Mandat du Comité consultatif des délégués universitaires (CCDU)
Énoncé du mandat
Le Comité consultatif des délégués universitaires (CCDU) appuie le Réseau des délégués universitaires en s’assurant que les sujets pertinents et les enjeux importants pour le milieu de la recherche sont soumis à son attention à des fins de discussion et d’examen.
En outre, le CCDU est à la disposition du personnel du Portefeuille des programmes de recherche des IRSC à des fins de consultation sur les politiques liées à la recherche, les programmes, l’évaluation par les pairs et toute autre question pertinente.
Autorité
Les membres du CCDU doivent s’acquitter de leurs fonctions de la manière que le vice‑président associé, Programmes de recherche – Opérations, juge la plus efficace pour réaliser le mandat du comité.
Présidence et composition
Présidence
Le CCDU sera présidé par la directrice générale, Soutien opérationnel, Portefeuille des programmes de recherche (ou son délégué).
Composition
Le CCDU est composé des membres suivants :
- la directrice générale, Soutien opérationnel, Portefeuille des programmes de recherche (ou son délégué) (présidente);
- le vice-président associé, Programmes de recherche — Opérations;
- jusqu’à huit membres du Réseau des délégués universitaires sélectionnés au moyen d’un vote.
Des invités peuvent assister aux réunions ou faire une présentation devant le comité s’ils y sont conviés par la directrice ou le directeur général responsable du dossier traité et que la présidente du comité en est avisée.
Les délégués universitaires peuvent présenter eux-mêmes leur candidature ou être mis en candidature par leurs pairs. Il s’ensuit un processus de vote virtuel. Les délégués peuvent également être invités à se joindre au comité.
La sélection des membres doit tenir compte des besoins ci-dessous en matière de représentation. Cependant, puisque les membres doivent faire partie Réseau des délégués universitaire, il peut être impossible d’assurer une représentation de toutes les dimensions souhaitées.
- Taille de l’université (petite, moyenne, grande)
- Région géographique (Canada atlantique, Québec, Ontario, Prairies, Alberta, Colombie-Britannique)
- Quatre (4) thèmes de recherche
- Genre
- Personnes ayant un vécu autochtone ou dont les recherches portent sur les personnes ayant un vécu autochtone
- Personnes membres de communautés racisées
- Étape de la carrière
En tant que membres d’un organe consultatif des IRSC, toutes les personnes faisant partie du CCDU sont tenues de soumettre un formulaire de déclaration des intérêts externes au moment de leur nomination, puis chaque année de leur mandat.
Durée du mandat
Les nominations sont d’une durée de trois (3) ans et sont renouvelables une fois. Les mandats du CCDU sont échelonnés afin de garantir un calendrier coordonné pour le roulement des membres.
Les membres doivent faire partie du Réseau des délégués universitaires.
Rôles et responsabilités
Les rôles et les responsabilités du comité dans son ensemble, de la présidente et des membres sont décrits dans cette section.
Rôles et responsabilités du comité
- S’assurer que les sujets pertinents et les enjeux importants pour le milieu de la recherche font l’objet d’une discussion et d’un examen lors des réunions mensuelles des délégués universitaires et les réunions ordinaires du CCDU.
- Formuler des conseils et des recommandations à l’intention du personnel des IRSC sur les politiques liées à la recherche, les programmes, l’évaluation par les pairs et toute autre question organisationnelle pertinente en réponse à une demande présentée par courriel ou lors d’une réunion.
Rôles et responsabilités de la présidente
- Approuver l’ordre du jour des réunions trimestrielles du CCDU et des réunions mensuelles d’établissement des priorités des délégués universitaires.
- Présenter des points de discussion au CCDU au nom des IRSC.
- Répondre aux questions et préoccupations soulevées par le CCDU lors des réunions mensuelles des délégués universitaires et des réunions ordinaires du CCDU.
- Maintenir les réunions axées sur les points à traiter.
