Information et instructions pour les administrateurs de recherche sur la gestion du Programme de bourses d’études supérieures du Canada au niveau du doctorat

Table des matières

Définitions

Organisme : L’un des trois organismes subventionnaires fédéraux — IRSC, CRSNG ou CRSH.
Quota : Nombre maximal de demandes qu’un établissement peut transmettre dans le cadre du concours national de chaque organisme.
Titulaire de bourse : Personne titulaire d’une bourse active des IRSC, du CRSNG ou du CRSH.
BESC D : Bourse d’études supérieures du Canada au niveau du doctorat.
IRSC : Instituts de recherche en santé du Canada.
eApproval : Outil d’approbation électronique dans RechercheNet.
Établissement : Établissement canadien qui reçoit un quota dans le cadre du Programme de BESC D.
CRSNG : Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada.
CRSH : Conseil de recherches en sciences humaines du Canada.

Rôles et responsabilités

Il incombe aux établissements :

Gestion des demandes dans RechercheNet

RechercheNet offre un guichet unique aux candidats et aux établissements. L’outil d’approbation électronique de RechercheNet est utilisé pour gérer les demandes et les présenter aux IRSC. Le guide détaillé pour les administrateurs de recherche, intitulé Approbation électronique des établissements de recherche, peut être consulté sur RechercheNet sous Administration, Outil d’approbation électronique (sans quota) – Administrateur d’accès.

Rôles et privilèges d’accès liés à RechercheNet

Voici un résumé des rôles que peuvent assumer les administrateurs des établissements de recherche relativement à l’outil d’approbation électronique de RechercheNet :

  1. Administrateur d’accès (AA)

    L’administrateur d’accès a le plus haut niveau d’autorisation. Les IRSC consignent le nom de la personne-ressource de chaque établissement à qui l’on confie le rôle d’administrateur d’accès.

    Remarque : Si le rôle d’administrateur d’accès (AA) doit être modifié, les IRSC doivent en être informés par l’établissement le plus tôt possible afin d’éviter tout retard pendant le déroulement du concours.

    • L’administrateur d’accès de l’outil d’approbation électronique est chargé :
      • de gérer les droits d’accès de l’utilisateur principal de cet outil pour chaque programme (notez qu’il ne peut y avoir qu’un seul utilisateur principal par programme et par établissement et que l’utilisateur principal peut également agir comme administrateur d’accès);
      • de gérer les droits d’accès de l’utilisateur secondaire et de l’utilisateur en lecture seule si l’utilisateur principal n’est pas disponible.

  2. Utilisateur principal (UP)

    • L’administrateur d’accès donne à l’utilisateur principal l’accès à l’outil d’approbation électronique pour un programme en particulier. Si l’utilisateur principal de votre établissement change, l’administrateur d’accès est la seule personne qui peut assigner le rôle d’utilisateur principal à quelqu’un d’autre.
    • L’utilisateur principal d’un programme peut :
      • gérer l’accès de l’utilisateur secondaire et de l’utilisateur en lecture seule;
      • gérer les dates limites internes (globales et individuelles);
      • gérer l’ensemble du processus de demande (accès, examen, approbation et soumission) pour l’organisme subventionnaire.

  3. Utilisateur secondaire (US)

    • L’utilisateur secondaire a accès à l’outil d’approbation électronique pour un programme en particulier.
    • L’utilisateur secondaire d’un programme peut :
      • gérer toutes les demandes (accès, examen, approbation) destinées à l’organisme subventionnaire.

  4. Utilisateur en lecture seule (ULS)

    • L’utilisateur en lecture seule a accès aux demandes détaillées des candidats une fois que l’utilisateur principal l’a assigné à un programme et à une ou des demandes en particulier. Il ne peut ni approuver les demandes de subvention, ni les retourner à l’utilisateur, ni les soumettre à l’organisme subventionnaire.
    • L’utilisateur en lecture seule peut :
      • examiner les demandes qui lui sont assignées.

Soumission de demandes aux IRSC au moyen de l’outil d’approbation électronique (eApproval) dans RechercheNet

Pour soumettre des demandes aux IRSC, les administrateurs de recherche doivent avoir le rôle d’AA, d’UP ou d’US dans RechercheNet. Autrement, ils doivent communiquer avec l’AA de leur établissement afin de soumettre les demandes par voie électronique selon le processus d’approbation électronique. Une fois la demande évaluée et approuvée par l’établissement, elle peut être soumise aux IRSC par voie électronique pour le compte du candidat.

