences

8.4.4 S’entretenir et collaborer avec l’équipe des Relations de travail au sujet des demandes de mesures d’adaptation, ainsi qu’avant de donner quelque directive que ce soit à un employé qui n’est pas entièrement vacciné et dont la demande de mesures d’adaptation a été refusée par les IRSC en vertu de la législation applicable et de la Politique sur les mesures d’adaptation au travail des IRSC

8.4.5 Traiter les demandes de mesures d’adaptation des employés conformément à la politique susmentionnée, y compris :

8.4.6 Appuyer le président dans ses responsabilités liées à la protection de la vie privée en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, de la réglementation connexe et de toute autre loi applicable, notamment :

  1. en assumant les responsabilités attribuées aux gestionnaires chargés de programmes ou d’activités nécessitant la création, la collecte ou l’utilisation de renseignements personnels en vertu de la Directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée;
  2. en s’assurant de connaître et de respecter les exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels, de la Politique sur la protection de la vie privée ainsi que des directives connexes et de toute autre loi applicable

8.4.7 Maintenir un environnement respectueux, productif, inclusif et équitable

Employés

8.5 Les employés doivent :

8.5.1 Fournir des renseignements véridiques pour la mise en œuvre de tous les aspects de la présente politique et toutes procédures, normes ou directives connexes. Tout manquement à cette obligation pourrait constituer une violation du Code de conduite des IRSC et du Code de valeurs et d’éthique du secteur public et entraîner des mesures disciplinaires.

8.5.2 Divulguer leur statut en matière de vaccination et de dépistage avec exactitude, comme l’exige la présente politique

8.5.3 Le cas échéant, informer leur gestionnaire qu’ils entendent demander des mesures d’adaptation en raison d’une contre-indication médicale étayée par un certificat, d’un motif religieux ou d’un motif de distinction illicite énoncé dans la Loi canadienne sur les droits de la personne, et ce, dès que possible ou avant la date limite de présentation de l’attestation, dans la mesure du possible

8.5.4 Fournir à leur gestionnaire, avant le 30 novembre 2021, les pièces justificatives requises pour leur demande de mesures d’adaptation, le cas échéant (applicable à toute personne qui travaille aux IRSC au moment de l’entrée en vigueur de la présente politique), en utilisant, si possible, le gabarit des IRSC (il peut notamment s’avérer impossible d’utiliser ce gabarit dans le cas d’une contre‑indication médicale ou d’un motif religieux)

8.5.5 Fournir à leur gestionnaire les renseignements complets et exacts nécessaires pour déterminer les mesures d’adaptation appropriées, y compris les renseignements sur les limitations et restrictions pertinentes et le fait d’être partiellement vacciné, le cas échéant

8.5.6 Coopérer et collaborer de bonne foi avec leur gestionnaire, en consultant l’équipe des Relations de travail, pour cerner un ou plusieurs moyens de répondre à leurs besoins en matière d’adaptation, ce qui peut inclure le dépistage obligatoire, et la communication des résultats, conformément au protocole de dépistage de Santé Canada

8.5.7 Aviser leur gestionnaire de tout changement à leurs besoins en matière d’adaptation

8.5.8 Connaître et respecter les exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de la réglementation connexe ainsi que de toute autre loi applicable

8.5.9 Suivre les formations requises

8.5.10 S’abstenir de cultiver du harcèlement ou toute autre conduite interdite envers une personne pour quelque raison que ce soit, y compris son statut vaccinal ou ses mesures d’adaptation

9. Demandes de renseignements

9.1 Les employés doivent adresser leurs demandes de renseignements à leur gestionnaire.

9.2 Les demandes de renseignements peuvent aussi être soumises à la boîte courriel de l’équipe de la santé et de la sécurité au travail.

10. Ressources

Lois et règlements

Politiques connexes

Renseignements additionnels

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