ARCHIVÉE – Directives des IRSC concernant le remboursement des dépenses de voyage : Taux en vigueur à compter du 1er janvier 2017 au 31 mars 2017

Taux en vigueur à compter du 1er janvier 2017

La présente a pour but de faire connaître les directives à suivre pour obtenir le remboursement des dépenses engagées lors de déplacements effectués pour le compte des IRSC, entre autres par :

• les employés des IRSC;
• les membres du conseil d'administration et des comités permanents; et
• les membres des comités d'examen par les pairs.

Politique

Pour plus de renseignements veuillez consulter la politique de voyage des IRSC.

Formulaire

• Formulaire de demande d'indemnité de déplacement (à l'exception des employés du gouvernement) [ PDF (518 Ko) ]

  Dans l'éventualité où vous ne pouvez pas remplir en ligne un fichier PDF trouvé sur ce site, vous pouvez simplement sauvegarder une copie de celui-ci sur votre disque dur ou votre réseau. Positionnez le curseur sur le fichier et cliquez sur le bouton droit de votre souris et choisissez la fonction « Enregistrer sous ». Une fois le fichier sauvegardé, vous pourrez l'ouvrir et l'utiliser.

  Nota : Si vous ne pouvez pas accéder au formulaire en format PDF et que vous voulez en obtenir une copie papier par la poste, veuillez communiquer avec les Services financiers généraux (coordonnées au bas de cette page).

1. Moyen de transport

Avion :

Pour les voyages en avion au Canada et aux États-Unis, avec un séjour de plus de 24 heures, la classe économique doit être utilisée. Dans le cas des vols internationaux qui durent plus de neuf (9) heures, le surclassement en classe affaires sera permis. Par neuf (9) heures de vol, il faut entendre un voyage en avion continu, débutant à l'heure de départ prévue et se terminant lors de l'arrivée à la destination (y compris toute escale aux fins de correspondance).

Nota : Dans le cas de billets d'avion pour des employés non gouvernementaux réservés par le biais de « Vision Travel Solutions » et facturés directement aux IRSC, les reçus ou une copie du billet électronique doivent être remis aux IRSC aux fins de vérification comptable.

Train :

Le voyage VIA 1 (classe affaires) est maintenant permis dans le corridor Montréal/Toronto/Windsor. Pour les trajets de longue durée, les mêmes conditions s'appliquent pour une chambrette ou l'équivalent pour les voyages de nuit.

Voiture particulière :

Lorsqu'un fonctionnaire utilise un véhicule particulier immatriculé au Canada en service commandé dans plus d'une province ou aux États-Unis, le taux par kilomètre payable est celui qui s'applique dans la province ou le territoire d'immatriculation du véhicule.

Les tarifs payables pour chaque province ou territoire, en vertu de la directive sur les voyages du Conseil du Trésor, sont les suivants :

Distance maximale :

Dans l'intérêt de la sécurité au volant, le fonctionnaire autorisé à conduire lui-même une voiture ne devrait pas normalement parcourir une distance supérieure :

• à 250 kilomètres après avoir travaillé toute une journée
• à 350 kilomètres après avoir travaillé une demi-journée
• à 500 kilomètres un jour où il n'a pas travaillé

Dans tous les cas, le montant maximum des dépenses encourues par les déplacements en voiture, y compris les frais d'hébergement et de repas, ne doit pas dépasser le montant total équivalent d'un billet d'avion en classe économique et des frais normaux de transport terrestre.

Responsabilité :

Les IRSC ne seront pas tenus responsables des accidents, blessures ou décès de la personne ou des dommages causés à la propriété résultant de l'usage d'une voiture particulière. Veuillez consulter Partie IV de la politique de voyage des IRSC si un employé tombe malade, est blessé ou meurt pendant un voyage en service commandé.

Voiture de location :

Les IRSC peuvent autoriser la location d'une voiture si, à leur avis, cette formule s'avère économique et pratique. Le remboursement couvre alors le montant de l'assurance souscrite auprès de l'agent de location aux fins de dégagement et responsabilité, si une carte de voyage n'est pas utilisée. Veuillez noter que si le voyageur utilise la carte de voyage Banque de Montréal du gouvernement émise par les IRSC, celle-ci couvre automatiquement les frais d'assurance. La norme établie pour les véhicules de location est une voiture de série intermédiaire. L'utilisation d'une voiture de location dont la taille dépasse la norme établie pourra être autorisée lorsque des facteurs comme la sécurité, les besoins du voyageur ou le poids des marchandises transportées, sans en exclure d'autres, entrent en jeu.