Information pour les candidats sur le processus d’approbation électronique

Les candidats trouveront toutes les instructions concernant le processus d’approbation électronique dans « Outil d’approbation électronique – Guide du candidat », à la tâche « Entrer l’information sur la proposition », sous-tâche « Détails ».

Quotas des établissements

Chacun des établissements admissibles se verra attribuer un quota distinct par chaque organisme dans le cadre du Programme de BESC D. Pour de plus amples renseignements sur les quotas pour les IRSC, consultez les Quotas pour le Programme de bourses d’études supérieures du Canada au niveau du doctorat (BESC D) des IRSC.

Les candidats qui s’identifient comme Autochtones sont EXCLUS du quota des établissements.

La personne qui souhaite s’identifier comme candidat autochtone doit remplir le « Bourse d’études supérieures du Canada – bourses au doctorat (BESC  D) : Formulaire d’auto-identification volontaire pour les candidats autochtones [ PDF (253 Ko )] » et le joindre (format électronique) à sa demande. Ce formulaire peut être utilisé par les administrateurs de recherche pour déterminer quels sont les candidats autochtones. Il revient à l’administrateur de recherche de dresser la liste des candidats s’identifiant comme Autochtones qui sont exclus du quota de l’établissement, comme indiqué dans le formulaire Liste de demandes-Formulaire. Pour plus de renseignements, consultez la section « Date limite de présentation des demandes » vers la fin du présent document.

Si, par erreur, un candidat a soumis une demande directement à l’établissement, les administrateurs de recherche doivent rejeter la demande de sorte que le candidat puisse soumettre sa demande à nouveau en suivant la bonne procédure. Les candidats devant soumettre leur demande directement aux IRSC sont invités, au besoin, à remplir le formulaire « Bourse d’études supérieures du Canada – bourses au doctorat (BESC  D) : Formulaire d’auto-déclaration de non-affiliation à un établissement avec un quota [ PDF (108 Ko)] » et à le joindre (format électronique) à leur demande. Cette déclaration peut servir à repérer les demandes soumises par erreur à l’établissement.

Important : Le champ « Établissement payé » dans RechercheNet détermine le destinataire de la demande (établissement canadien avec un quota OU IRSC).

Après avoir consulté le diagramme pour déterminer s’il doit présenter sa demande à un établissement doté d’un quota ou directement aux IRSC, le candidat doit remplir le champ « Établissement payé » selon les directives ci-dessous :

Pour en savoir plus sur la façon de présenter une demande, consultez la page Bourses de recherche au doctorat – Instructions sur la présentation des demandes. Pour obtenir de plus amples renseignements, communiquez directement avec les IRSC.

Vérification de l’admissibilité

Il incombe aux administrateurs de recherche de vérifier les demandes et de déterminer leur exhaustivité, l’admissibilité du candidat et l’admissibilité de la recherche. Les demandes doivent respecter les modalités de la possibilité de financement du Programme de BESC  D.

On recommande que les administrateurs de recherche s’attardent plus particulièrement à la vérification de la période d’admissibilité, car celle-ci constitue l’une des principales raisons motivant le rejet de demandes.

De plus, les administrateurs de recherche sont chargés :

Remarque 1 : Les relevés imprimés à partir du compte personnel d’un candidat de son établissement d’enseignement ne sont pas acceptés.

Remarque 2 : Constituent des relevés officiels à jour les relevés émis par le bureau du registraire datés ou émis durant la session d’automne de l’année où la demande est présentée (si présentement inscrit) ou une fois la dernière année terminée (si non présentement inscrit). Le fait de numériser le relevé n’enlève rien au caractère officiel du document pour les IRSC.

Remarque 3 : Les copies certifiées conformes des relevés officiels des établissements sont acceptées. Une copie certifiée conforme se définit comme une copie d’un document original (ou de la traduction d’un document original, si le relevé officiel n’est rédigé ni en anglais ni en français).