- Attribuer les responsabilités des dossiers nécessitant un suivi.
- Veiller à ce que les procédures de déclaration et de gestion des conflits d’intérêts soient respectées et appliquées de manière cohérente.
- Fournir des mises à jour à la haute direction des IRSC, au besoin.
Rôles et responsabilités des membres
- Formuler des conseils et des recommandations à l’intention du personnel des IRSC sur les politiques liées à la recherche, les programmes, l’évaluation par les pairs et toute autre question pertinente.
- Être à la disposition du personnel des IRSC à des fins de consultation sur les politiques liées à la recherche, les programmes, l’évaluation par les pairs et toute autre question pertinente.
- Agir comme intermédiaire clé entre les IRSC et le Réseau des délégués universitaires et les établissements en facilitant les interactions et les communications entre les IRSC et le Réseau.
- Collaborer avec la direction des IRSC à des initiatives ponctuelles.
- Représenter le point de vue de son établissement, de son milieu de recherche et du Réseau des délégués universitaires.
- Comprendre les priorités des IRSC et promouvoir les initiatives et les activités des IRSC.
- Mentorer les nouveaux membres pour soutenir le transfert des connaissances.
- Siéger à titre bénévole.
Réunions
Les réunions mensuelles du CCDU se tiennent le troisième mardi du mois, de 12 h 30 à 13 h, heure de l’Est.
En outre, le CCDU se réunit en personne à Ottawa ou dans un cadre virtuel jusqu’à quatre (4) fois par année.
Des réunions virtuelles ponctuelles peuvent être organisées entre les réunions ordinaires pour discuter de l’ordre du jour de la prochaine réunion ou d’autres sujets d’intérêt commun.
Quorum
Le quorum est atteint lorsqu’une majorité des membres (50 % + 1) sont présents.
Relations avec les autres comités des IRSC
Un membre (désigné par le comité) sert de liaison entre le CCDU et le Réseau des délégués universitaires.
Si le vice-président associé, Programmes de recherche — Opérations, ne peut pas assister à une réunion, la directrice générale, Soutien opérationnel, lui fait part des points saillants de la réunion.
La directrice générale, Soutien opérationnel, rend compte au Comité supérieur des opérations (CSO), au besoin, des questions traitées lors des réunions du CCDU qui ont des répercussions opérationnelles et qui sont liées au mandat du CSO.
Les procès-verbaux des réunions du CCDU sont archivés dans InfoNet et envoyés aux membres du CCDU sur une base mensuelle.
Les ordres du jour et les procès-verbaux des réunions du Réseau des délégués universitaires reflètent les discussions tenues mensuellement au sujet des priorités du CCDU. Ils sont eux aussi archivés dans InfoNet et envoyés aux membres du CCDU sur une base mensuelle.
Évaluation
Chaque année, le mandat du CCDU est soumis à un examen lors d’une réunion en personne, puis il est présenté au comité supérieur pour approbation.
Code de conduite
Les réunions sont conformes au Code de conduite des IRSC.
Langues officielles
Tous les membres sont encouragés à s’exprimer dans la langue officielle de leur choix pendant les réunions. Les documents d’information et les rapports de décisions sont rédigés dans l’une ou l’autre des langues officielles.
Appui administratif
Le CCDU est appuyé par l’équipe de soutien des délégués universitaires, de la Direction du soutien opérationnel des IRSC. Cette équipe offre des conseils sur les processus à suivre, coordonne les réunions, rédige et distribue l’ordre du jour et le procès-verbal des réunions, et permet un suivi en temps opportun des mesures du comité.
Approbation
Approuvé par les membres du Comité consultatif des délégués universitaires le 16 novembre 2021.
Approuvé par le vice-président associé, Programmes de recherche — Opérations le 7 décembre 2021.
Ammendement approuvé par les membres du Comité consultatif des délégués universitaires le 19 avril 2022.
Ammendement approuvé par le vice-président associé, Programmes de recherche — Opérations le 17 mai 2022.
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