Taxi :

Fournir les reçus pour les voyages de plus de 10 $ pour le règlement en espèce. Indiquer sur la demande de remboursement le détail des déplacements, c'est-à-dire le point de départ et la destination.

Stationnement :

Des reçus doivent être présentés pour tous frais de stationnement supérieurs à 10 $. Ces frais seront remboursés s'il s'avère pratique et économique de laisser un véhicule particulier au terminal du transporteur public pendant l'absence.

2. Hébergement

Hôtel et motel :

Généralement, lorsque les IRSC organisent une activité, ils se chargent d'organiser le logement au nom du voyageur. Dans de tels cas, les IRSC paieront les taux de base, plus toutes taxes applicables, directement à l'hôtel, qui chargera les autres frais directement au voyageur. Le remboursement de ces dépenses s'effectuera par le biais du processus de demande de remboursement des frais de voyage. Dans toute autre situation, le voyageur règlera tous les frais directement à l'hôtel et obtiendra un remboursement par le biais du processus de remboursement des frais de voyage.

Hébergement chez des particuliers :

Le recours à un hébergement non commercial chez des particuliers est préconisé. En cas d'hébergement chez des particuliers, le remboursement est de 50 $ par nuit, plus l'indemnité de faux frais qui est de 17,30 $.

3. Indemnités de faux frais et de repas

Voyage d'un jour (c'est-à-dire aller-retour le même jour) :

Le remboursement des repas est prévu comme suit :

• En cas d'absence pour le petit déjeuner : 17,00 $
• En cas d'absence pour le déjeuner : 17,25 $
• En cas d'absence pour le dîner : 45,55 $
• (Total des indemnités de repas : 79,80 $)

Voyage de deux jours ou plus (avec nuitée) :

Outre les dépenses énumérées ci-dessus, une allocation de 17,30 $ par jour peut être réclamée pour couvrir les faux frais, tel que les pourboires, le nettoyage à sec et les appels interurbains jusqu'à concurrence de 97,10 $ par jour. Veuillez consulter la définition des frais d'indemnité divers sour Définitions dans la politique de voyage des IRSC.

Nota :

1. Le voyageur ne touchera aucune indemnité pour les repas servis à bord des avions ou les repas fournis par les IRSC ou par d'autres intervenants.
2. Les indemnités de faux frais et de repas applicables aux États-Unis d'Amérique sont identiques à celles du Canada, mais elles sont versée en devises américaines.

4. Appels téléphoniques

Les frais pour les appels à la maison sont inclus dans les indemnités de faux frais. Pour les voyages internationals de plus de 3 jours consécutifs, le voyageur a droit à un appel téléphonique de 10 minutes par jour. En cas de communication satellite, le voyageur a droit a seulement 5 minutes d'appel téléphonique par jour. Un reçu est nécessaire afin d'être remboursé.

Note : Les employés qui possèdent les privilèges d'une carte internationale d'appel ne devraient pas demander un remboursement pour les appels à la maison.

Il est conseillé de se servir de la carte d'appels de l'organisation pour les appels professionnels, locaux ou interurbains. Si un voyageur n'utilise pas la carte d'appels de l'organisation, il peut demander le remboursement des frais téléphoniques à titre de dépense de voyage.

5. Préparation des comptes

Des reçus ou autres documents pertinents devront accompagner la demande de remboursement dans le cas des dépenses suivantes :

• Billets pour les déplacements en véhicules commerciaux (itinéraire des voyages par avion)
• Reçus des hôtels lorsque les IRSC n'ont pas effectué directement les dépenses aux hôtels
• Location de voiture, y compris les frais d'assurance s'il y a lieu
• Voyages en taxi de plus de 10 $
• Frais de stationnement (sauf parcomètre)

L'original du formulaire de demande d'indemnité pour les employés non gouvernementaux, signé par le requérant, accompagné des pièces justificatives pertinentes doit être acheminé aux :

Instituts de recherche en santé du Canada
Portefeuille de la gestion et planification des ressources
Opérations financières
160 rue Elgin, 8e étage
Ottawa (Ontario) K1A 0W9

Pour obtenir de plus amples renseignements, ou pour obtenir une copie papier du formulaire, veuillez communiquer avec :

Opérations financières financialoperations@cihr-irsc.gc.ca

Date de modification :

2017-03-31