Remarque 4 : Les candidats qui sont ou étaient inscrits à un établissement qui ne fournit pas de relevés doivent présenter, au lieu de relevé, une lettre comportant le sceau ou le cachet officiel de l’établissement, ou une lettre signée par le doyen des études supérieures confirmant le programme d’études du candidat ainsi que l’état de son inscription, la date de l’inscription initiale, le diplôme obtenu ou visé et la confirmation que l’établissement ne fournit pas de relevés.

Processus de sélection

Constitution du ou des comités de sélection au sein des établissements

La constitution du ou des comités de sélection de l’établissement doit être gérée par la Faculté des études supérieures (ou son équivalent). Chaque établissement doit établir le nombre de comités de sélection requis pour mener l’évaluation. De tels comités devraient disposer de l’expertise nécessaire pour évaluer les demandes.

Des personnes non affiliées à l’établissement d’accueil peuvent être membres des comités de sélection, en particulier lorsqu’il s’agit de combler les lacunes dans les sujets de recherche en raison de conflits d’intérêts et d’assurer l’évaluation des demandes dans les deux langues officielles.

Une évaluation par les pairs doit être effectuée conformément au Guide de l’évaluateur pour les bourses de recherche au doctorat des IRSC.

Évaluation du mérite

L’objectif de l’évaluation est de déterminer quelles demandes seront présentées aux IRSC dans le cadre des quotas des établissements. Les établissements ne doivent pas créer une autre liste.

Les établissements doivent mener une évaluation du mérite rigoureuse et transparente pour déterminer quelles demandes devraient être présentées aux IRSC. Seules les demandes présentées au moyen de RechercheNet seront prises en compte pour l’évaluation du mérite.

L’évaluation du mérite doit reposer sur les critères de sélection ci-dessous. Chaque critère est pondéré, et les membres de comité doivent en tenir compte au moment d’attribuer une cote globale à une demande. Les établissements peuvent utiliser leur propre formule de cotation pour attribuer les cotes aux demandes, à condition que la pondération proportionnelle de chaque critère soit respectée. Les établissements ne peuvent pas ajouter de critères à cette liste.

Remarques : Les membres du comité doivent tenir compte des circonstances spéciales qui pourraient avoir eu une incidence sur les travaux de recherche, la carrière, le dossier de rendement en matière de recherche ou de réalisations universitaires ou l’obtention du diplôme du candidat. Les candidats ont été invités à apporter des précisions à cet égard dans le document Circonstances spéciales (situé dans la section Autre de leur dossier de demande).

Critères de sélection

Qu’elle soit faite par les établissements ou les organismes, l’évaluation des demandes de BESC D se fonde sur les critères suivants :

Critères Description Pondération

Aptitudes et potentiel en recherche

Indicateurs d’aptitudes et de potentiel en matière de recherche :

  • Qualité du projet de recherche
    • Questions ou objectifs de recherche précis, ciblés et réalisables
    • Description claire et bien-fondé de la méthodologie proposée
    • Importantes contributions prévues à la recherche
  • Formation pertinente, comme des études universitaires, une expérience vécue et de l’enseignement traditionnel
  • Démonstration de la capacité de mener la recherche proposée et du potentiel en la matière relativement à la phase d’étude, à l’expérience vécue et aux systèmes de connaissances du candidat
  • Qualité des contributions et mesure dans laquelle elles font avancer le domaine de recherche (publications, brevets, rapports, affiches, résumés, monographies, présentations, réalisations artistiques, résultats en matière d’application des connaissances, produits communautaires, etc.)
  • Exercice d’un bon jugement et d’une pensée critique
  • Conduite responsable et éthique dans le cadre de la recherche, par exemple : études honnêtes et sérieuses, analyse rigoureuse, engagement en matière de sécurité et de diffusion des résultats de la recherche, et respect des normes professionnelles
  • Démonstration d’originalité, d’initiative, d’autonomie, et participation et sensibilisation communautaires pertinentes
  • Capacité de communiquer clairement et logiquement, par écrit et oralement, des concepts théoriques, techniques ou scientifiques

50 %

Expérience et réalisations pertinentes dans le milieu universitaire et au-delà de ce milieu

Indicateurs d’expérience et de réalisations pertinentes dans le milieu universitaire et au-delà de ce milieu :

