Modèle : Courriel de bienvenue aux évaluateurs
Concours de subventions Projet – Trousse d’évaluation simulée : Planification de la simulation

À l’intention des animateurs : Le présent modèle de courriel sert à souhaiter la bienvenue aux participants à l’évaluation simulée et à donner un aperçu des tâches et des dates importantes, en commençant par le formulaire obligatoire de déclaration des conflits d’intérêts. Veuillez supprimer le texte d’instructions en vert ou le remplacer par l’information appropriée.

L’élément suivant doit être inclus comme pièce jointe :

  1. Accord sur les conflits d’intérêts et la confidentialité à l’intention des pairs évaluateurs et des observateurs des évaluations par les pairs

Bonjour,

Nous sommes heureux de vous accueillir à cette expérience unique et stimulante de l’évaluation par les pairs des subventions Projet des IRSC. [Donnez un aperçu du type de simulation et des objectifs indiqués sous Choisissez un type d’évaluation simulée dans la Trousse d’évaluation simulée.]

Calendrier : tâches et réunions

Vous trouverez ci-dessous une liste de tâches importantes conduisant à la réunion du comité d’évaluation simulée. [Insérez les dates générales, ou donnez un calendrier non détaillé, selon le cas. Nous avons fourni ci-dessous un calendrier fictif pour la formation, les tâches et la réunion du comité à titre d’exemple.]

  1. (Obligatoire) Accord de confidentialité
    • Vous devez lire, signer et retourner le formulaire ci-joint, intitulé Accord sur les conflits d’intérêts et la confidentialité à l’intention des pairs évaluateurs et des observateurs des évaluations par les pairs, au plus tard le [date] pour participer à l’évaluation simulée.
  2. Formation préalable – [date] – [date]
    • Apprentissage à domicile
      1. Les participants recevront le matériel d’apprentissage à suivre avant l’attribution des demandes.
    • [Facultatif] Séance de formation préalable à la simulation – [date]
      1. Les animateurs parcourront le matériel de formation préalable avec les participants.
  3. Attribution des demandes et évaluations à faire à la maison – [date] – [date]
    • [Facultatif] Les participants seront appelés à remplir la tâche Capacité d’évaluer afin de bien faire correspondre leur expertise aux demandes avant qu’elles soient attribuées et évaluées.
    • Les participants recevront des demandes à évaluer en fonction de leur expertise et feront leur évaluation à domicile avant la réunion du comité.
  4. Réunion du comité – [date]
    • Les participants se réuniront pour discuter des demandes et les coter.
  5. Effectuer un bilan et remettre le sondage post-simulation – [date] – [date]
    • [Facultatif] Après la réunion du comité, les participants prendront part à une discussion avec animateur sur le processus d’évaluation par les pairs et leur expérience globale durant la simulation.
    • Dans les semaines qui suivront l’évaluation simulée, les participants recevront un sondage post-simulation servant à évaluer l’utilité et l’efficacité de l’exercice.

Participants [Nous suggérons d’inclure une liste des participants, et possiblement des responsables, pour les plus petites simulations, afin de faciliter le réseautage au sein de votre établissement ou organisation.]

Voici la liste à jour des participants à la simulation :

No Nom de famille Prénom Faculté Unité ou département Directeur de recherche Domaine ou thème des IRSC Institut des IRSC
1              
2              

[Mot de la fin, s’il y a lieu] [Signature]

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