Rôles, responsabilités et scénarios du cadre
Concours de subventions Projet – Trousse d’évaluation simulée : Exécution de la simulation
À l’intention des animateurs : Si la réunion se déroule en personne, cette ressource doit être imprimée et remise aux participants à la réunion. Si la réunion est virtuelle, elle doit être jointe au courriel Confirmation de la réunion de comité envoyé avant la réunion.
Président
Le président doit assurer le fonctionnement harmonieux, efficace et objectif du comité d’évaluation par les pairs, en plus d’instaurer et de maintenir un climat positif, constructif et équitable pour l’évaluation des projets de recherche.
Le président doit :
- prononcer le mot de bienvenue lors de la réunion du comité, et présenter un aperçu de la structure et de l'ordre du jour de la journée;
- expliquer le déroulement de la réunion, y compris les éléments à prendre en considération en lien avec la prise en compte de l'ACSG dans les demandes;
- discuter brièvement des éléments du budget et de la durée, et rappeler aux évaluateurs qu'ils ne font pas partie de la réunion;
- s'assurer que tous les membres du comité qui sont en situation de conflit d'intérêts par rapport à une demande quittent la salle avant le début des discussions;
- nommer un représentant à titre de président ou d'agent scientifique lorsqu'un ou l'autre doit quitter la salle en raison d'un conflit d'intérêts par rapport à une demande ou pour toute autre raison;
- assumer un rôle de supervision; il ne participe pas à la cotation des demandes et ne vote pas aux réunions du comité;
- voir à ce que tous les membres du comité participent à l'évaluation de chaque demande;
- travailler de concert avec les agents scientifiques, au besoin, pour résumer les discussions tenues à propos de chaque demande avant de parvenir à un consensus sur la cotation;
- s'assurer qu'une cote consensuelle est attribuée par les évaluateurs désignés;
- s'assurer que les préoccupations particulières d'ordre éthique et les autres exigences des IRSC sont abordées, et que les résultats des discussions sont consignés dans les notes de l'agent scientifique.
Agent scientifique
L’agent scientifique assume le rôle de preneur de notes. L’agent scientifique doit :
- prendre des notes officielles durant les discussions du comité pour chaque demande (notes de l'agent scientifique). Les notes de l'agent scientifique doivent permettre aux candidats de se faire une idée de la discussion du comité au sujet de leur demande. Elles doivent être claires et concises, fournir aux candidats une rétroaction objective et constructive et :
- mentionner les forces et les faiblesses des demandes évaluées par le comité;
- aborder les questions qui ont eu le plus grand impact sur l'évaluation, en fonction des critères d'évaluation du programme;
- traiter des aspects des discussions du comité dont ne font pas mention les rapports des évaluateurs;
- décrire comment les désaccords entre évaluateurs, exprimés dans les rapports d'évaluation individuels, ont été résolus en expliquant le point de vue qui a été favorisé par le comité;
- relire ses notes pour les faire valider par les membres du comité et pour recueillir d'autres commentaires avant que les évaluateurs établissent une cote consensuelle et que tous les membres du comité votent;
- veiller à ce que les considérations particulières liées à l'éthique et/ou à d'autres questions soient également consignées dans ses notes, s'il y a lieu.
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