  • Bourses, distinctions et prix (montant, durée et prestige)
  • Dossier universitaire :
    • Relevés de notes
    • Durée des études antérieures
    • Exigences des programmes et cours suivis
    • Charge de cours
    • Classement relatif dans le programme ( si cette information est connue)
  • Activités professionnelles, universitaires et parascolaires et collaboration avec des superviseurs, des collègues, des pairs, des étudiants et des membres de la communauté, par exemple 
    • Enseignement, mentorat, encadrement ou supervision
    • Gestion de projets
    • Participation à la promotion des sciences ou de la recherche
    • Sensibilisation communautaire, bénévolat ou participation citoyenne
    • Présidence de comités ou organisation de conférences et de réunions
    • Participation à des organismes, associations, sociétés ou clubs du département ou de l’établissement universitaire

50 %

Protection de la vie privée, confidentialité et conflits d’intérêts

Les établissements doivent disposer de règles en matière de conflits d’intérêts qui s’appliquent à l’évaluation des demandes de BESC D. Les membres des comités de sélection doivent accepter de respecter les règles des établissements relatives à la protection de la vie privée, à la confidentialité et aux conflits d’intérêts. Pour obtenir de plus amples renseignements, les établissements peuvent consulter la Politique sur les conflits d’intérêts et la confidentialité des organismes fédéraux de financement de la recherche, la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Loi sur les langues officielles

En vertu de la Loi sur les langues officielles, les organisations fédérales, dont les organismes, doivent respecter le droit des Canadiens à recevoir, dans la langue officielle de leur choix, les services qu’elles offrent directement ou par l’entremise d’autres organisations.

Les organismes sont déterminés à promouvoir un accès équitable grâce aux mesures suivantes :

Les demandes peuvent être présentées dans l’une ou l’autre des langues officielles. Par conséquent, les établissements doivent disposer de mécanismes pour être en mesure d’évaluer les demandes qui sont présentées en français et en anglais. Tous les candidats ont le droit de recevoir des services dans la langue officielle de leur choix.

Au besoin, les établissements peuvent obtenir de l’appui des organismes pour les aider à satisfaire aux normes en matière de prestation de services dans les deux langues officielles.

Date limite de présentation des demandes

La date limite pour soumettre une demande au concours par l’entremise d’un établissement doté d’un quota, à l’aide de l’outil d’approbation électronique de RechercheNet, est le 21 novembre. Si cette date limite tombe sur un samedi ou un dimanche, les demandes peuvent être soumises le jour ouvrable suivant, avant 20 h (HE).

Notez que les IRSC n’accepteront pas une version modifiée du formulaire Liste de demandes-Formulaire ni de demandes supplémentaires après la date limite. La présentation d’une demande aux IRSC avec l’outil d’approbation électronique est définitive et ne peut être annulée.

Les administrateurs de recherche doivent :

Remarque : Le remplacement de demandes jugées inadmissibles ou refusées est interdit.

Les administrateurs de recherche sont tenus d’informer tous les candidats des résultats du processus de sélection interne des établissements au plus tard le 15 décembre et doivent le faire sans utiliser RechercheNet (p. ex. par courriel).

Renseignements à la suite de l’attribution des bourses

Politiques

Le Guide des trois organismes à l’intention des titulaires d’une bourse de formation en recherche comprend les politiques applicables à la suite de l’attribution des BESC D.

Surveillance

Les organismes effectueront des examens périodiques des processus de sélection des établissements. Ils peuvent communiquer avec les établissements afin de demander que des mesures correctives soient prises s’ils le jugent nécessaire.

Communications publiques

Les candidats retenus, les établissements et les organismes bénéficient tous de la sensibilisation du public à la recherche et à la formation en recherche financées par le gouvernement fédéral ainsi que de la promotion de la richesse de cet investissement pour la population canadienne.

La liste des membres des comités de sélection ainsi que des lignes directrices claires sur les conflits d’intérêts et le processus de sélection doivent être établies par l’établissement et affichées dans le site Web de celui-ci.

Contactez-nous

Renseignements sur le programme et soutien technique

Les organismes demandent aux administrateurs de recherche d’utiliser l’adresse courriel qui suit pour communiquer avec les IRSC au sujet des demandes, des attributions ou de l’aide technique concernant RechercheNet :

Centre de contact des IRSC
Téléphone : 613-954-1968
Sans frais : 1-888-603-4178
Courriel : support-soutien@cihr-irsc.gc.ca

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